Чому держава обирає
PeopleForce

Коли команда державного освітнього продукту шукає HRM-систему, безпека даних — не одна з вимог, а перший фільтр. На цьому ж рівні: гнучкий API для власних ШІ-розробок, український продукт і партнер, що поділяє цінності цифровізації, прозорості та ефективності процесів. Саме тому Мрія — єдина державна освітня екосистема для учнів, батьків і вчителів — обрала PeopleForce.

Розповідаємо, як українська HRM-платформа PeopleForce пройшла найвищу планку вимог до захисту персональних даних і стала частиною щоденного досвіду співробітників державного продукту з фокусом на людей, ШІ і сучасну культуру роботи.

Чому обрали PeopleForce

До впровадження PeopleForce ми мали розгалужену систему інструментів: частина інформації зберігалась у Confluence, частина — у Notion та інших сервісах. Тому одним із ключових рішень стало об'єднання процесів та внутрішньої бази знань в єдиній системі, яка покриває більшість HR-потреб команди.

Для державних продуктів питання безпеки даних — критично важливе. Після дослідження ринку ми зупинилися на PeopleForce — українському продукті, який відповідав нашим вимогам з точки зору безпеки, швидкої підтримки та зручності для команди.

Додатковими перевагами стали гнучкий API, який дозволив нам інтегрувати власні ШІ-функції та автоматизації під потреби рекрутингу й HR-процесів, включно зі зберіганням результатів 1:1 та можливістю ставити собі задачі по їхньому завершенні, а також інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і постійний розвиток продукту.

Для нас, як для проєкту Мінцифри, також було важливо підтримувати українські технологічні продукти, які розвивають цифрову екосистему країни.

Коли команда Мрії почала шукати HRM-систему, ми провели дослідження ринку і обрали саме PeopleForce. Для нас було важливо знайти не просто зручний інструмент, а партнера, який поділяє наші цінності: цифровізацію, прозорість та ефективність процесів.

Мрія створює цифрові інструменти, які допомагають прибрати зайву рутину та покращують освітній процес для вчителів, учнів і батьків. Тому нам був близький і підхід PeopleForce — допомагати організаціям оптимізовувати процеси, автоматизувати рутинні задачі та будувати сучасну культуру роботи. Саме ця спільність цінностей і бачення зробила нашу співпрацю настільки органічною.

Що змінилося після впровадження

Зокрема, система допомогла автоматизувати:

• рекрутинг;
• онбординг;
• управління відпустками;
• внутрішні HR-комунікації;
• перфоманс-менеджмент.

Для нас було важливо побудувати сучасний підхід до шляху кандидата (candidate journey) та життєвого циклу співробітника (employee lifecycle), які відповідають нашим цінностям цифровізації та сучасної культури роботи.

PeopleForce став для нас не просто HR-системою, а частиною культури команди та щоденного досвіду співробітника. Завдяки тому, що рекрутинг і HR-процеси працюють в одній системі, після найму не потрібно дублювати дані чи переносити їх між різними інструментами. Це значно спрощує перехід кандидата в статус співробітника та зменшує кількість ручної роботи для команди.

ШІ-функції для рекрутингу

Ми працюємо як з ІТ-вакансіями, так і з ролями в напрямах освіти, комунікацій, операційної діяльності та підтримки користувачів, тому щомісяця отримуємо сотні резюме. ШІ допоміг скоротити час на первинний перегляд резюме приблизно на 40%, прискорити закриття вакансій та дозволив рекрутерам зосередитися на якісній оцінці кандидатів замість рутинного аналізу резюме. Водночас для нас ШІ — це помічник, а не заміна рекрутера: ми використовуємо його не для ухвалення рішень замість людей, а щоб зменшити рутину та допомогти команді швидше працювати з інформацією. Фінальне рішення завжди залишається за рекрутером, адже для нас важливо оцінювати не лише досвід кандидата, а й потенціал людини, її мотивацію та культурний метч із командою.

Наразі рішення працює як webhook MVP, який проходить тестування та дозволяє:

• оцінювати відповідність кандидата вимогам вакансії;
• аналізувати наявні та відсутні навички;
• рахувати загальний і релевантний досвід, зокрема досвід до «теперішнього часу»;
• перевіряти локацію кандидата;
• визначати ознаки частих змін місця роботи кандидатом;
• генерувати питання, які варто уточнити під час співбесід;
• переоцінювати кандидата між етапами відбору з урахуванням фідбеку команди.

Окремо для нас критично важливим було питання безпеки даних, тому рішення створювалось із фокусом на захист персональної інформації — без використання зовнішніх LLM та сторонніх сервісів.

Френдлі онбординг, який відображає нашу культуру

Особливо цінною система стала для новачків. PeopleForce фактично став єдиним джерелом інформації для співробітників, де зібрана вся необхідна інформація: структура команди, політики, документи, контакти та адаптаційні матеріали.

Для нас онбординг — це не лише про доступи та документи, а про перше враження від культури команди. Саме тому нам було важливо зробити цей процес зрозумілим, сучасним і комфортним для кожного нового співробітника.

Регулярний зворотний зв'язок та HR-аналітика

У Мрії ми системно працюємо над eNPS та досвідом співробітників. Щоквартально команда проходить опитування, які допомагають нам розуміти настрої, рівень залученості та своєчасно реагувати на потреби команди.

Також розрахунок плинності кадрів, який раніше вимагав складних підрахунків, перетворився на процес в один клік всередині системи. Це дозволяє нам регулярно отримувати актуальну аналітику та швидше ухвалювати HR-рішення.

Для нас дуже цінно, що PeopleForce дозволяє:

Саме тому ми активно використовуємо циклічні опитування як інструмент постійного вдосконалення employee experience.

Майбутнє HR у державному секторі — за цифровізацією

Державні команди вже давно перестають бути «класичним держсектором» і все більше працюють за принципами продуктових IT-компаній: з фокусом на людей, розвиток, ефективність та культуру.

Такі системи як PeopleForce допомагають державним проєктам перейти від бюрократичних і розрізнених процесів до єдиної цифрової HR-екосистеми. Це не лише про автоматизацію документів чи відпусток — це про якісно новий підхід до шляху кандидата та співробітника, швидкість процесів, прозорість рішень та можливість будувати сильні команди навіть у великих державних структурах.

Для нас PeopleForce став інструментом, який допомагає державному продукту працювати сучасно: швидше адаптовувати людей, автоматизувати рутину, використовувати ШІ у рекрутингу та приймати HR-рішення на основі даних. І саме такі зміни поступово формують нову культуру роботи в державі.

Про Мрію

Мрія — це єдина державна освітня екосистема для учнів, батьків і вчителів. Вона відкриває доступ до персоналізованого навчання, спрощує адміністрування освітнього процесу та підтримує дітей на шляху до самореалізації.

Екосистема покликана надихати вчитися та допомогти кожному і кожній знайти себе в сучасному світі. Це ініціатива Президента України Володимира Зеленського, яку реалізують Мінцифри та МОН разом із Програмою EGAP, що виконується Фондом Східна Європа за підтримки Швейцарії.

Для учнів та батьків Мрія — це зручний мобільний застосунок, що допомагає налагоджувати навчання, бачити результати в динаміці та визначати освітні цілі. Для вчителів та адміністрацій — це вебпортал, що зменшує бюрократію, автоматизує щоденну рутину і дає змогу сфокусуватися на головному — навчанні дітей. А в застосунку Мрії освітяни завжди можуть мати напохваті розклад і швидко виставляти оцінки.

Команда Мрії працює над тим, щоб цифрові інструменти дійсно покращували якість навчання. Уже сьогодні в екосистемі з'являються рішення на основі штучного інтелекту, які допомагають освітянам швидко створювати тести для уроків і домашніх робіт. Скоро запустять і механіки гейміфікації, що підвищують залученість школярів. Наступний напрям — персоналізація, коли освітня траєкторія враховує потреби, темп і сильні сторони конкретної дитини.