Програмне забезпечення для управління персоналом

Чим більшою стає компанія, тим більше роботи з'являється у HR-відділу. Для автоматизації діяльності та більш ефективної роботи доцільно використовувати програмне забезпечення для управління персоналом.

Що таке програмне забезпечення для управління персоналом?

Програмне забезпечення для управління персоналом — це система, яка складається з різних інструментів для підтримки управління HR-процесами або окремих інструментів для підтримки обраного процесу.

Однак компанії, які поступово збільшують кількість працівників, здебільшого використовують комплексні системи, які автоматизують, серед іншого, рекрутинг, онбордінг/офбордінг працівників, атестацію, оцінювання працівників, OKR/KPI, запити працівників, політику відпусток, облік робочого часу та відвідування тощо.

Крім підтримки процесів, програмне забезпечення для управління персоналом також виконує функцію бази даних і є джерелом цінної та стратегічної інформації для компанії.

Види програмного забезпечення для управління персоналом

Існує стільки HR-рішень для бізнесу, скільки існує потреб та запитів у компанії. У нас є різні типи програмного забезпечення для управління співробітниками, такі як TMS (система управління талантами), ATS ( система відстеження кандидатів ), LMS (система управління навчанням), але трьома найбільш поширеними у HR-відділах є HRIS (інформаційна система управління людськими ресурсами), HCM (управління людським капіталом) та HRMS (система управління людськими ресурсами).

У той час як TMS фокусується на управлінні розвитком співробітників, ATS — на рекрутингу, а LMS — на управлінні знаннями в компанії, інші системи підтримують більше HR-процесів.

• HRIS ( Human Resource Information System ) — система, призначена для управління людськими ресурсами, кадровою політикою та процедурами. Вона підтримує такі процеси, як підбір персоналу (має модуль ATS — Applicant Tracking System), адміністрування пільг, нарахування заробітної плати, управління відсутністю на робочому місці, робочі процеси, навчання, управління розвитком співробітників, самообслуговування співробітників та звітність.
• HCM ( Human Capital Management ) — містить всі елементи HRIS, але додатково має функціонал управління талантами, підтримує онбордінг співробітників, дозволяє контролювати витрати, управляти ефективністю та цілями, планувати компенсації та аналітику.
• HRMS (Human Resource Management System) — це рішення, яке пропонує як HRIS, так і HCM функції, доповнене розрахунком заробітної плати та модулем управління проектним часом. Дозволяє повністю відстежувати активність співробітників, шляхи їхнього розвитку та ефективність. Це комплексне рішення, яке, окрім збору даних та управління багатьма процесами, дозволяє проводити глибоку аналітику, формувати звітність та здійснювати ефективну внутрішню комунікацію.

Особливості програмного забезпечення для управління персоналом

Перш ніж прийняти рішення про впровадження того чи іншого програмного забезпечення в роботу команди, подумайте, що дійсно потрібно вашій компанії.

• Складіть список больових точок вашого бізнесу, які потрібно вирішити за допомогою автоматизації.

• Додайте до нього питання, на які повинен відповісти постачальник програмного забезпечення, наприклад Чи отримаю я допомогу консультанта в рамках підтримки продукту? Чи відповідає система правовим нормам, таким як GDPR? Чи має система інтеграцію з іншими платформами або додатками?

Ось перелік основних функцій, які повинно включати в себе хороше програмне забезпечення для управління персоналом.

1. Внутрішня узгодженість — переконайтеся, що дані з одного модуля системи будуть доступні в іншому, наприклад, чи будуть дані з модуля рекрутингу згодом відображатися в модулі, що містить дані про співробітників. Відсутність такої узгодженості в програмному забезпеченні ускладнює робочий процес і призводить до зайвих витрат.

2. Комплексне управління процесами — одна система повинна бути здатна обробляти всі ваші HR-процеси.

3. Ефективна звітність — переконайтеся, що система дозволить вам ефективно створювати звіти та аналітику за процесами та користувачами. Ідеальним HR-рішенням буде персоналізована панель активності, де ви зможете відстежувати обрані HR-метрики.

4. Можливість інтеграції з іншими додатками — HR-програма повинна мати нативні інтеграції з іншими найбільш популярними додатками, такими як месенджери або портали з працевлаштування. Якщо воно не має нативних інтеграцій, воно повинно принаймні пропонувати можливість розширення за бажанням користувача (опції розробника, веб-хуки тощо).

5. Зручна конфігурація — програмне забезпечення для управління персоналом повинно бути зручним для користувача! Якщо у вас виникають труднощі з тим, щоб ваші співробітники використовували опції системи — це неправильна система. Обов'язково замініть її на таку, де налаштування опцій, надання дозволів та створення запитів буде простим, щоб не ускладнювати життя колективу.

6. Інструменти управління — переконайтеся, що система дозволить вам швидко отримувати доступ до даних про використання часу в проектах, про заплановані відпустки, про стан обліку робочого часу тощо. Це дозволить вам приймати рішення на основі найактуальніших даних.

7. Підтримка ефективності та розвитку — шукайте систему, яка, окрім типових HR-функцій, також підтримуватиме вас в організації шляхів розвитку співробітників та дозволить вам контролювати ефективність роботи кожного співробітника, наприклад, шляхом встановлення KPI/OKR або за допомогою оцінювання співробітників.

8. Доступність : коли і де завгодно, і тут, щоб скористатися всіма перевагами функціоналу системи, зробіть ставку на хмарне рішення. Доступ у будь-який час, з будь-якого місця, з різних пристроїв дозволить усім співробітникам ефективно комунікувати та безперебійно виконувати робочі процеси.

9. Завжди актуальні дані — одна система для управління співробітниками означає кращу комунікацію на багатьох рівнях: роботодавець — співробітник, співробітник — HR-відділ, HR-відділ — підрозділи, що приймають рішення, тощо. Всі бачать завжди актуальні дані, приймаючи рішення на основі фактів, а не здогадок.

10. Самообслуговування співробітників — автоматизація подачі кадрових документів та полегшення процесу для співробітників зменшить навантаження на ваш HR-відділ. Обов'язково обирайте систему, яка матиме таку функцію. Також вона буде корисною, якщо ваша команда працює віддалено.

Переваги програмного забезпечення для управління персоналом

Використання програмного забезпечення для управління персоналом має ряд переваг. Ми розділили їх на 4 напрямки:

• Економічні переваги — завжди актуальні дані для прийняття рішень, більша економія робочої сили, зниження витрат на працевлаштування, зниження адміністративних витрат (наприклад, усунення паперової документації) тощо.

• Організаційні переваги — автоматизована, ефективна робота HR-відділу = більше часу для персоналізації турботи про працівників, краща координація команд, краще управління талантами тощо.

• Технологічні переваги — швидка обробка інформації у внутрішній базі даних співробітників, виключення помилок через "людський фактор", підвищення безпеки конфіденційних даних, завдяки використанню ієрархії системних авторизацій тощо.

• Нематеріальні вигоди — покращення комунікації всередині колективу, краще розуміння потреб працівників тощо.

Як програмне забезпечення для управління персоналом може покращити культуру компанії?

Впровадження програмного забезпечення для управління співробітниками в компанії — це забезпечення єдиного досвіду для всіх членів команди. Кожен має уявлення про свої дані та запити, може легко комунікувати з колегами або пропонувати ідеї для нових видів діяльності. Прозорість у структурі найму, чіткі правила просування по службі, визначені шляхи розвитку та зрозумілі цілі — все це допомагає будувати корпоративну культуру.

Крім того, є позитивний досвід кандидатів, з якими працює модуль рекрутингу, а також досвід новоприйнятих співробітників, які проходять онбордінг за допомогою системи.

Все це створює чіткий меседж — ми сучасна компанія, яка використовує найкращі рішення для полегшення роботи членів нашої команди.

Підсумок

Інструмент чи система — ось у чому питання. Існує довгий список переваг, які чекають на компанію, що впроваджує програмне забезпечення для управління персоналом. І він буде продовжувати ставати довшим, тому що розвиток HR-технологій означає, що все більше і більше видів діяльності можна автоматизувати.

Складіть свій список плюсів і мінусів. Перерахуйте потреби або проблеми в області управління персоналом і розрахунку заробітної плати, які вимагають уваги. Порівняйте пропозиції доступних продуктів, використовуючи наші підказки.

Якщо ви хочете дізнатися більше про побудову системи управління персоналом, запрошуємо вас прочитати статті нашого блогу або просто зв'язатися з нами.