Czym jest oprogramowanie do zarządzania pracownikami?

Im większa rośnie firma, tym dział HR ma więcej pracy. By automatyzować działania i pracować wydajniej, warto korzystać z oprogramowania do zarządzania pracownikami.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania pracownikami?

Oprogramowanie do zarządzania pracownikami to systemy, na które składają się różne narzędzia wspierające obsługę procesów HR lub pojedyncze narzędzia do obsługi wybranego procesu.

Firmy, które zwiększają stopniowo ilość pracowników, przeważnie korzystają jednak z kompleksowych systemów, automatyzujących m.in. rekrutację, onboarding/offboarding pracowników, oceny wydajności, oceny pracownicze, OKR/KPI, wnioski kadrowe, politykę urlopową, ewidencję czasu pracy itp.

Oprócz wsparcia procesów, oprogramowanie do zarządzania pracownikami pełni też funkcję bazy danych i stanowi dla firmy źródło cennych i strategicznych informacji.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania pracownikami

Ile potrzeb, tyle rozwiązań. Mamy różne rodzaje oprogramowania do zarządzania pracownikami, np. systemy TMS (Talent Management System), ATS ( Applicant Tracking System ), LMS (Learning Management System), ale trzy najczęściej spotykane w działach HR to HRIS (Human Resource Information System), HCM (Human Capital Management) oraz HRMS (Human Resource Management System).

O ile TMS skupia się na zarządzaniu rozwojem pracowników, ATS – na rekrutacji, a LMS na zarządzaniu wiedzą w firmie, o tyle pozostałe systemy wspierają większą ilość procesów HR.

HRIS ( Human Resource Information System ) – system przeznaczony do zarządzania zasobami ludzkimi, polityką kadrową i procedurami. Wspiera procesy takie jak: rekrutacja (posiada moduł ATS – Applicant Tracking System), administrowanie benefitami, naliczanie wynagrodzeń, zarządzanie nieobecnościami, przepływy pracy, zarządzanie szkoleniami i rozwojem pracowników, samoobsługa pracowników oraz raportowanie.
HCM ( Human Capital Management ) – zawiera wszystkie elementy HRIS, ale dodatkowo posiada funkcjonalność zarządzania talentami, wspiera onboarding pracowników, pozwala na kontrolowanie wydatków, zarządzanie wydajnością i celami, planowanie wynagrodzeń, a także analitykę.
HRMS (Human Resource Management System) – to rozwiązanie, które oferuje zarówno funkcje HRIS, jak i HCM, wzbogacone o listę płac oraz moduł zarządzania czasem pracy w projektach. Pozwala w pełni śledzić aktywność pracowników, ich ścieżki rozwoju oraz efektywność. Jest kompleksowym rozwiązaniem, które oprócz gromadzenia danych i zarządzania wieloma procesami pozwala na wnikliwą analitykę, raportowanie oraz sprawną komunikację wewnętrzną.

Cechy oprogramowania do zarządzania pracownikami

Zanim zdecydujesz się na wdrożenie jakiegokolwiek rozwiązania, zastanów się, czego tak naprawdę potrzebuje Twoja firma.
Stwórz listę problematycznych kwestii, które chcesz rozwiązać dzięki automatyzacji.
Dopisz do niej pytania, na które powinien odpowiedzieć Ci dostawca oprogramowania, np. Czy w ramach obsługi produktowej otrzymam wsparcie konsultanta? Czy system stosuje się do wytycznych prawnych takich jak RODO? Czy system posiada integracje z innymi platformami lub aplikacjami?

Poniżej znajdziesz listę niezbędnych funkcjonalności, które powinien zawierać dobre oprogramowanie do zarządzania pracownikami.

Wewnętrzna spójność – upewnij się, że dane z jednego modułu systemowego, będą dostępne w innym, np. czy dane z modułu rekrutacyjnego będą później wyświetlać się w module zawierającym dane pracowników. Brak takiej spójności wewnątrz oprogramowania utrudniają przepływ pracy i generują niepotrzebne koszty.
Kompleksowe zarządzanie procesami – jeden system powinien być w stanie obsłużyć wszystkie Twoje procesy kadrowe.
Sprawne raportowanie – upewnij się, że system pozwoli Ci sprawnie tworzyć raporty i analizy dotyczące procesów i użytkowników. Świetnym rozwiązaniem będzie dostosowany do Twoich potrzeb panel aktywności, gdzie możesz każdorazowo śledzić wybrane metryki HR.
Możliwość integracji z innymi aplikacjami – oprogramowanie powinno posiadać natywne integracje z innymi, najpopularniejszymi aplikacjami, np. komunikatorami albo systemami sprzedaży, czy portalami pracy. Jeśli nie posiada integracji natywnych, to przynajmniej powinno oferować możliwość rozbudowy na życzenie użytkownika (opcje deweloperskie, webhooks itp.)
Przyjazna konfiguracja – system powinien być przyjazny dla użytkownika! Jeśli masz trudności, by wdrożyć pracowników w korzystanie z opcji systemu – to zły system. Wymień go koniecznie na taki, w którym ustawianie opcji, nadawanie uprawnień i zgłaszanie wniosków będzie łatwe, by nie komplikować życia zespołowi.
Narzędzia kontroli – upewni się, że system pozwoli Ci szybki dostęp do danych m.in. o wykorzystaniu czasu w projektach, o planowanych urlopach, o stanie ewidencji czasu pracy. Pozwoli Ci to podejmować decyzję w oparciu o najbardziej aktualne dane.
Wsparcie wydajności i rozwoju – szukaj systemu, który poza typowo kadrowymi funkcjonalnościami, wesprze Cię również w organizowaniu ścieżek rozwoju pracownika oraz umożliwi Ci kontrolę wydajności każdego z pracowników, np. dzięki ustalaniu KPI/OKR czy poprzez oceny pracownicze.
Dostępność zawsze i wszędzie – by w pełni wykorzystywać funkcjonalności systemu postaw na rozwiązanie chmurowe. Dostęp zawsze i wszędzie, na różnych urządzeniach umożliwi wszystkim pracownikom sprawną komunikację i upłynni przepływy prac.
Zawsze aktualne dane – jeden system do zarządzania pracownikami to lepsza komunikacja na wielu płaszczyznach: pracodawca – pracownik, pracownik – dział kadr, dział kadr – piony decyzyjne itd. Każdy ma wgląd w zawsze aktualne dane, przez co podejmowanie decyzji jest oparte na dowodach, a nie przeczuciach.
Samoobsługa pracowników – automatyzacja składania wniosków kadrowych i ułatwienie tego procesu pracownikom odciążą Twój dział HR. Koniecznie wybierz system, który będzie posiada taką funkcję. Przyda Ci się ona również, jeśli Twój zespół będzie pracować zdalnie.

Korzyści wynikające ze stosowania oprogramowania do zarządzania pracownikami

Ze stosowania oprogramowania do zarządzania pracownikami wynika szereg korzyści. Podzieliliśmy je na 4 obszary:

Korzyści ekonomiczne – m.in. zawsze aktualne dane, umożliwiające podejmowanie decyzji, większa ekonomia pracy, redukcja kosztów zatrudnienia, mniejsze koszty administracyjne (np. likwidacja dokumentacji papierowej).
Korzyści organizacyjne – m.in. zautomatyzowana, sprawna praca działu HR = więcej czasu na spersonalizowanie opieki nad pracownikami, lepsza koordynacja prac zespołów, lepsze zarządzanie talentami itp.
Korzyści związane z wykorzystaniem technologii – m.in. szybkie przetwarzanie informacji w wewnętrznej bazie pracowników, eliminacja błędów wynikających z „czynnika ludzkiego”, poprawa bezpieczeństwa poufnych danych, dzięki zastosowaniu hierarchii uprawnień systemowych.
Korzyści niematerialne – m.in. lepsza komunikacja wewnątrz zespołu, lepsze zrozumienie potrzeb pracowników.

Jak oprogramowanie do zarządzania pracownikami może poprawić kulturę firmy?

Wdrożenie w firmie oprogramowania do zarządzania pracownikami to zapewnienie wszystkim członkom zespołu spójnych doświadczeń. Każdy ma wgląd w swoje dane, w swoje wnioski i może łatwo komunikować się ze współpracownikami oraz zgłaszać pomysły na nowe aktywności. Przejrzystość struktury zatrudniania, jasne zasady awansów, wytyczone ścieżki rozwoju i sprecyzowane cele – to wszystko pomaga budować kulturę firmy.

Do tego dochodzą pozytywne doświadczenia kandydatów, obsługiwanych przez moduł rekrutacyjny, a także doświadczenia nowoprzyjętych pracowników, przechodzących przez onboarding z wykorzystaniem systemu.

Całość tworzy jasny przekaz – jesteśmy firmą nowoczesną, która wykorzystuje najlepsze rozwiązania, by ułatwiać pracę członkom naszego zespołu.

Podsumowanie

Narzędzie, czy system – oto jest pytanie. Lista korzyści, jakie czekają firmę, która wdroży oprogramowanie do zarządzania pracownikami, jest długa. I będzie się wydłużać, bo rozwój technologii sprawia, że coraz więcej czynności może być zautomatyzowanych.

Stwórz Swoją listę za i przeciw. Wypisz potrzeby i problemy kadrowo-płacowe, które Twojej wymagają uwagi. Porównaj oferty dostępnych produktów, korzystając z naszych podpowiedzi.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o budowie systemu HRM, zapraszamy Cię do naszych artykułów na blogu lub do kontaktu z nami.