Software de gestión de empleados

A medida que una empresa se hace más grande, más trabajo tiene el departamento de RRHH. Para automatizar las actividades y trabajar de forma más eficiente, emplear un software de gestión de empleados es una excelente idea.

¿Qué es un software de gestión de empleados?

Un software de gestión de empleados es un sistema compuesto por varias herramientas que permiten gestionar los procesos de RRHH, o herramientas individuales que permiten gestionar un proceso específico.

Sin embargo, las empresas que aumentan el número de empleados de forma gradual suelen utilizar sistemas integrales que automatizan, entre otras cosas, el reclutamiento, la incorporación/desincorporación de los empleados, las evaluaciones de desempeño, las evaluaciones de los empleados, los OKR/KPI, las solicitudes de los empleados, la política de permisos, el tiempo y la asistencia, etc.

Además de apoyar los procesos, un software de gestión de empleados también funciona como una base de datos, siendo una fuente de información valiosa y estratégica para la empresa.

Tipos de software de gestión de empleados

Existen tantas soluciones empresariales de RRHH como necesidades tiene la empresa. Tenemos diferentes tipos de software de gestión de empleados, como TMS (Sistema de Gestión del Talento), ATS ( Sistema de Seguimiento de Candidatos ), LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje), pero los tres más comunes en los departamentos de RRHH son HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos), HCM (Gestión del Capital Humano) y HRMS (Sistema de Gestión de Recursos Humanos).

Mientras que el TMS se centra en la gestión del desarrollo de los empleados, el ATS en el reclutamiento y el LMS en la gestión del conocimiento dentro de la empresa, los demás sistemas ofrecen apoyo a otros procesos de RRHH.

• HRIS ( Sistema de Información de Recursos Humanos ): sistema diseñado para gestionar los recursos humanos, las políticas y los procedimientos de RRHH. Soporta procesos como el reclutamiento (tiene un módulo ATS - Sistema de Seguimiento de Candidatos), administración de beneficios, nóminas, gestión de ausencias, flujos de trabajo, formación, gestión del desarrollo de los empleados, autoservicio de los empleados e informes.
• HCM ( Gestión del Capital Humano ): contiene todos los elementos de HRIS, pero además, tiene la funcionalidad de gestión del talento, soporta la incorporación de empleados, permite el control de gastos, la gestión del desempeño y de los objetivos, la planificación de las compensaciones y analíticas.
• HRMS ( Sistema de Gestión de Recursos Humanos ): es una solución que ofrece tanto las funciones de un HRIS como las de un HCM, ampliadas con nóminas y un módulo de gestión del tiempo de proyectos. Permite realizar un seguimiento completo de la actividad de los empleados, sus rutas de desarrollo y su eficiencia. Se trata de una solución completa que, además de recopilar datos y gestionar numerosos procesos, permite obtener analíticas detalladas, elaborar informes y establecer una comunicación interna eficaz.

Características del software de gestión de empleados

• Antes de tomar la decisión de implementar cualquier solución, considera qué es lo que realmente necesita tu empresa.

• Elabora una lista de los puntos débiles de tu empresa que deben resolverse con la automatización.

• Añade a la lista las preguntas que el proveedor de software debería responder, como por ejemplo ¿Obtengo la ayuda de un consultor como parte del soporte del producto? ¿El sistema sigue lineamientos legales como el GDPR? ¿Dispone de integraciones con otras plataformas o aplicaciones?

Veamos una lista de las características esenciales que debe incluir un buen software de gestión de empleados.

1. Consistencia interna: asegúrate de que los datos de un módulo del sistema, estarán disponibles en otro. Por ejemplo, si los datos del módulo de contratación se mostrarán más tarde en el módulo que contiene los datos de los empleados. La falta de este tipo de consistencia dentro del software complica el flujo de trabajo y genera costes innecesarios.

2. Gestión integral de los procesos: un sistema debe ser capaz de gestionar todos tus procesos de RRHH.

3. Informes eficaces: comprueba que el sistema permita crear informes y análisis sobre los procesos y los usuarios de forma eficiente. Una solución de RRHH perfecta sería un panel de actividades personalizado, en el que puedas hacer seguimiento de las métricas de RRHH seleccionadas cada vez que lo necesites.

4. Capacidad de integrarse con otras aplicaciones: un software de RRHH debería tener integraciones nativas con aplicaciones populares, como sistemas de mensajería instantánea, de ventas o portales de empleo. Si no dispone de integraciones nativas, al menos debería ofrecer la posibilidad de ampliarlas a petición del usuario (opciones de desarrollador, webhooks, etc.).

5. Configuración intuitiva: el software de gestión de empleados debe ser intuitivo. Si tienes dificultades para que los empleados utilicen las opciones del sistema, entonces se trata del sistema equivocado. Asegúrate de sustituirlo por uno en el que la configuración de opciones, los permisos y las solicitudes sean sencillas, para evitar complicarle la vida al equipo.

6. Herramientas de gestión: asegúrate de que el sistema permita acceder rápidamente a datos sobre el uso del tiempo en los proyectos, sobre las vacaciones planificadas y sobre el estado de los registros de tiempo, entre otras cosas. Esto te permitirá tomar decisiones basadas en los datos más recientes.

7. Apoyo al desempeño y al desarrollo: busca un sistema que, además de las funcionalidades típicas de RRHH, también ayude a organizar las rutas de desarrollo de los empleados y permita controlar el desempeño de cada empleado, estableciendo KPI/OKR o mediante evaluaciones de los empleados, por ejemplo.

8. Disponibilidad: cuando y donde sea; para aprovechar al máximo las funcionalidades del sistema, apuesta por una solución basada en la nube. El acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar, en una gran variedad de dispositivos, les permitirá a todos los empleados comunicarse de forma eficiente y fluida.

9. Datos actualizados en todo momento: un sistema para gestionar a los empleados significa una mejor comunicación a muchos niveles: empleador-empleado, empleado-departamento de RRHH, departamento de RRHH-departamentos de toma de decisiones, etc. Todos tienen a la vista datos actualizados constantemente, por lo que la toma de decisiones se basa en evidencias y no en corazonadas.

10. Autoservicio del empleado: automatizar las solicitudes de RRHH y facilitar el proceso a los empleados aliviará la carga del departamento de RRHH. Asegúrate de elegir un sistema que disponga de esta función. También resultará útil si tu equipo trabaja a distancia.

Beneficios de un software de gestión de empleados

El uso de un software de gestión de empleados ofrece una serie de ventajas. Las hemos dividido en 4 áreas:

• Beneficios económicos: datos actualizados en todo momento para permitir la toma de decisiones, mayor economía laboral, reducción de los costes de empleo, reducción de los costes administrativos (por ejemplo, eliminación de la documentación en papel), etc.

• Beneficios organizativos: trabajo automatizado y eficiente del departamento de RRHH = más tiempo para personalizar la atención a los empleados, mejor coordinación de los equipos, mejor gestión del talento, etc.

• Beneficios tecnológicos: procesamiento rápido de la información en la base de datos interna de empleados, eliminación de errores derivados del "factor humano", mejora de la seguridad de los datos confidenciales gracias al uso de una jerarquía de autorizaciones del sistema, etc.

• Beneficios inmateriales: mejor comunicación dentro del equipo, mejor comprensión de las necesidades de los empleados, etc.

¿Cómo puede el software de gestión de empleados mejorar la cultura de la empresa?

Implementar un software de gestión de empleados en una empresa es proporcionar una experiencia consistente a todos los miembros del equipo. Todos conocen sus datos y sus solicitudes, y pueden comunicarse fácilmente con sus compañeros o proponer ideas para nuevas actividades. Transparencia en la estructura de contratación, reglas claras para los ascensos, rutas de desarrollo definidas y objetivos claros: todo esto ayuda a construir una cultura empresarial.

A todo esto hay que añadir la experiencia positiva de los candidatos, gestionada por el módulo de reclutamiento, así como la experiencia de los empleados recién contratados, que atraviesan el proceso de incorporación utilizando el sistema.

Todo esto crea un mensaje claro: somos una empresa moderna que utiliza las mejores soluciones para facilitar el trabajo de los miembros de nuestro equipo.

Resumen

Una herramienta o un sistema: ésa es la cuestión. Existe una larga lista de beneficios que puede obtener una empresa que implemente un software de gestión de empleados. Y seguirá aumentando, porque el desarrollo de la tecnología de RRHH significa que cada vez se podrán automatizar más y más actividades.

Elabora tu lista de pros y contras. Enumera las necesidades o problemas de RRHH y nóminas que requieren atención. Compara las ofertas de los productos disponibles utilizando nuestras pistas.

Si deseas obtener más información sobre la creación de un sistema HRM, te invitamos a leer los artículos de nuestro blog o simplemente, a ponerte en contacto con nosotros.