Программное обеспечение для управления персоналом

Чем больше становится компания, тем больше работы появляется у HR-отдела. Для автоматизации деятельности и более эффективной работы целесообразно использовать программное обеспечение для управления персоналом.

Что такое программное обеспечение для управления персоналом?

Программное обеспечение для управления персоналом — это система, которая состоит из различных инструментов для поддержки управления HR-процессами или отдельных инструментов для поддержки выбранного процесса.

Однако компании, которые постепенно увеличивают количествосотрудников, в основном используют комплексные системы, которые автоматизируют, среди прочего, рекрутинг, онбординг/офбордингсотрудников, аттестацию, оценкусотрудников, OKR/KPI, запросысотрудников, политику отпусков, учет рабочего времени и посещения и тому подобное.

Кроме поддержки процессов, программное обеспечение для управления персоналом также выполняет функцию базы данных и является источником ценной и стратегической информации для компании.

Виды программного обеспечения для управления персоналом

Существует столько HR-решений для бизнеса, сколько существует потребностей и запросов у компании. У нас есть разные типы программного обеспечения для управления персоналом, такие как TMS (система управления талантами), ATS ( система отслеживания кандидатов ), LMS (система управления обучением), но тремя наиболее распространенными в HR-отделах являются HRIS (информационная система управления человеческими ресурсами), HCM (управление человеческим капиталом) и HRMS (система управления человеческими ресурсами).

В то время как TMS фокусируется на управлении развитием сотрудников, ATS — на рекрутинге, а LMS — на управлении знаниями в компании, другие системы поддерживают больше HR-процессов.

• HRIS ( Human Resource Information System ) — система, предназначенная для управления человеческими ресурсами, кадровой политикой и процедурами. Она поддерживает такие процессы, как подбор персонала (имеет модуль ATS — Applicant Tracking System), администрирование льгот, начисление заработной платы, управление отсутствием на рабочем месте, рабочие процессы, обучение, управление развитием сотрудников, самообслуживание сотрудников и отчетность.
• HCM ( Human Capital Management ) — содержит все элементы HRIS, но дополнительно имеет функционал управления талантами, поддерживает онбординг сотрудников, позволяет контролировать расходы, управлять эффективностью и целями, планировать компенсации и аналитику.
• HRMS (Human Resource Management System) — это решение, которое предлагает как HRIS, так и HCM функции, дополненное расчетом заработной платы и модулем управления проектным временем. Позволяет полностью отслеживать активность сотрудников, пути их развития и эффективность. Это комплексное решение, которое, кроме сбора данных и управления многими процессами, позволяет проводить глубокую аналитику, формировать отчетность и осуществлять эффективную внутреннюю коммуникацию.

Особенности программного обеспечения для управления персоналом

Прежде чем принять решение о внедрении того или иного программного обеспечения в работу команды, подумайте, что действительно нужно вашей компании.

• Составьте список болевых точек вашего бизнеса, которые нужно решить с помощью автоматизации.

• Добавьте к нему вопросы, на которые должен ответить поставщик программного обеспечения, например Получу ли я помощь консультанта в рамках поддержки продукта? Соответствует ли система правовым нормам, таким как GDPR? Имеет ли система интеграцию с другими платформами или приложениями?

Вот перечень основных функций, которые должно включать в себя хорошее программное обеспечение для управления персоналом.

1. Внутренняя согласованность — убедитесь, что данные из одного модуля системы будут доступны в другом, например, будут ли данные из модуля рекрутинга впоследствии отображаться в модуле, содержащем данные о сотрудниках. Отсутствие такой согласованности в программном обеспечении усложняет рабочий процесс и приводит к лишним затратам.

2. Комплексное управление процессами — одна система должна быть способна обрабатывать все ваши HR-процессы.

3. Эффективная отчетность — убедитесь, что система позволит вам эффективно создавать отчеты и аналитику по процессам и пользователям. Идеальным HR-решением будет персонализированная панель активности, где вы сможете отслеживать выбранные HR-метрики.

4. Возможность интеграции с другими приложениями — HR-приложение должно иметь нативные интеграции с другими наиболее популярными приложениями, такими как мессенджеры или порталы по трудоустройству. Если оно не имеет нативных интеграций, оно должно по крайней мере предлагать возможность расширения по желанию пользователя (опции разработчика, веб-хуки и т.д.).

5. Удобная конфигурация — программное обеспечение для управления персоналом должно быть удобным для пользователя! Если у вас возникают трудности с тем, чтобы ваши сотрудники использовали опции системы — это неправильная система. Обязательно замените ее на такую, где настройка опций, предоставление разрешений и создание запросов будет простым, чтобы не усложнять жизнь коллектива.

6. Инструменты управления — убедитесь, что система позволит вам быстро получать доступ к данным об использовании времени в проектах, о запланированных отпусках, о состоянии учета рабочего времени и т.д. Это позволит вам принимать решения на основе самых актуальных данных.

7. Поддержка эффективности и развития — ищите систему, которая, кроме типичных HR-функций, также будет поддерживать вас в организации путей развития сотрудников и позволит вам контролировать эффективность работы каждого сотрудника, например, путем установления KPI/OKR или с помощью оценки сотрудников.

8. Доступность : когда и где угодно, и здесь, чтобы воспользоваться всеми преимуществами функционала системы, сделайте ставку на облачное решение. Доступ в любое время, из любого места, с разных устройств позволит всем сотрудникам эффективно коммуницировать и бесперебойно выполнять рабочие процессы.

9. Всегда актуальные данные — одна система для управления сотрудниками означает лучшую коммуникацию на многих уровнях: работодатель — сотрудник, сотрудник — HR-отдел, HR-отдел — подразделения, принимающие решения, и т.д. Все видят всегда актуальные данные, принимая решения на основе фактов, а не догадок.

10. Самообслуживание сотрудников — автоматизация подачи кадровых документов и облегчение процесса для сотрудников уменьшит нагрузку на ваш HR-отдел. Обязательно выбирайте систему, которая будет иметь такую функцию. Также она будет полезной, если ваша команда работает удаленно.

Преимущества программного обеспечения для управления персоналом

Использование программного обеспечения для управления персоналом имеет ряд преимуществ. Мы разделили их на 4 направления:

• Экономические преимущества — всегда актуальные данные для принятия решений, большая экономия рабочей силы, снижение затрат на трудоустройство, снижение административных расходов (например, устранение бумажной документации) и т.д.

• Организационные преимущества — автоматизированная, эффективная работа HR-отдела = больше времени для персонализации заботы о работниках, лучшая координация команд, лучшее управление талантами и т.д.

• Технологические преимущества — быстрая обработка информации во внутренней базе данных сотрудников, исключение ошибок из-за "человеческого фактора", повышение безопасности конфиденциальных данных, благодаря использованию иерархии системных авторизаций и т.д.

• Нематериальные выгоды — улучшение коммуникации внутри коллектива, лучшее понимание потребностейсотрудников и т.д.

Как программное обеспечение для управления персоналом может улучшить культуру компании?

Внедрение программного обеспечения для управления сотрудниками в компании — это обеспечение единого опыта для всех членов команды. Каждый имеет представление о своих данных и запросах, может легко общаться с коллегами или предлагать идеи для новых видов деятельности. Прозрачность в структуре найма, четкие правила продвижения по службе, определенные пути развития и понятные цели — все это помогает строить корпоративную культуру.

Кроме того, есть положительный опыт кандидатов, с которыми работает модуль рекрутинга, а также опыт вновь принятых сотрудников, которые проходят онбординг с помощью системы.

Все это создает четкий месседж — мы современная компания, которая использует лучшие решения для облегчения работы членов нашей команды.

Итог

Инструмент или система — вот в чем вопрос. Существует длинный список преимуществ, которые ждут компанию, внедряющую программное обеспечение для управления персоналом. И он будет продолжать становиться длиннее, потому что развитие HR-технологий означает, что все больше и больше видов деятельности можно автоматизировать.

Составьте свой список плюсов и минусов. Перечислите потребности или проблемы в области управления персоналом и расчета заработной платы, которые требуют внимания. Сравните предложения доступных продуктов, используя наши подсказки.

Если вы хотите узнать больше о построении системы управления персоналом, приглашаем вас прочитать статьи нашего блога или просто связаться с нами.