10 HR-воркфлоу, які ви повинні автоматизувати

На початку 2022 року в Forbes вийшла стаття, яка змусила серйозно замислитися над проявами стресу в співробітників. Автори зазначили, що завдяки дослідженню, стало відомо про 98% вигорання серед HR-професіоналів, спричинене повною зміною робочого середовища та “Великим звільненням”. 

97% респондентів відчували себе емоційно відстороненими від роботи через те, що їм доводилося майже одноосібно справлятися зі стресом у команді, а 88% взагалі були налякані тим, що їм треба щодня повертатися до великої кількості робочих задач.

Поставте собі питання, чи зробили ви все, щоб запобігти вигоранню у вашій команді? Якщо ж емоційний стан та виснаження працівників не змушує вас задуматись над покращенням ситуації, подумайте ось над чим:

Як вигорання, стрес та перенавантаження впливає на показники компанії?

Вигорання, стрес та відстороненість — прямі чинники високої можливості прояву людського фактору в роботі. Це спричиняє помилки у комунікації з кандидатами та співробітниками, які очікують, що всі процеси в компанії налаштовані без збоїв. Такі помилки ведуть до зниження ефективності роботи, впливають на зацікавленість та врешті-решт негативно відображаються на бренді роботодавця.

Саме тут в гру вступають workflows.

Workflows або воркфлоу — це попередньо запланована послідовність завдань, автоматично призначена відповідальним особам до певної дати чи події (тригера). 

Але воркфлоу не просто допомагають співробітникам психологічно; вони є прямим ресурсом для зменшення робочого навантаження, оптимізації повторюваних завдань та покращення HR-процесів.

Використовуючи воркфлоу, компанія може:

• Зменшити навантаження команди на організаційні та підготовчі питання на 30%.
• Покращити показники адаптації на 25% та підвищити задоволеність команди на 15%.
• Зменшити кількість людей, необхідних для виконання повторюваних завдань, з 7 до 3
• Автоматизувати більше 10 важливих процесів, які більше не будуть забирати ваш час, увагу та ресурси.

Давайте розглянемо, що ще можуть виконувати воркфлоу, та як їхналаштовувати.

Що таке workflows, і як вони зменшують кількість помилок в роботі?

Воркфлоу допомагають завчасно побачити, який комплекс дій треба виконати, щоб запланована дата чи подія пройшла успішно. 

Уявіть, що вам потрібно привітати співробітника з днем народження, а ви зовсім забули про це, і враховуючи кількість роботи, вже не встигаєте підготуватися як слід. Таке бувало з будь-ким з нас. А тепер уявіть, що такі ситуації можна повністю усунути за допомогою автоматично налаштованих воркфлоу.

Вам необхідна HRM-система, декілька хвилин зайвого часу на планування та вибір відповідальних осіб, і вуаля — система у майбутньому попереджуватиме вас про свято, яке наближається, і розішле колегам завдання, щоб підготуватися.

І головне — ви продумуєте послідовність завдань на обрану подію-тригер один раз. Далі система автоматично розпізнає всі дні народження в команді та завчасно розсилає завдання. Саме таким чином можна автоматизувати підготовку до будь-якої події.

Жодних помилок у плануванні, жодного стресу та думок “я не встигаю”. Воркфлоу нівелюють людський чинник у роботі, знижують рівень стресу, запобігають вигоранню та знімають з плечей HR-спеціалістів необхідність бути всюди та водночас.

Як воркфлоу працюють в PeopleForce

У PeopleForce ви можете створювати необмежену кількість воркфлоу, які працюють за двома схемами.

• Призначення воркфлоу відповідно до дати

Датою може бути початок роботи, завершення роботи, день народження чи річниця роботи та завершення випробного терміну (список тригерів буде розширюватися). 

• Призначення мануального воркфлоу

Обравши тригер, ви прописуєте ланцюжок завдань, email-листів чи вебхуків, які потрібно зробити, надіслати чи врахувати до настання дати події.

Зрештою, ви обираєте, кого стосуватиметься виконання завдань у воркфлоу, або пізніше призначаєте воркфлоу напряму на обрану людину.

Але тут важливо врахувати усі найцікавіші та найнеобхідніші сценарії, які потрібно продумати наперед, щоб мати змогу автоматизувати їх за допомогою воркфлоу. Ми зібрали для вас топ-10 абсолютно маст-хев процесів, які потрібно автоматизувати вже зараз, щоб полегшити життя HR-департаменту.

10 процесів, які потрібно автоматизувати з воркфлоу

Підготовка до виходу на роботу нового співробітника (пре-бордінг)

Пре-онбордінг, або пре-адаптація — це період з дати підписання пропозиції про роботу до вихода на роботу нового працівника. Хоча, звісно, ви можете готуватися до адаптації співробітника ще раніше, в залежності від корпоративної культури та відповідальності за побудовані процеси у команді. Іноді HR-спеціалісти включають адаптаційні елементи ще до підписання джоб оферу, наприклад, при заповненні карʼєрного сайту компанії, або знайомстві кандидата з елементами корпоративної культури та правил, з якими він матиме справу на посаді. 

Pre-boarding, or pre-adaptation, is the period between the date of job offer acceptance and the new employee's first day at work. However, you can start preparing for employee adaptation even earlier, depending on corporate culture and responsibility for team processes. Sometimes, HR specialists include adaptation elements even before the job offer is signed, for example, when filling out the company's career website.

Усі ці нюанси можна врахувати у автоматичному воркфлоу по пре-онбордингу, обравши датою тригеру перший день виходу на роботу, а період виконання — від тижня до місяця і більше до виходу, в залежності від ваших цілей. Що має обовʼязково бути включене в пре-адаптаційний воркфлоу:

• Узгодження та фіксація посадових обовʼязків

• Визначення графіку роботи та можливостей гнучкого графіку

• Придбання необхідної техніки та відправка техніки чи екіпменту за необхідності

• Облаштування робочого місяця за необхідності

• Видача доступів

• Видача велком-кіта (за бажанням)

Автоматизація документів

Полегшити життя HR-спеціалістам можна, зробивши окремий воркфлоу на створення та надання всіх необхідних документів та шаблонів документів співробітнику. Це може бути мануальний воркфлоу, який призначатиметься за потреби на співробітника, або воркфлоу з датою до першого дня виходу на роботу співробітника.

У PeopleForce ви можете автоматизувати документи, при виборі відповідної команди у спадаючому вікні типу завдань.

Що може містити такий воркфлоу:

• Підписання договору про роботу та його додатків

• Підписання NDA

• Оформлення бонусних документів (карток доступу, ваучерів на спортзал абощо)

• Підписання страхування, якщо надається з першого дня

Онбординг

Це тип воркфлоу, який може стосуватися як періоду до тригеру першого дня роботи співробітника, так і періоду після нього. В залежності від цього, складіть свою систему онбордингу, памʼятаючи про те, що це доволі широкий та обʼємний процес, він може тривати доволі довгий час та налічувати багато елементів, які становитимуть основу для залученості співробітника у компанії. Поставтеся до цього максимально відповідально та не забудьте про:

• Ознайомленням працівника з роботою його департаменту, команди чи проекту

• Знайомство з прямим менеджером (призначення 1-на-1)

• Знайомство з підлеглими (призначення 1-на-1)

• Представлення на загальному дзвінку або зборах команди

• Вітальний лист або привітання у робочі чати

• Привітання у HRIS системі, якщо користуєтеся

• Призначення спільних зустрічей після 1 тижня, 1 місяця, 3 місяців для обговорення результатів роботи та вражень

Ви визначаєте ланцюжок завдань, електронних листів або веб-хуків, які потрібно виконати, надіслати або врахувати до початку події чи процесу. Ви також обираєте, хто відповідатиме за виконання завдань у робочому процесі, або пізніше призначаєте робочий процес безпосередньо обраній особі.

Успішне/неуспішне проходження випробного терміну

Співробітник може як пройти випробний термін, так і ні, і тут важливо мати заздалегідь спланований список дій, який краще автоматизувати у воркфлоу, щоб нічого не забути. У варіанті успішного проходження тригером в системі для призначення воркфлоу буде день завершення випробного терміну. Якщо ж проходження неуспішне, воркфлоу може бути мануально призначеним на співробітника, який покине компанію.
Потрібно памʼятати про:

• Видачу додаткових доступів, якщо після випробного терміну спеціаліст допущений до закритих матеріалів
• Вилучення доступів, якщо співробітник покидає компанію
• Надсилання додаткових матеріалів
• Вилучення ассетів, якщо співробітник покидає компанію
• Вітальний або прощальний лист, в залежності від успішності проходження терміну

Святкування дня народження

Як у прикладі на початку статті, про святкування особистих дат співробітника, особливо важливих для нього, не варто забувати. Особливо, якщо ваш намір — залучити та зацікавити його роботою в вашому колективі. Тож до ювілеїв потрібно готуватися заздалегідь, обравши датою тригеру дату народження співробітників в системі.

Не забувайте про:

• Вітальний лист та привітання у месенджерах компанії

• Придбання подарунку

• Відправлення подарунку поштою при необхідності

• Організацію офлайн свята за необхідності

• Надання додаткових бонусів (нарахування матеріального бонусу, нарахування додаткового вихідного дня абощо)

Святкування робочої річниці

Робоча річниця також рахується як тригер у системі, і ви можете визначитися з періодом підготовки до неї. Не забувайте привітати співробітників з їхніми річницями та досягненнями за цей період, придбати подарунок або виплатити грошовий бонус за ефективну роботу. Робоча річниця також може бути хорошим підґрунтям для перегляду плану розвитку.

Планування проекту

Якщо для того, щоб підготуватися до старту проекту, вам необхідно виконати певну кількість завдань, або попереду вас чекає масштабна підготовка до конференції, семінару, виступу або поїздки на форуми, абощо, найліпше розпланувати всі завдання та чинники за допомогою воркфлоу заздалегідь, щоб нічого не забути. Типом такого воркфлоу теж буде мануальний — ви зможете пізніше призначити ряд дій до виконання лише відповідальним за проект особам.

Навчання чи тренінги з протоколів безпеки

Якщо у вас в компанії питання безпеки піднімаються постійно — наприклад, ви навчаєте людей відповідності сертифікації ISO, підготовку також можна автоматизувати. Використовуйте мануальний воркфлоу для цього тригеру. Ви можете вибрати послідовність дій та призначити воркфлоу на тих членів команди, хто проходить навчання.

Підготовка до циклу оцінки

Уявіть собі, що попереду вас чекає цикл оцінки, наприклад, щорічне оцінювання ефективності співробітників. Це доволі масштабна подія, на яку потрібно виділити час та увагу. Підготуйтеся до неї за допомогою мануального воркфлоу, та врахуйте:

• Виокремлення часу на розбір відповідей (хоча б для автора оцінювання)

• Складання тексту листів для оцінки (запрошення оцінити себе, менеджера, пірів тощо)

• Складання опитувальника для оцінки

• Підбір компетенцій для оцінки

• Планування зустрічей 1-на-1 для обговорення результатів оцінки

Офбординг

Офбордінг — не менш важлива частина процесу життєвого циклу співробітника, як і онбордінг. При звільненні важливо дотримуватися певних правил, які забезпечать вас позитивним досвідом спілкування та збереженням контакту зі співробітником. Намагайтеся врахувати:

• Вихідне інтервʼю та питання до нього
• Прощання зі сторони колективу
• Подарунок від команди за бажанням
• Пояснення для колег причин звільнення
• Передачу повноважень та обовʼязків іншому колезі

Завантажте PDF-файл "10 HR-процесів, які ви повинні автоматизувати та завжди матимете під рукою важливу інформацію, яка допоможе вам оптимізувати найважливіші процеси у вашій команді.

Підсумок

Бути роботодавцем, який справді розуміє, що потрібно його співробітникам, значить знати, коли їхню роботу можна підстрахувати. Воркфлоу якраз виступають таким собі рятівним тросом, який забезпечує, щоб усі можливі процеси проходили гладенько та без запинки. Команда буде рада, а це означає декілька балів у скарбничку хорошого боса та додаткова мотивація і залученість.

Переконайтеся, що ваша компанія покращить свої показники у бізнесі та HR з воркфлоу від PeopleForce — ми радо покажемо, як саме вони налаштовуються та виглядають на практиці. Хочете автоматизувати щось з вищевказаних прикладів та більше — бронюйте демо з нашим фахівцем. Будемо на варті ваших нервів та оберегом від людського чинника в будь-яких ситуаціях.