Онбординг. Адаптация сотрудников в условиях удалённой работы

В последние несколько лет всё больше компаний включились в создание программ онбординга сотрудников , признав, что без удачной адаптации намного сложнее удержать новичков. И вот как только мы приноровились к актуальной теме адаптации команды, всё перевернулось с ног на голову.

Теперь, в постковидную эпоху нужно приспосабливаться заново – онбординг новых сотрудников стал задачей, которую нужно реализовывать удалённо. Чему нас научили десять месяцев вне офиса, где можно напрямую проконтролировать, есть ли у новенького фирменная чашка с горячим кофе? Давайте разбираться по порядку.

Почему онбординг удалённых сотрудников – это важно?

Прежде всего, что такое онбординг? Это процесс интеграции нового сотрудника в компанию и коллектив, который начинается еще во время найма и продолжается до полугода, а иногда – и того больше, в зависимости от программ адаптации и корпоративной культуры работодателя. Этапы онбординга при этом могут быть разбиты, например, так: преонбординг, первая неделя, первый месяц, три месяца и др.

Каждый из этих шагов направлен на приобретение положительного первого опыта, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и фактических обязанностей и т.д.  Другими словами, это целый комплекс действий, и если он построен грамотно, сотрудник успешно вольется в коллектив и станет максимально продуктивным для компании. Нас интересует, как на процесс построения онбординга влияет удаленная работа, и что изменилось, начиная с 2020 года.

Начнем с того, что 88% организаций в мире пока что вообще не развивают свои онбординговые программы. По исследованиям Gallup в 2020 году только 12% опрошенных сотрудников согласились с утверждением, что они полностью удовлетворены процессом онбординга и адаптации. Digitate изучает процессы вовлечения новичков в командную работу с 2016 года, и по их данным 1 из 5 новых сотрудников не готов рекомендовать работодателя именно из-за отсутствия связи в первые недели.

Первые дни в команде определяют первые 3 года работы

А, между тем, по данным Glassdoor успешный онбординг повышает показатель удержания сотрудников на 82%, и эффективности – на 70%. Исследование доктора Тайлы Бауэр, которая пишет для блога SHRM, было проведено в 2019-2020 годах совместно с Орегонским университетом. Из 1000 опрошенных сотрудников 69% заявило о том, что комплексная программа онбординга удержала их в компании минимум на 3 года.

Выстроить процесс при личном контакте в условиях офисной работы проще, поскольку человек наочно наблюдает за отношениями в команде, присутствует на встречах, знакомится с людьми и постоянно находится в новой среде без отрыва от коллектива. Но что делать на «удаленке»? Осознанные компании с развитой культурой первыми бросились на амбразуру – в 2020 году появились чёткие инструкции и чек-листы, на которые нужно ориентироваться в условиях удаленного онбординга и адаптации . И начало всему – первый этап преонбординга.

Преонбординг, о котором нельзя забывать

Этап после финального собеседования, но до выхода новичка на работу называется преонбордингом. Важно чётко сработать на всех его этапах, чтобы новичок почувствовал поддержку.

Этапы преонбординга

• Приветственное письмо

После принятия оффера, направьте сотруднику приветственное письмо, в котором укажите:

• термин испытательного срока и его условия
• дату выхода на работу
• контакты супервайзера/ментора
• контакты департамента и прямого руководителя
• контакты HR отдела

Если онбординг затрагивает знакомство с продуктом, услугами, сервисами или системами, которыми занимается компания, прикрепите к письму приветственную презентацию о проекте.

• Welcome-book

“Велком-бук” – очень хороший инструмент для работодателя, который обеспокоен выходом сотрудников на удаленную вакансию. Welcome-book – это подробная инструкция с:

• миссией и ценностями компании
• её историей, политикой и корпоративной культурой
• политикой отпускных и выходных дней
• правилами поведения и дресс-кода (при наличии)
• информацией по онбордингу и оффбордингу
• контактами и т.д.
• Заметка о новом сотруднике в общем чате компании или рассылке

В заметке, которую получит команда, нужно кратко рассказать о человеке, поделиться его возможными увлечениями, фото и контактами для рабочей связи.

• Отправка Welcome-kit

Крупные компании заранее беспокоятся о рабочем месте нового сотрудника, предлагают ноутбук, оборудование, высылают приятные мелочи вроде фирменной одежды, значка, блокнота.

Welcome Kit компании Vimeo – Источник: Typelane

Онбординг сотрудника: основные правила на 2021 год

Помните, что в условиях удаленной работы человек сталкивается со страхом остаться в стороне от коллектива. Поэтому важно насытить онбординг и адаптацию – но не переборщить.

Чек-лист процесса адаптации на удаленной работе

• Помощь с документацией и оформлением. В условиях «удаленки» возникает необходимость в поддержании электронного документооборота. Убедитесь, что у вас налажены процессы создания электронной подписи, инструкций для новичков по оформлению на работу, доступно хранение документов и их шаблонов, а также открыты доступы для сотрудников ко всем нужным файлам. Это сэкономит время и работодателю, и новичку: не нужно будет в будущем тратить ресурсы для поиска и пересылки копий файлов, всё нужное уже оцифрованным сохранится в системе.
• Первый meeting с департаментом. Совет: организуйте общий звонок на 2-3 день работы, чтобы дать человеку немного освоиться, утрясти договорные вопросы и ознакомиться с обязанностями.
• Знакомство с ментором. А этот звонок или встречу наоборот лучше провести в первый день, чтобы человек узнал, к кому ему можно обращаться по всем возникающим вопросам адаптации в команде.
• Ознакомление с FAQ и базой знаний компании. Отлично, если все материалы собраны у вас в одном месте и разбиты на отдельные папки по подразделениям.
• Прохождение онбординга по обучению. Важный процесс, если компания хочет обучить новичка нюансам работы со своими товарами, проектами, услугами, продуктами или сервисами - тем, чем она занимается на рынке. При грамотном подходе для ознакомления составляется программа с текстовым описанием или видеоматериалами, объясняющими процесс работы. По факту прохождения сотруднику могут отправляться практические задания, чтобы понять, как он усваивает новую информацию - а в конце обязательно берется обратная связь.
• План работ (KPI) на испытательный термин. На первой встрече с линейным руководителем или в течение первой недели сотрудник должен получить план, по которому будет оцениваться его эффективность во время испытательного периода.
• Завершение испытательного срока и назначение OKR. Вне зависимости от того, сколько длится испытательный срок, после его завершения необходимо запланировать встречу с линейным руководителем, на которой человек получит чёткий фидбэк по поводу своей эффективности и в случае успеха – поставленные задачи и цели для последующего Performance Review.

Тренды онбординга в 2021 году: о чем важно помнить

Buddy programs. HCI исследовал, что 87% сотрудников успешнее, если у них есть наставник, так называемый buddy. Это ментор, которого прикрепляют к сотруднику на первый период – например, 1 месяц. Раз в неделю человеку назначают 1-on-1 со своим «бадди», где он делится первыми успехами. Важно различать понятия «непосредственный руководитель» и «бадди». Желательно, чтобы это были разные люди.

Упрощение процессов. Sapling выпустил отчёт, в котором подсчитал, что в среднем новичок проходит 54 активити в первую рабочую неделю – и все они касаются адаптации. Справиться со всем сразу бывает тяжело – а вне офиса приходится это делать самостоятельно. Поэтому тренд на автоматизацию процессов и поиск программ набирает обороты.

Кросс-бординг в стрессовых условиях. По данным того же HCI, адаптация сотрудников при переводе их на другую позицию так же важна, как и онбординг нового. В условиях пандемии поднялся вопрос о том, чтобы сотрудники брали на себя новые задачи. В таком случае тоже важно проводить программы адаптации, и помнить о лайфхаках для упрощения процесса.

Вам также может быть интересна статья: Как провести собеседование в условиях дефицита информации?

Полезные программы для организации работы сотрудников

Облегчить коммуникацию, конечно же, в первую очередь помогут сервисы Google – мы давно не представляем себе жизни без папок на Google Drive, календаря и встреч, запланированных в Meets, как альтернативе Zoom.

На помощь приходит Slack – удобный тул для корпоративного канала связи. Здесь можно организовать общее пространство с разными каналами по департаментам – и личными сообщениями от коллег. Для постановки задач рекомендуем ClickUp – сервис, где видно дерево целей компании. Польза программы в том, что можно сразу почувствовать себя частью важного процесса – все открыто и доступно. Также рекомендуем Asana, Todoist и Wrike.

Ценность программ автоматизации в процессе онбординга: кейс PeopleForce

Помимо простых инструментов, в 2021 году рационально использовать автоматизированные процессы онбординга. Вот, как построен этот процесс у нас в команде.

Модуль PeopleHR позволяет настроить онбординг легко. Здесь можно:

• планировать разные программы онбординга для сотрудников разных категорий и департаментов
• назначать дни после найма, в которые должна быть выполнена задача по онбордингу
• добавлять в программу ссылки на видео, учебные материалы и др.
• отслеживать выполнение задач новичком
• видеть прогресс сотрудников в реальном времени

Программа онбординга в PeopleForce

Здесь в едином пространстве собраны:

• видеоматериалы по продукту и практика выполнения задач

Новичок знакомится с системой PeopleForce изнутри: не только заполняет свой кабинет, но и проходит специальную программу обучения.

« Онбординг в PeopleForce прост – ты заполняешь свои данные, знакомишься с базой материалов, а потом учишь продукт. Процесс такой: смотришь видео, где каждое действие показано на экране у лектора, и пробуешь выполнить то же в самой системе. В первый день я зарегистрировала прототип своей компании – и развлекалась тем, что добавляла фото любимых актеров на аватарки виртуальных сотрудников. Это мелочи – но они помогают обучаться без стресса».

Мария, новый сотрудник департамента маркетинга PeopleForce.

• данные по сотруднику и личный кабинет

В личном кабинете сотрудников – данные по отпускам, возможность посмотреть информацию и новости компании, найти контакты.

Карта сотрудника в PeopleForce

«Наконец-то я вижу, как накапливается мой отпуск или выходные. На предыдущем месте работы я должен был подходить к эйчару, который потом долго искал бухгалтера – и вместе они пытались разобраться в эксель-табличке с выходными днями. Сейчас все наочно – в любой момент зайди и смотри».

Антон, новый сотрудник отдела развития PeopleForce.

• персональные цели

Возможность ставить сотруднику цели на испытательный срок или после его окончания. Все 1-on-1 встречи тоже внесены в систему – приходит уведомление до их начала и после, с заметками по встрече.

Встречи 1:1 в PeopleForce

«Удобно для тех, кто уделяет время контролю эффективности. Если прозрачность и вовлеченность – части вашей корпоративной культуры, в 2021 году их можно автоматизировать – и больше не переживать за разрозненность процессов».

Анастасия Ефименко, операционный директор PeopleForce.

Онбординг: лучшие практики современных компаний

За период удаленной работы с марта 2020 многие компании вывели свой «золотой стандарт» насчет политики онбординга. Делимся лайфхаками – берите на заметку.

IBM

Знатоки корпоративной культуры разработали портал Succeeding@IBM – и он рекордсмен по онбордингу. Здесь процесс длится два года и постоянно обновляется. Из последнего, что доступно на «удаленке» – видео, где сотрудники делятся своими успехами в мини-интервью. Личные истории вдохновляют больше всего.

Часть онбординга в IBM – Источник: IBM Careers India

Манн, Иванов и Фербер

Своих новых сотрудников компания называет МИФотворцами – бережное отношение к новичкам культивируется на протяжении всего процесса адаптации и работы. МИФ ответственно подходит к заполнению анкеты удаленного сотрудника – вот пример.

Оформление профиля сотрудника с хобби – Источник: HH.ru

Альфа-Банк

В блоге сотрудники Альфа-банка делятся кейсом: они собрали рабочую группу экспертов и разработали памятки для наставника и новичка. Полученные материалы структурировали и вывели общую систему удаленного онбординга в HR процессах. Выглядит это так:

Блог компании Альфа-Банк – Источник: Хабр

Почему нельзя забывать про онбординг в 2021?

Суммируя все факты и статистику, приходим к выводу, что онбординг в 2021 – шаг к созданию прозрачной и четкой корпоративной культуры, где человек – ценен, вне зависимости от формата работы. Поэтому не забывайте о новых правилах:

• Коммуницируйте face-to-face, чтобы держать связь лично.
• Чётко проговаривайте ожидания, чтобы сотрудник понимал, чего от него хотят.
• Попросите команду участвовать в жизни сотрудника – писать ему, узнавать о делах, предлагать помощь.
• Организуйте коворкинг для тех, кому по семейным или личным обстоятельствам сложно находиться дома.
• Автоматизируйте и адаптируйте процесс онбординга под новые реалии. Сейчас целесообразно держать процесс адаптации под контролем – побеспокойтесь о программах, которые облегчат жизнь обеим сторонам.