Welcome book, welcome pack: встречаем новых сотрудников эффектно [+ шаблон welcome book]

Согласно Global Human Capital Trends, 82% сотрудников утверждают, что корпоративная культура является сильным конкурентным преимуществом компании. Им важно, чтобы организация действовала согласно определенным принципам, имела миссию и ценила персонал. И лучший способ донести такую информацию еще на этапе адаптации персонала или онбординга — предоставить welcome book. А welcome pack поможет очаровать новичков, закрепить первое положительное впечатление уже в качестве сотрудников и удовлетворить потребность в базовых вещах для организации рабочего процесса.

Что такое welcome book для новых сотрудников  и что туда может входить?

Welcome book — это документ, который отвечает на основные типичные вопросы о внутренней деятельности компании: ее ценностях, миссии, команде, направлениях работы, актуальных проектах или продуктах, бенефитах. Также некоторые организации рассказывают о том, как будет проходить период адаптации, переход в команду на постоянную основу (после испытательного срока или стажировки) или уход после онбординга, что ожидает новичка в первые дни работы. В целом, структура велкам бук чаще всего выглядит так:

1. Информация о компании — ценности, миссия, история, цели на ближайший год.
2. Организационная структура — зоны ответственности, кто чей подчиненный и начальник, какие принципы распределения работы в команде.
3. Команда — принципы общения как внутри команды, так и сотрудников с клиентами, табу в коммуникации и поведении.
4. Общая информация — как пользоваться техникой, какие программы и сервисы нужны для работы, где находится парковка.
5. Организационные нюансы — какие документы нужно оформить в первую рабочую неделю, каким может быть карьерный рост, кто именно будет заниматься вопросами официального трудоустройства.

Формат welcome book может быть любым, но чаще всего это электронный pdf-файл в корпоративном стиле.

Так как примеров welcome book от украинских компаний в открытом доступе практически нет, мы подготовили шаблон такого документа. В нем достаточно изменить текст, добавить логотип компании, и можно использовать. Получить шаблон welcome book можно здесь:

Что такое welcome pack, для чего он нужен, с чего состоит?

Welcome pack или Welcome Kit — приветственные подарки от компании новому сотруднику с теми вещами, которые помогут еще ближе ознакомиться с традициями, ценностями, корпоративной культурой компании и почувствовать себя причастным к команде. Все предметы обязательно брендированные: с логотипом, слоганом компании или важной корпоративным посылом.

В отличие от welcome book, этот инструмент больше используется как имиджевый с целью развития HR бренда. Также он показывает (особенно если в коробке есть именная открытка от директора или HR-директора), что сотрудника в организации действительно ждали, а это повышает лояльность и вовлеченность.

Welcome box состоит из предметов, которые условно можно разделить на 3 категории:

1. Информативные. Это схема офиса или бизнес-центра, пропуск в здание, небольшая открытка с важными заметками и нужными онлайн доступами (если не предусмотрена отправка соответствующего электронного письма), ключ от рабочего кабинета, инструкции по парковке. Также часто в welcome package кладут чек-лист для первого месяца работы, где описаны основные задачи, ожидаемые результаты.
2. Практичные. Это вещи, которые важны для организации рабочего места или в целом рабочего процесса. Сюда относятся наушники, флешки, павербанки, канцелярия (ручки, карандаши, блокноты, календари), полезная книга.
3. Развлекательные. В эту категорию входят предметы, которые считаются имиджевыми. Это футболки, худи, чехлы для телефонов или ноутбуков, рюкзаки или тканевые сумки, чашки, термокружки, стаканы, полиграфические изделия (стикеры, наклейки, открытки), подставки под кружки, сертификаты, сладости, домашние тапочки, другое.

Важно, чтобы в вашем welcome box были вещи из всех 3 категорий.

Какие welcome pack для новых сотрудников  в украинских компаниях?

Исследовали ситуацию с welcome box в компаниях во всем мире и собрали небольшую коллекцию. Если коротко, то подобный элемент корпоративного приветствия и гостеприимства активно используется IT-компаниями, креативными фирмами и реже организациями из других сфер.

Пример №1. Aimbulance

Компания решила не идти привычным путем и создала велкам пак, в основе которого 3 книги (Carebook, Ideabook и Workbook) с разными задачами, идеями, посылами. Carebook помогает прочувствовать офисную жизнь и узнать, где найти чай, как забронировать время в переговорке, как пользоваться кофемашиной. Ideabook — книга со 100 идеями для развития креативного мышления. Workbook нужен для учета задач, идей и других рабочих записей.

Кроме книг есть бутылки для воды (которые можно подписать), карта с местами для обеда, отдыха и кофе, значок в виде логотипа компании. Все предметы упакованы в сумку, вид которой зависит от должности новичка и отдела, где он будет работать.

Пример №2. Similarweb

Компания приветствует новичков с одним welcome box вне зависимости от должности. В него входят:

• носки;
• рюкзак;
• футболка;
• блокнот;
• ручка;
• сумка;
• шоколад.

Все предметы с логотипом компании. В Similarweb утверждают, что подобный бокс вызывает у новичков чувство гордости и ощущение причастности к большому проекту, мотивируя успешно пройти испытательный срок или стажировку.

Пример №3. Nike

Велкам пак в Nike дарят только офисным сотрудникам. Наполнение зависит от отдела, в котором будет работать новичок. Акцент сделан на практические предметы — те, которые одновременно и вызывают ощущение причастности к компании, и важны для выполнения рабочих обязанностей. Например, маркетологам дарят крафтовый welcome kit, состоящий из наушников, чашки, календаря, булавки.

Вам также может быть интересно: Спасаем корпоративную культуру по советам книги «Заряженные на результат. Культура высокой эффективности на практике»

Пример №4. IBM

Компания через конкретные предметы демонстрирует ценности и особенности своих сотрудников. Например, термокружка и чашка — признак того, что в IBM любят пить кофе и чай, значит, много работают. Наличие 2 блокнотов (маленького и большого) — это о любви к креативности, планированию, записи идей. Кроме этого, есть вещи, на которых нет лого, но есть важные фразы, слова, вроде “Думай” на кепке, что должно мотивировать к действиям. В целом, welcome pack в IBM достаточно объемный и состоит из 10+ предметов.

Пример №5. Social Chain

В Social Chain немного нестандартный велкам пак, так как среди вещей есть маленькая бутылка алкоголя и библия социальный сетей. Это тонкий намек на то, что любую проблему или трудную задачу можно решить, не переступая через свои принципы, нормы морали и без удара по репутации. Кроме того, в welcome kit входит новый МакБук, футболка, блокнот, ручка.

Пример №6. Percolate

Этот welcome pack отличается большим количеством предметов внутри. Помимо классических элементов вроде ручек, блокнотов, наклеек, есть гранола, ноутбук, мышка, коврик для мышки, большая бутылка для воды.

Не забудьте после прочтения статьи включить составление, модернизацию welcome book и welcome box в чек-лист по подготовке к онбордингу. Выращивайте амбассадоров своего HR бренда с первого рабочего дня!