Recruitment management system

Automatyzacja procesu rekrutacji jest jednym z najlepszych sposobów na zmniejszenie obciążenia działu HR formalnościami. Aby uniknąć manualnego opracowywania i wdrażania każdego etapu tego procesu, m.in. zamieszczania ofert pracy, organizowania rozmów kwalifikacyjnych, przeglądania życiorysów kandydatów – potrzebujesz narzędzia. Narzędziem tym może być Recruitment Management System (RMS) – system do zarządzania rekrutacją.

Czym jest Recruitment Management System?

Recruitment Management System to zestaw narzędzi przeznaczonych do zarządzania procesem rekrutacji. RMS ułatwia skuteczne znalezienie talentów, których potrzebuje firma, oszczędzając przy tym czas rekruterów. Jest przy tym bardziej zaawansowanym rozwiązaniem niż Applicant Tracking System (ATS). Poza zamieszczaniem ofert pracy, śledzeniem kandydatów i automatyzacją procesu ofertowania – wspiera dział HR w procesie angażowania kandydatów, automatyzując część zadań oraz trafniej dopasowując kandydatów do wymagań wakatu, dzięki wykorzystaniu operatorów logicznych (tzw. Boolean search).

Choć ATS może nadzorować istotne części procesu rekrutacji, nie umożliwia tak wszechstronnej kontroli, jaką oferuje RMS. Dlatego ten pierwszy poleca się mniejszym firmom, które chcą się skupić na podstawowych czynnościach rekrutacyjnych. Z kolei RMS to rozwiązanie na dużą skalę, niezbędne dla firm zatrudniających wielu pracowników.

Jakie są kluczowe funkcje systemu RMS?

System RMS może obsługiwać każdy ze składowych procesów rekrutacji. Do jego podstawowych funkcji należą:

• tworzenie i umieszczanie ofert pracy – m.in. poprzez integracje z portalami ogłoszeniowymi czy mediami społecznościowymi;

• organizacja i planowanie rozmów kwalifikacyjnych;

• weryfikowanie przeszłości kandydatów (tzw. background checks, background screening);

• koordynacja przydziału testów;

• generowanie informacji zwrotnych;

• generowanie automatycznych przypomnień dla rekruterów i kandydatów;

• tworzenie dokumentów z wykorzystaniem szablonów (komunikaty, e-maile, oferty);

• przegląd i porównywanie otrzymanych aplikacji.

Jakie są korzyści z używania systemu RMS?

1. Obniżenie poziomu stresu

Dobry RMS sprawia, że znalezienie odpowiednich talentów, rozmowa z nimi i zatrudnienie ich, jest niezwykle proste. System praktycznie eliminuje stres, towarzyszący całemu procesowi rekrutacji. Możesz skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na kontaktach z potencjalnymi kandydatami, zamiast grzęznąć w formalnościach.

2. Skuteczniejsze docieranie do kandydatów

Średnie i większe firmy często muszą przesiać ogromną pulę kandydatów. Znalezienie tych idealnych, jest możliwe tylko dzięki analizie danych. System RMS umożliwia odpowiednią weryfikację danych o kandydatach oraz ułatwia wyszukanie osób idealnie pasujących do danej roli.

3. Usprawniona komunikacja

Podczas gdy dział HR jest odpowiedzialny za właściwą rekrutację kandydatów, działy, w których będą oni ostatecznie pracować, również powinny się zaangażować. Wykorzystanie narzędzia RMS zapewnia, że wszyscy zainteresowani mogą być na bieżąco informowani o każdym etapie procesu rekrutacji.

4. Skuteczniejsze pozyskiwanie kandydatów

Narzędzie RMS pozwala na jednoczesne udostępnianie różnych ofert pracy na wielu stronach internetowych, zamiast ręcznego dodawania każdej z nich. Pozwala to zaoszczędzić znaczną ilość czasu i znacznie poszerzyć pulę kandydatów.

Co powinien zawierać system RMS?

1. ATS

Firmy często korzystają z narzędzia ATS zamiast RMS, ale aby maksymalnie wykorzystać potencjał tego pierwszego, należałoby połączyć oba systemy ze sobą. Każdy system wchodzący w skład pakietu narzędzi RMS powinien być w stanie przetwarzać informacje takie jak: CV, kontakty, pliki, oceny kandydatów.

2. Integracje z serwisami pracy

Narzędzie RMS musi mieć możliwość publikowania i edytowania ofert pracy, dodawania osób poszukujących pracy oraz komunikowania się z kandydatami z portali pracy bezpośrednio w firmowym systemie HR. Powinno również być w stanie przetwarzać dane z różnych serwisów i analizować je w celu maksymalizacji efektywności umieszczania ofert pracy.

3. Możliwość składania podpisu elektronicznego

Proces rekrutacji jest zwykle długotrwały, a dobry RMS powinien być zaprojektowany tak, aby skrócić czas potrzebny na znalezienie i zatrudnienie kandydata. Niezbędnym elementem usprawniającym te działania będzie narzędzie, które umożliwia składanie podpisu elektronicznego. Używając go, kandydaci mogą podpisywać wszystkie dokumenty drogą elektroniczną.

Nasze narzędzie – PeopleRecruit – uwzględnia wszystkie powyższe kluczowe funkcje i wiele więcej, od możliwości tworzenia niestandardowego lejka dla każdej oferty pracy, do przewidywania wzorców rekrutacyjnych z dedykowaną analityką HR. Jeśli więc chcesz udoskonalić swój proces rekrutacji, usprawnić procesy HR i zautomatyzować rutynowe zadania, skontaktuj się z nami. Możemy pomóc Ci wdrożyć nową jakość w profesjonalnym zarządzaniu zasobami ludzkimi.