Descripción de puesto

La descripción de un puesto de trabajo hace referencia a un puesto específico y es un resumen de las obligaciones, derechos y competencias que se requieren del empleado. Forma parte tanto de la oferta de empleo como de la documentación para el empleado. Descubre por qué es crucial redactarla correctamente.

¿Qué es una descripción de puesto?

La descripción de un puesto de trabajo es un texto que contiene información detallada sobre el mismo . En el proceso de reclutamiento, forma parte de la oferta de empleo. En el proceso de contratación, suele ser un anexo del contrato que se firma con el nuevo empleado, ya que el empleador está obligado a dar a conocer a los empleados el alcance de sus funciones.

La descripción del puesto debe incluir:

• Nombre

• Objetivo

• Una descripción del lugar que ocupa en la estructura de la empresa, indicando los superiores/subordinados del empleado

• Responsabilidades

• Competencias requeridas

• Ámbito de autoridad

• Las responsabilidades del empleado.

Cada puesto en la empresa debe tener su propia descripción, pero los empresarios (por ejemplo, en Polonia) no están obligados a utilizar plantillas específicas para las descripciones de puestos. Tampoco existe una plantilla universal de descripción de puestos. Sin embargo, al redactar descripciones de puestos de trabajo, puedes tomar inspiración de las pautas para descripciones de puestos de trabajo de, por ejemplo, la administración pública o estatal.

Sus estructuras suelen contener todas las secciones necesarias que debe tener la descripción de un puesto.

¿Por qué es importante la descripción de puesto?

La descripción del puesto es crucial por al menos dos razones:

En primer lugar, la descripción de puesto es la parte más importante de una oferta de empleo, su corazón. Si destaca y está redactada con precisión y claridad, llamará la atención de los candidatos que más te interesan.

En segundo lugar, todo empleador tiene que dar a conocer al empleado los requisitos del puesto que ocupará. Puede hacerlo verbalmente porque la ley no exige una forma escrita, pero es mejor crear un documento que incluya toda la información necesaria. Una descripción del puesto es una forma correcta de dar a los nuevos empleados información esencial sobre su nuevo trabajo. La descripción puede ser un anexo al contrato de trabajo o, en función de la política de la empresa, puede ser un documento disponible para todos, por ejemplo, en una base de datos de empleados. El acceso a la información sobre los requisitos ayuda al empleado a familiarizarse con la jerarquía de la empresa y a conocer más rápidamente el nuevo lugar de trabajo. Facilita la asignación de tareas a un empleado, responsabilizarle de la realización de las mismas, fijar objetivos y orientar su desarrollo posterior.

¿Cuáles son los principales objetivos de la descripción de puesto?

Desde el punto de vista del departamento de RRHH, la descripción de un puesto de trabajo es clave para el éxito del reclutamiento y una herramienta que ayuda a gestionar el desarrollo de los empleados.

• Una descripción adecuada atrae a los mejores candidatos a la empresa y facilita el proceso de adaptación de los recién contratados.
• Mediante el uso de descripciones, RRHH puede planificar el curso de desarrollo de un empleado y determinar qué competencias deben desarrollarse primero y cuál debe ser el orden de las mismas.
• Las descripciones claras ayudan a gestionar el talento en toda la empresa y a detectar rápidamente carencias en las competencias del equipo.

Diferencia entre descripción de puesto y anuncio de empleo

Un anuncio de empleo y una descripción de empleo no son lo mismo. Un anuncio de empleo se construye a partir de varios elementos, entre ellos una descripción del puesto.

¿Qué se escribe en la descripción de un puesto?

Una descripción de puesto debe ser funcional. Ya sea que forme parte de un anuncio de empleo o de un documento interno de la empresa. Se supone que cualquiera que recurra a la misma obtendrá información completa sobre el puesto. La descripción debe incluir los siguientes elementos:

• El nombre del puesto: un título completo y preciso, distinto de los otros puestos de la empresa.

• Objetivo del puesto: información que especifique por qué se creó el puesto y cuál es su importancia.

• Lugar en la jerarquía de la empresa: una declaración del lugar que ocupa el empleado en la empresa, que especifique su nivel de subordinación.

• Condiciones de trabajo: dónde, cuándo y cómo se llevarán a cabo las tareas del puesto, cuál es el rango salarial y la tarifa horaria.

• Responsabilidades: definiendo de qué será responsable el empleado ante sus superiores.

• Términos de referencia: que definan y especifiquen las tareas y obligaciones de un empleado en un puesto determinado, sin describir cómo se llevarán a cabo.

• Autoridad del empleado: definiendo las actividades para las que el empleado está autorizado.

• Peligros: identificación de los factores que pueden dificultar la realización de las tareas o suponer una amenaza para el empleado.

• Formación: formación requerida.

• Cualificaciones: definición de la experiencia, los conocimientos, la competencia y las cualificaciones que se prefieren, para la ejecución del puesto.

• Habilidades: identificación de habilidades adicionales, útiles para el puesto.

El nivel de detalle de la descripción debe adaptarse a los requisitos del puesto, es decir, a la experiencia laboral y la formación del empleado.

¿Cómo se redacta una buena descripción de puesto?

Una descripción de puesto bien preparada es la oportunidad de reclutar a los talentos adecuados. Debe ser:

• Relativamente breve y transparente: en la oferta, proporciona información sobre las tareas esenciales del puesto.

• Redactada en un lenguaje accesible: dirigida a la audiencia ideal, ya que tenemos una forma de redactar el contenido para los profesionales y otra distinta para los recién llegados al sector.

• Confiable: la descripción del puesto debe contener información auténtica. De lo contrario, puedes estar seguro de que los candidatos contratados se convertirán rápidamente en antiguos empleados que, además, hablarán negativamente de la empresa.

Recuerda, al crear una descripción, no debes minimizar ni exagerar los requisitos del puesto. Si los minimizas, el puesto se cubrirá con personas sin las competencias adecuadas, que luego serán incapaces de desempeñar sus funciones. Si los exageras, no encontrarás a nadie durante el proceso de reclutamiento, o conseguirás personas sobre calificadas. Rápidamente se sentirán desmotivados por el puesto porque no podrán rendir profesionalmente al máximo de su potencial.

Descripción de puesto: resumen

La descripción de un puesto de trabajo tiene tres funciones:

• Atraer a los candidatos deseados, con las competencias requeridas;

• Facilitar a los nuevos empleados la "navegación" por la empresa y funcionar como una "lista de segumiento" de sus obligaciones;

• Permitir al departamento de Recursos Humanos planificar las rutas de desarrollo de los empleados.

Aunque la descripción no es un documento obligatorio, conviene tomarse el tiempo necesario para prepararla con dedicación y actualizarla periódicamente. Gracias a la descripción de puesto, los candidatos recibirán datos transparentes sobre el trabajo, los nuevos empleados conocerán la estructura de la empresa y el departamento de RRHH podrá reclutar de forma más eficaz y gestionar mejor el desarrollo del equipo.