Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция касается конкретной должности и является кратким изложением обязанностей, прав и необходимых компетенций работника. Она является одновременно и частью предложения о работе, и документацией работника. Узнайте, почему так важно ее правильно составить.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция — это текст, содержащий разнообразную информацию о должности. В процессе подбора персонала он является частью объявления о вакансии. В процессе трудоустройства часто является приложением к договору, заключаемому с новым работником, поскольку работодатель обязан ознакомить работника с кругом его обязанностей.

Должностная инструкция должна содержать:

название;
цель
описание места в структуре компании с указанием руководителей/подчиненных работника
обязанности
круг необходимых навыков
объем полномочий;
круг ответственности работника.

Каждая должность в компании должна иметь своё описание, но предприниматели (например, в Польше) не обязаны использовать конкретные шаблоны должностных инструкций. Универсального шаблона должностной инструкции также не существует. Однако, при написании должностных инструкций можно вдохновляться рекомендациями по должностным инструкциям, например, на государственной службе или в государственном управлении.

Их структура, как правило, содержит все необходимые разделы, которые должна иметь должностная инструкция.

Почему должностная инструкция важна?

Описание вакансии и должностная инструкция имеют решающее значение, по крайней мере, по двум причинам.

Во-первых, описание вакансии — это самая важная часть предложения о работе, ее сердце. Если оно выделяется и написано с точностью и ясностью, оно привлечет внимание кандидатов, о которых вы больше всего заботитесь.

Во-вторых, каждый работодатель должен ознакомить работника с требованиями к должности. Он может сделать это в устной форме, поскольку закон не требует письменной формы, но лучше создать документ, который включает в себя всю необходимую информацию.

Должностная инструкция — это правильный способ предоставить новым работникам необходимую информацию об их новой работе. Описание может быть приложением к трудовому договору или, в зависимости от политики компании, быть документом, доступным для всех, например, в базе данных сотрудников. Доступ к информации о требованиях помогает работнику ознакомиться с иерархией компании и быстрее освоиться на новом рабочем месте. Это позволяет легче ставить задачи сотруднику, делать сотрудника ответственным за выполнение задач, ставить цели и направлять дальнейшее развитие.

Какие основные задачи должностной инструкции?

С точки зрения HR-отдела, должностная инструкция — это ключ к успешному подбору персонала и инструмент, который помогает управлять развитием сотрудников.

Правильно составленное описание привлекает в компанию лучших кандидатов и облегчает процесс адаптации вновь принятых работников.

Используя описание, HR может планировать ход развития сотрудника и определять, какие компетенции следует развивать в первую очередь и в какой последовательности.

Четкие описания помогают управлять талантами в компании и быстро выявлять пробелы в навыках команды.

Разница между должностной инструкцией и объявлением о вакансии

Объявление о вакансии и описание вакансии — это не одно и то же. Объявление о вакансии состоит из нескольких элементов, включая должностную инструкцию.

Что писать в должностной инструкции?

Должностная инструкция должна быть функциональной. Независимо от того, является ли она частью объявления о вакансии или внутренним документом компании. Тот, кто к ней обращается, должен получить полную информацию о должности. Описание должно включать следующие элементы:

Название должности — полное, точное название работы, уникальное от других должностей в компании.
Цель должности — информация, указывающая на то, для чего была создана должность и ее важность.
Место в иерархии компании — изложение места работника в компании, с указанием подчиненности работника.
Условия труда — где, когда и как будут выполняться должностные обязанности, какой диапазон заработной платы и почасовой ставки.
Ответственность — определение того, за что работник будет отвечать перед руководством.
Должностные обязанности — определение и конкретизация задач и обязанностей работника на данной должности, без описания того, как они будут выполняться.
Полномочия работника — определение видов деятельности, на которые работник уполномочен.
Опасности — определение факторов, которые могут препятствовать выполнению задач или представлять угрозу для работника.
Образование — необходимое образование.
Квалификация — определение опыта, знаний, компетентности и желаемой квалификации, необходимых для работы на данной должности.
Навыки — определение дополнительных навыков, полезных для должности.

Уровень детализации описания должен быть адаптирован к требованиям должности, то есть к опыту работы и образованию работника.

Как написать хорошую должностную инструкцию?

Хорошо подготовленная должностная инструкция — это ваш шанс нанять нужного специалиста. Она должна быть:

Относительно короткой и прозрачной — в предложении предоставьте информацию об основных задачах должности.
Написанной простым языком — доступной для идеальной аудитории, поскольку мы по-разному формулируем содержание для профессионалов и по-разному для новичков в отрасли;
Валидной — должностная инструкция должна содержать достоверную информацию. В противном случае можно быть уверенным, что нанятые кандидаты быстро превратятся в бывших сотрудников, которые дополнительно будут негативно отзываться о компании.

Помните, при создании описания не стоит занижать/завышать требования к должности. Если вы их занизите, на должность придут люди без нужных компетенций, которые в дальнейшем не смогут выполнять свои обязанности. Если завысить — вы не найдете никого в процессе подбора персонала, или получите людей с чрезмерной квалификацией. Они быстро потеряют интерес к должности, поскольку не смогут профессионально реализовать свой потенциал.

Итог

Должностная инструкция выполняет три функции:

привлекает желаемых кандидатов с необходимыми компетенциями;
облегчает новым работникам "навигацию" в компании и является "контрольным списком" обязанностей для них
дает возможность отделу кадров планировать пути развития сотрудников.

Хотя описание не является обязательным документом, стоит уделить время и тщательно подготовить его, а также периодически обновлять. Благодаря должностной инструкции кандидаты получат прозрачные данные о должности, новые сотрудники узнают о структуре компании, а отдел кадров сможет эффективнее осуществлять рекрутинг и лучше управлять развитием команды.