Посадова інструкція

Посадова інструкція стосується конкретної посади і є стислим викладом обов'язків, прав та необхідних компетенцій працівника. Вона є одночасно і частиною пропозиції про роботу, і документацією працівника. Дізнайтеся, чому так важливо її правильно скласти.

Що таке посадова інструкція?

Посадова інструкція — це текст, що містить різноманітну інформацію про посаду. У процесі підбору персоналу він є частиною оголошення про вакансію. У процесі працевлаштування часто є додатком до договору, що укладається з новим працівником, оскільки роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з колом його обов'язків.

Посадова інструкція повинна містити:

• назву;

• мету

• опис місця в структурі компанії із зазначенням керівників/підлеглих працівника

• обов'язки

• коло необхідних навичок

• обсяг повноважень;

• відповідальність працівника.

Кожна посада в компанії повинна мати свій опис, але підприємці (наприклад, у Польщі) не зобов'язані використовувати конкретні шаблони посадових інструкцій. Універсального шаблону посадової інструкції також не існує. Однак, при написанні посадових інструкцій можна надихатися рекомендаціями щодо посадових інструкцій, наприклад, на державній службі або в державному управлінні.

Їх структура, як правило, містить всі необхідні розділи, які повинна мати посадова інструкція.

Чому посадова інструкція важлива?

Опис вакансії та посадова інструкція мають вирішальне значення, принаймні, з двох причин.

По-перше, опис вакансії — це найважливіша частина пропозиції про роботу, її серце. Якщо він виділяється і написаний з точністю і ясністю, він приверне увагу кандидатів, про яких ви найбільше дбаєте.

По-друге, кожен роботодавець повинен ознайомити працівника з вимогами до посади. Він може зробити це в усній формі, оскільки закон не вимагає письмової форми, але краще створити документ, який включає в себе всю необхідну інформацію.

Посадова інструкція — це правильний спосіб надати новим працівникам необхідну інформацію про їхню нову роботу. Опис може бути додатком до трудового договору або, в залежності від політики компанії, бути документом, доступним для всіх, наприклад, в базі даних співробітників. Доступ до інформації про вимоги допомагає працівникові ознайомитися з ієрархією компанії та швидше освоїтися на новому робочому місці. Це дозволяє легше ставити завдання співробітнику, робити співробітника відповідальним за виконання завдань, ставити цілі і направляти подальший розвиток.

Які основні завдання посадової інструкції?

З точки зору HR-відділу, посадова інструкція — це ключ до успішного підбору персоналу та інструмент, який допомагає управляти розвитком співробітників.

• Правильно складений опис залучає в компанію найкращих кандидатів і полегшує процес адаптації новоприйнятих працівників.
• Використовуючи опис, HR може планувати хід розвитку співробітника і визначати, які компетенції слід розвивати в першу чергу і в якій послідовності.
• Чіткі описи допомагають управляти талантами в компанії та швидко виявляти прогалини в навичках команди.

Різниця між посадовою інструкцією та оголошенням про вакансію

Оголошення про вакансію та опис вакансії — це не одне і те ж. Оголошення про вакансію складається з декількох елементів, включаючи опис вакансії.

Що писати в посадовій інструкції?

Посадова інструкція повинна бути функціональною. Незалежно від того, чи є вона частиною оголошення про вакансію, чи внутрішнім документом компанії. Той, хто до неї звертається, повинен отримати повну інформацію про посаду. Опис повинен включати наступні елементи:

• Назва посади — повна, точна назва роботи, унікальна від інших посад в компанії.

• Мета посади — інформація, що вказує на те, для чого була створена посада та її важливість.

• Місце в ієрархії компанії — викладення місця працівника в компанії, із зазначенням підпорядкованості працівника.

• Умови праці — де, коли і як будуть виконуватися посадові обов'язки, який діапазон заробітної плати і погодинної ставки.

• Відповідальність — визначення того, за що працівник буде відповідати перед керівництвом.

• Посадові обов'язки — визначення та конкретизація завдань і обов'язків працівника на даній посаді, без опису того, як вони будуть виконуватися.

• Повноваження працівника — визначення видів діяльності, на які працівник уповноважений.

• Небезпеки — визначення факторів, які можуть перешкоджати виконанню завдань або становити загрозу для працівника.

• Освіта — необхідна освіта.

• Кваліфікація — визначення досвіду, знань, компетентності та бажаної кваліфікації, необхідних для роботи на даній посаді.

• Навички — визначення додаткових навичок, корисних для посади.

Рівень деталізації опису повинен бути адаптований до вимог посади, тобто до досвіду роботи та освіти працівника.

Як написати хорошу посадову інструкцію?

Добре підготовлена посадова інструкція — це ваш шанс найняти потрібного фахівця. Вона повинна бути:

• Відносно короткою і прозорою — в пропозиції надайте інформацію про основні завдання посади.

• Написаною простою мовою — доступною для ідеальної аудиторії, оскільки ми по-різному формулюємо зміст для професіоналів і по-різному для новачків у галузі;

• Валідною — посадова інструкція повинна містити достовірну інформацію. В іншому випадку можна бути впевненим, що найняті кандидати швидко перетворяться на колишніх співробітників, які додатково будуть негативно відгукуватися про компанію.

Пам'ятайте, при створенні опису не варто занижувати/завищувати вимоги до посади. Якщо ви їх занизите — на посаду прийдуть люди без потрібних компетенцій, які в подальшому не зможуть виконувати свої обов'язки. Якщо завищити — ви не знайдете нікого в процесі підбору персоналу, або отримаєте людей з надмірною кваліфікацією. Вони швидко втратять інтерес до посади, оскільки не зможуть професійно реалізувати свій потенціал.

Підсумок

Посадова інструкція виконує три функції:

• залучає бажаних кандидатів з необхідними компетенціями;

• полегшує новим працівникам "навігацію" в компанії та є "контрольним списком" обов'язків для них

• дає можливість відділу кадрів планувати шляхи розвитку співробітників.

Хоча опис не є обов'язковим документом, варто приділити час і ретельно підготувати його, а також періодично оновлювати. Завдяки посадовій інструкції кандидати отримають прозорі дані про посаду, нові співробітники дізнаються про структуру компанії, а відділ кадрів зможе ефективніше здійснювати рекрутинг та краще управляти розвитком команди.