Opis stanowiska pracy

Opis stanowiska pracy dotyczy konkretnej posady i jest podsumowaniem obowiązków, uprawnień oraz wymaganych kompetencji pracownika. Stanowi zarówno część oferty pracy, jak i dokumentacji pracowniczej. Dowiedz się, dlaczego jego właściwe sformułowanie jest tak istotne.

Czym jest opis stanowiska pracy?

Opis stanowiska to tekst zawierający różne informacje o danym stanowisku. W procesie rekrutacji stanowi on część treści ogłoszenia o pracę. W procesie zatrudnienia – często jest załącznikiem do umowy, zawieranej z nowym pracownikiem, ponieważ zgodnie z prawem ( art. 94 pkt 1 Kodeksu Pracy ), pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracowników z zakresem ich obowiązków.

Opis stanowiska powinien zawierać:

• nazwę;

• cel;

• opis miejsca w strukturze firmy, ze wskazaniem przełożonych / podwładnych pracownika;

• zakresy obowiązków;

• zakres wymaganych umiejętności;

• zakres uprawnień;

• zakres odpowiedzialności pracownika.

Każde stanowisko w firmie musi być opisane, ale przedsiębiorcy nie są zobowiązani do stosowania określonych wzorów opisów stanowisk. Nie istnieją również uniwersalne wzory. Dla pewności, że opisy będą zawierać wszystkie istotne sekcje, można tworzyć je w oparciu o wytyczne opisów stanowisk dla służby cywilnej.

Dlaczego opis stanowiska pracy jest ważny?

Opis stanowiska jest ważny z co najmniej dwóch powodów.

Po pierwsze – opis stanowiska pracy jest najważniejszym elementem oferty o pracę, jej sercem. Jeśli będzie się odróżniać oraz będzie napisany precyzyjnie i czytelnie, zwróci uwagę kandydatów, na których Ci zależy.

Po drugie – każdy pracodawca ma obowiązek zapoznania pracownika z wymogami stanowiska. Może to zrobić ustnie, bo prawo nie wymaga formy pisemnej, ale wygodniejszą formą jest stworzenie dokumentu, w którym zawarte będą wszystkie niezbędne informacje. Opis stanowiska to sposób na przekazanie nowemu pracownikowi niezbędnych informacji o jego nowej pracy. Opis może być załącznikiem do umowy o pracę lub – zależnie od polityki firmy – być dokumentem ogólnodostępnym, np. w pracowniczej bazie danych. Dostęp do informacji o wymaganiach pomaga pracownikowi szybciej odnaleźć się w nowym miejscu pracy i zapoznać z hierarchią firmy. Dzięki niemu łatwiej wyznaczać pracownikowi zadania, rozliczać go z ich realizacji oraz wyznaczać cele i kierować dalszym rozwojem.

Jakie są główne cele opisu stanowiska pracy?

Z punktu widzenia działu HR opis stanowiska pracy to klucz do udanej rekrutacji oraz narzędzie ułatwiające zarządzanie rozwojem pracownika.

• Właściwie stworzony opis przyciąga odpowiednich kandydatów do firmy, a nowo przyjętym osobom – ułatwia proces adaptacji.
• Korzystając z opisów, dział HR może zaplanować przebieg rozwoju pracownika i ustalić, które kompetencje powinny być rozwijane w pierwszej kolejności oraz jaka powinna być kolejność tych szkoleń.
• Czytelne opisy ułatwiają zarządzanie talentami w całej firmie i pozwalają szybko wyłapywać luki w umiejętnościach zespołu.

Różnica między opisem stanowiska a ogłoszeniem o pracę

Ogłoszenie o pracę, a opis stanowiska nie są tożsame! Ogłoszenie o pracę zbudowane jest z kilku elementów, w tym z opisu stanowiska.

Co napisać w opisie stanowiska pracy?

Opis stanowiska pracy powinien być funkcjonalny – niezależnie, czy będzie częścią ogłoszenia o pracę, czy dokumentem wewnętrznym firmy. Każdy, kto po niego sięgnie, ma uzyskać komplet informacji o danej posadzie. W opisie powinny zostać zawarte następujące elementy:

• nazwa stanowiska – pełna, precyzyjna nazwa, unikalna wobec innych stanowisk w firmie;

• cel stanowiska – informacja określająca, po co dane stanowisko zostało utworzone i jakie jest jego znaczenie;

• miejsce w hierarchii firmy – określenie miejsca pracownika w firmie, wraz ze wskazaniem podległości służbowej;

• warunki pracy – gdzie, kiedy i jak realizowane będą obowiązki służbowe (wskazanie sprzętu służbowego);

• zakres odpowiedzialności – określenie, za co pracownik będzie odpowiadał przed przełożonymi;

• zakres zadań i czynności – określenie i doprecyzowanie zadań i obowiązków pracownika na danym stanowisku, bez opisywania sposobu ich realizacji;

• uprawnienia pracownika – określenie czynności, do których pracownik jest uprawniony;

• zagrożenia – określenie czynników, które mogą utrudniać wykonywania zadań lub stwarzać zagrożenie dla pracownika;

• wykształcenie – wymagane wykształcenie;

• kwalifikacje – określenie doświadczenia, wiedzy, kompetencji oraz kwalifikacji, wymaganych na stanowisku;

• umiejętności – określenie dodatkowych umiejętnościach, przydatnych na stanowisku;

Poziom szczegółowości opisu powinien być dostosowany do wymogów stanowiska, tj. do doświadczenia zawodowego i wykształcenia pracownika.

Jak napisać dobry opis stanowiska pracy?

Odpowiednio przygotowany opis stanowiska pracy to szansa na zrekrutowanie odpowiednich talentów. Powinien być:

• w miarę krótki i klarowny – w ofercie zamieszczamy informacje o kluczowych zadaniach na danym stanowisku;

• napisany przystępnym językiem – dodajmy – przystępnym dla odbiorcy idealnego, bo inaczej sformułujemy treści przeznaczone dla specjalistów, a inaczej – dla osób początkujących w branży;

• wiarygodny – opis stanowiska musi zawierać prawdziwe informacje, inaczej możemy być pewni, że zatrudnieni kandydaci szybko zmienią się byłych pracowników, którzy dodatkowo będą negatywnie wypowiadać się o firmie.

Pamiętaj! Tworząc opis nie zaniżaj/nie zawyżaj wymagań stanowiskowych. Jeśli je zaniżysz – na stanowisko trafią osoby bez odpowiednich kompetencji, które później nie poradzą sobie z realizacją obowiązków. Jeśli je zawyżysz – albo nie znajdziesz nikogo w trakcie rekrutacji, albo przyjmiesz osoby o zbyt wysokich kwalifikacjach, które szybko zdemotywują się posadą, bo nie będą mogły w pełni się realizować zawodowo.

Opis stanowiska pracy: podsumowanie

Opis stanowiska pracy pełni trzy funkcje:

• przyciąga nowych kandydatów, o wymaganych kompetencjach;

• ułatwia nowym pracownikom „nawigację” po firmie i jest dla nich „ściągą” z obowiązków;

• umożliwia działowi HR planowanie ścieżek rozwoju pracowniczego.

Mimo że opis nie jest obowiązkowym dokumentem, warto poświęcić czas na jego rzetelne przygotowanie i cyklicznie wprowadzać aktualizacje. Dzięki opisowi kandydaci otrzymają transparentne dane o stanowisku, nowi pracownicy – dowiedzą, jaka jest struktura firmy i do kogo mogą się zwrócić z prośbą o pomoc, a dział HR będzie mógł skuteczniej przeprowadzać rekrutacje oraz lepiej zarządzać rozwojem zespołu.