Система відстеження кандидатів (ATS)

Понад 90% компаній зі списку Fortune 500 зараз використовують системи відстеження кандидатів. І хоча вони зазвичай допомагають зчитувати та зберігати інформацію про кандидатів, кращі системи можуть також відстежувати і зберігати всю комунікацію з кандидатами. Це полегшує пошук і фільтрацію інформації про кандидатів, скорочує час, необхідний для закриття вакансій, і гарантує, що компанії отримують найкращих кандидатів на посаду.

Тому спробувати автоматизацію рекрутингу за допомогою ATS варто компаніям, які хочуть скоротити час до найму і заощадити час своїх рекрутерів. Розглянемо докладніше такі системи як один з інструментів HRM.

Що таке система відстеження кандидатів (ATS)?

Системи відстеження кандидатів (ATS) допомагають компаніям підбирати кандидатів відповідно до цілей з підбору та найму персоналу. Ці системи дозволяють компаніям збирати інформацію, організовувати зустрічі з кандидатами на основі їхнього досвіду та набору необхідних компанії навичок, а також фільтрувати кандидатів.

Як це працює? Система відстеження кандидатів спрощує процес підбору персоналу за допомогою автоматизованої системи, спрямованої на пошук найбільш кваліфікованих фахівців. Оскільки на багато відкритих вакансій можуть претендувати сотні або навіть тисячі некваліфікованих кандидатів, це економить час компаній і рекрутерів, який в іншому випадку довелося б витратити на ручну перевірку і вичитку резюме.

Багато систем відстеження кандидатів також інтегруються з сайтами пошуку роботи та соціальними мережами, що спрощує процес розміщення вакансій.

Чому варто обирати ATS програми?

Є кілька основних причин, чому рекрутери в 2022 році хотіли б використовувати систему відстеження кандидатів на робочому місці. Ось деякі з них:

• Ведення бази даних кандидатів. У системі зберігається інформація про пошукачів та кандидатів, які можуть бути перспективами на майбутні вакансії.

• Розміщення та управління оголошеннями про вакансії на внутрішніх та зовнішніх кар'єрних сайтах організації з однієї панелі, різних сайтах з працевлаштування та професійних соціальних мережах.

• Аналітика та звітність. Звіти допомагають рекрутерам ефективно підбирати та аналізувати майбутній персонал.

• Скринінгові тести кандидатів. Допомога в сортуванні та ранжуванні кандидатів, наприклад, проведення первинного сканування кандидатів для відбору тих, хто найкраще відповідає вимогам компанії.

• Автоматизація відповідей, розсилка нагадувань про співбесіди та оповіщення людей в базі даних про нові вакансії. З цієї точки зору ATS виступає як форма управління взаємовідносинами та контактами.

• Економія часу.  Процес підбору персоналу прискорюється завдяки функції сканування резюме.

• Об'єктивність. Зменшується можливість упередженості та дискримінації в процесі найму.

Варто розуміти, що головне у використанні ATS - це економія часу не тільки рекрутерів, а й команд з підбору персоналу, які зіткнуться з можливою оцінкою десятків кандидатів. Уявіть, що кожен другий виявиться некомпетентним або не відповідатиме цінностям компанії? Це не тільки марна трата часу, а й конфлікт з рекрутером, у якого, по суті, просто не вистачило ресурсів, щоб приділити кожному з претендентів ту увагу, на яку вони заслуговують. Саме тому ATS є чудовим прикладом того, як автоматизація процесів підбору персоналу допомагає змістити фокус уваги на людей, а не на рутину.

На що слід звернути увагу при виборі ATS?

Все це звучить дуже добре - але як вибрати ATS і зрозуміти, чи потрібна вона вам взагалі? Для початку дайте відповідь на кілька запитань.

Як ви плануєте та складаєте бюджет на підбір персоналу?

Як і ким розміщуються ваші вакансії?

Як і де ви розміщуєте свої вакансії?

Як ви збираєте відгуки від кандидатів?

Як ви просуваєте кандидатів через воронку підбору персоналу від подачі заявки до прийняття на роботу?

Чи використовуєте ви питання для попереднього відбору або тести, пов'язані з кваліфікацією?

Чи працюєте ви із зовнішніми рекрутерами?

Хто входить до складу вашої команди з підбору та найму персоналу (варіюється в залежності від посади)?

Скільки етапів проходить кандидат до фінальної співбесіди?ʼ

Які дані та звітність ви використовуєте?

Ці питання можуть здатися вам занадто фундаментальними, але ми все ж радимо спочатку ознайомитися з концепціями рекрутингових воронок, команд найму, скринінгових тестів і т.д., якщо на деякі з наведених вище питань вам складно відповісти, або якщо ви не знаєте, чи є подібна практика у вашій компанії взагалі. Пам'ятайте, що ATS може частково полегшити процеси, але не побудує їх за вас.

Крім того, питання про те, залучати чи не залучати роботу з ATS в компанію, також залежить від розміру штату компанії, а також кількості рекрутерів та HR-спеціалістів, які в ній працюють. Якщо у вашій компанії працює більше 2 000 співробітників і менше 5 рекрутерів, то інструменти підтримки просто життєво необхідні. Але якщо у вас в штаті всього 20 осіб, а процеси рекрутингу та найму побудовані і розвиваються органічно, можливо, ще рано інвестувати в серйозну ATS.

Топ-7 питань, на які потрібно відповісти перед покупкою АТS

Нижче наведено перелік конкретних запитань, які слід задати собі та компанії-розробнику програмного забезпечення для вашої майбутньої АТS. Чим більше випадків може охопити система, тим більш гнучкою вона може бути для задоволення ваших потреб.

1. Чи відповідає обрана вами АТС профілю вашої компанії? Три основні категорії: малі та середні компанії, великі компанії та рекрутингові агентства. Для кожної з цих категорій є хороші рішення, але розглянемо їх окремо.
2. Чи забезпечує ATS простоту використання? Немає сенсу інвестувати в програмне забезпечення, яке ніхто не може або не буде використовувати, або яке наповнене функціями, що вам не потрібні. Шукайте інтуїтивно зрозумілий дизайн, який сподобається вашій команді з підбору персоналу.
3. Зверніть увагу на підтримку системи та перевірте, чи можна отримати доступ до неї для вирішення всіх ваших нагальних питань. Перевірте час відповіді та доступність у вашому часовому поясі. Перевірте, наскільки добре організований та детальний розділ підтримки на веб-сайті ATS.
4. Чи дозволяє ATS набирати персонал за допомогою реферальної системи або чи має можливість пропонувати/додавати власних кандидатів?
5. Який досвід кандидатів пропонує ATS? Ваша команда - не єдиний користувач системи відстеження кандидатів, ви також повинні враховувати сторону кандидата. Ви втратите цінний персонал, якщо процес подачі заявки буде незручним і нецікавим.
6. Перевірте відгуки про систему відстеження кандидатів. В Інтернеті є багато відгуків про системи відстеження кандидатів, візьміть їх до уваги. Від Trustpilot до Capterra, перевірте, що говорять інші користувачі на незалежних сайтах.
7. Найкращі варіанти ATS мають корисні інтеграції . Перевірте наявність інтеграцій з провідними і нішевими сайтами вакансій, а також інструментів пошуку, які допоможуть вам знаходити і залучати пасивних кандидатів. Налаштуйте інтеграції, щоб полегшити зв'язок з кандидатами.

Чому PeopleRecruit від PeopleForce - це зручна ATS?

ATS в PeopleForce інтегрована в модуль PeopleRecruit. Розглянемо, чому це зручне рішення для більшості типів компаній, від малого до великого бізнесу.

Простота використання. Система зрозуміла і проста у використанні, з лаконічним дизайном - вам не доведеться витрачати багато часу на те, щоб розібратися, де і що знаходиться. Також зверніть увагу, що PeopleForce локалізована на 5 мов - англійську, українську, російську, польську та іспанську. Навіть якщо ваша команда багатомовна, кожен зможе знайти зручну для себе мовну версію.

Потужна підтримка. Наш відділ по роботі з клієнтами працює над постійним поліпшенням підтримки для клієнтів, що знаходяться в різних часових поясах і з різними потребами. Система має зручний гід з анімаціями та зрозумілими екранами для зручності використання.

Розширення для парсингу. Система має розширення Google PeopleProspector, яке може сканувати необхідну інформацію з профілю та резюме кандидата за ключовими словами та полями. Отримані дані можуть бути збережені в базі кандидатів.

База даних кандидатів. База даних допомагає зберігати всю інформацію про раніше доданих і нових кандидатів, яка зберігається в окремих картках або профілях. Ви можете сортувати кандидатів за допомогою фільтрів і шукати інформацію за тегами в профілях. Це зручно при повторному пошуку або повторному наймі, щоб не витрачати час на пошук нових кандидатів. Спробуйте спочатку перевірити всі вакансії, які вже є в базі і підходять за кваліфікацією.

Розміщення вакансії відразу на декількох сайтах. Тут не потрібно багато говорити. Система сама подбає про те, щоб ви могли швидко розіслати вакансії і дочекатися відповідей.

Можливість створювати різні воронки вакансій. Якщо у вас є кілька вакансій з різними етапами процесу рекрутингу, ви можете запланувати цю різницю спочатку, створивши окремі воронки.

Додавання кар'єрного сайту компанії для розміщення додаткових вакансій. Можливість використання персонального кар'єрного сайту з усіма вакансіями та інформацією про компанію та команду з контактами - це чудовий проект, який не тільки дозволяє кандидату надіслати своє резюме, але й одразу знайомить його з приватною корпоративною культурою.

Аналітика та звітність . Звіти в режимі реального часу завжди будуть у вас під рукою, тому ви зможете в будь-який момент побачити важливі цифри - від звітів по воронці вакансій до часу, витраченого на рекрутинг.

Якщо вас зацікавив продукт PeopleRecruit, замовте демо-версію для вашої компанії у наших експертів. Загалом, ми бажаємо вам знайти ATS, яка відповідатиме щоденним викликам вашої організації, буде зручною у використанні для вашої команди та допоможе вам досягти нових цілей у сфері рекрутингу та найму.