Sistema de seguimiento de candidatos (ATS)

El sistema de seguimiento de candidatos (Software ATS) se emplea para cubrir las necesidades de contratación de forma electrónica y más optimizada. Las ventajas de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos consisten en que se pueden almacenar y consultar en línea. Existen varios Sistemas de Seguimiento de Candidatos para PYMES o grandes empresas, dependiendo de las necesidades del negocio y de la funcionalidad implementada, un software de seguimiento de candidatos puede ser gratuito, de código abierto, vendido como software independiente o como software como servicio (SaaS) por suscripción.

Inicialmente, los sistemas de seguimiento de candidatos eran utilizados únicamente por las grandes empresas, las cuales tenían que gestionar miles de solicitudes de empleo a la semana. No obstante, esta herramienta resultó ser eficaz para empresas de todo tipo y tamaño, por lo que ahora casi el 95% de las empresas de la lista Fortune 500 utilizan con éxito estos sistemas para gestionar y agilizar su contratación.

Los Sistemas de Seguimiento de Candidatos (Software ATS) son muy parecidos a los sistemas de Gestión de Relaciones con el Cliente (Customer Relationship Management, CRM), sin embargo, tienen características específicas, relacionadas con el seguimiento del proceso de contratación. Los Sistemas de Seguimiento de Candidatos integrales, como PeopleForce, mantienen una base de datos detallada de los candidatos, incluidos sus CV y datos personales, la gestión del proceso de contratación con la posibilidad de asignar a las personas responsables, de hacer el seguimiento de todo el proceso, de enviar notificaciones automatizadas, de aceptar firmas electrónicas y de controlar de manera detallada el acceso a la información sensible.

¿Por qué emplear un Sistema de Seguimiento de Candidatos?

Enterarse de las oportunidades de empleo que existen y solicitar un puesto de trabajo ahora es mucho más sencillo en todo el mundo. Los gerentes encargados de la contratación reciben y examinan una media de 250 solicitudes por vacante, según informa Inc. De estas, sólo 4-6 candidatos serán invitados a una entrevista. ¿Se imagina cuánto tiempo y esfuerzo dedican los reclutadores a buscar entre todas las solicitudes, revisar y seleccionar las más relevantes, para luego enviar comentarios tanto negativos como positivos a los candidatos? Es aquí donde un Software ATS se presenta como una solución de alta tecnología para gerentes de recursos humanos y reclutadores.

Los Sistemas ATS más robustos ofrecen la funcionalidad de organizar y guardar los CV y todos los datos personales de los solicitantes para más adelante. Esto les facilita a los reclutadores referir a postulantes anteriores en caso de que se libere una nueva vacante o un puesto diferente. Si un reclutador le ha contactado meses más tarde, es probable que utilice un buen software ATS. Estos sistemas conservan los datos de las solicitudes y de los candidatos, incluso después de que se haya cerrado la vacante.

Consejos para los candidatos que apliquen a través de un Sistema de seguimiento de candidatos

Si ve un formulario en línea para solicitar empleo, lo más probable es que el sistema de seguimiento de candidatos maneje tu información. Por ello, a continuación dejamos varios consejos para que los candidatos realicen una solicitud de empleo exitosa.

• Utilice las palabras clave adecuadas. A menudo, los sistemas de seguimiento de candidatos filtran las solicitudes por palabras clave, así que es importante  asegurarse de que su currículum contiene palabras clave relacionadas con los requisitos de la vacante. Preste atención al puesto al que se postule e incluya las palabras exactas, utilizadas en la descripción del trabajo. Por ejemplo, si el puesto requiere Microsoft Word, no escriba Microsoft Office en el CV, sin duda los humanos lo entenderán, pero el sistema automatizado puede que no.

• Manténgase atento y siga las instrucciones cuidadosamente. Si piden que envíe el CV en formato .doc, no lo suba en .pdf. Incluya todos los archivos que le pidan, por ejemplo, no sólo el CV, sino también la carta de presentación, las referencias, las pruebas, etc. No es una tarea difícil, sólo tienes que leer atentamente todas las instrucciones, antes de enviar tu solicitud.

• Evite poner información importante en el encabezado o en el pie de página. Puede que muchos sistemas de seguimiento de candidatos no sean capaces de analizar correctamente los detalles en el encabezado o el pie de página del documento. En este caso, puede proteger su CV simplemente poniendo toda la información importante, especialmente la información de contacto, en el cuerpo principal del CV.

• Evite las imágenes y los gráficos extravagantes. Las imágenes, tablas y gráficos en el CV pueden parecer bonitos y creativos, pero un Software ATS puede estropearlos u omitirlos. En ese caso, se arriesga a perderse en el sistema solo por tener un CV bonito. Establezca sus prioridades y mantenga el diseño del CV para los puestos a los que se presente manualmente por correo electrónico.

Sin embargo, debemos admitir que el Sistema de Seguimiento de Candidatos de PeopleForce analiza todos los datos del CV correctamente y deja espacio para la introducción manual de la información. Así que estos consejos son aplicables para Sistemas de Seguimiento de Candidatos que no sean PeopleForce ☺