Чому матриця 9 boxes залишається топовим інструментом для управління талантами?

У роботі не завжди варто керуватися складними методиками, а під час оцінки ефективності співробітника іноді не вистачає часу на розробку опитувальників або багатоступінчастих тестів, у яких бере участь кілька сторін. Так роботодавці кожного разу повертаються до матриці 9 boxes - інструмент управління талантами, про який ми вже писали в блозі раніше - матриця дозволяє в дуже короткі терміни оцінити потенціал і ефективність кадрів.

Ми радимо вам для початку вивчити, які переваги дає даний інструмент управління, і на що з її допомогою можна звернути увагу вже зараз, розділивши персонал на категорії.

Переваги матриці 9 boxes 

1. Вона проста і дійсно працює

Принадність засобу в простоті та зручності використання. Після невеликого пояснення менеджери без праці розбираються, як оцінити підлеглих. Метод допомагає подолати багато поширених помилок, коли справа доходить до оцінки талантів, в тому числі:

• акцент на поточні досягнення без оцінки попередніх
• відсутність виразних критеріїв оцінювання
• підрахунок виключно успіхів, без оцінки бажання розвиватися

2. Вона займає мало часу

Загалом, Вам тільки потрібно сплатити час, витрачений менеджерами на оцінку. З урахуванням того, що метод простий для розуміння, і менеджер може швидко виставити оцінки, побудова матриці майже нічого не буде вам коштувати, на відміну від найму дорогих фасилітаторів дискусії, модераторів обговорення або витрат на центр оцінювання.

3. Вона слугує аргументом в дискусіях

І початком діалогу. Складно зрозуміти, як виразно і об'єктивно оцінити своїх підлеглих, коли справа стосується питань про розвиток всередині команди або підвищення зарплати. А з наявністю матриці завжди можна базуватися на оцінці та аргументувати співробітнику своє рішення більш професійно, виходячи з його показників.

4. Вона більш об’єктивна, чим усе, що Ви робили до цього

Навіть якщо Ви до кінця не розумієте, як оцінити ефективність або потенціал, матриця 9 boxes дає Вам можливість більш точно їх описати, прийти до спільної думки за цими критеріями і в результаті підвищити об'єктивність оцінки.

5. Вона адаптується під Вашу політику

Якщо Ви відчуваєте, що однієї думки керівника не цілком достатньо, і хотілося б почути думку іншого менеджера або самого співробітника, залучайте їх в процес оцінювання. Порівняти оцінки співробітника і менеджера може бути складно, тому рекомендуємо Вам використовувати спеціальні HRM-програми, які вираховуватимуть ці показники за Вас - і автоматично побудують порівняльні таблиці.

Але у методу є і неочевидні плюси - за допомогою результатів оцінки можна пропрацювати, так званих, « блокувальників » розвитку компанії. Хто ж це, і що з ними робити?

Що таке «тупикові категорії талантів», і як з ними працювати? 

Розглядаючи інструмент управління - матрицю талантів, Ви можете помітити, що деякі категорії талантів потрапляють у зону підвищеної уваги. Наприклад, гравці в зоні ризику в категорії 3С . Але є і ті «тупикові» категорії, які не очевидні для HR-фахівців, а на ділі можуть призвести до блокування деяких важливих функцій команди. Наприклад, через небажання одного керівника розвиватися, можуть страждати його лінійні підлеглі. Як визначити таких «блокувальників», і що потрібно робити, якщо стикаєшся з труднощами в роботі та розвитку співробітників на ключових посадах? Давайте розглянемо.

Високоефективні виконавці без високого потенціалу

Бути високоефективним на роботі не означає завжди демонструвати високий потенціал. У деяких випадках люди, які потрапляють в категорії 2А або 3А з хорошими показниками виконання завдань, але середнім або низьким потенціалом, не обов'язково є проблемою в ланцюжку талантів. Однак необхідно враховувати займану ними позицію.

Якщо це ключова посада, яка має на увазі розвиток навичок підлеглих, люди з низьким потенціалом не зможуть повною мірою скористатися перевагами позиції. У їх число входять цінності компанії, адже ключовий гравець, по суті, є тим, хто транслює дані цінності підлеглим. Такі категорії талантів можуть стати серйозною проблемою для компанії, якщо не стануть реалізовувати свій потенціал і не дадуть розвиватися іншим.

Що можна запропонувати:

• коучинг;
• відкритий діалог, із розглядом уподобань та інтересів цих людей;
• обговорення варіантів для перекладу на іншу позицію, якщо поточна не задовольняє цілі людини, його потреби та очікуванням.

Будьте відкриті та відверті з людиною щодо того, який її нинішній стан має забезпечувати унікальні можливості для команди підлеглих, а не блокувати їх бажання і таланти.

Середні виконавці або ядро команди

Ця категорія також залежить від того, які посади залучені. Середньостатистичні виконавці, що займають ключові посади, не реалізують свій вплив найкращим чином. У кінцевому підсумку організація змушена буде віддати провідні позиції тим, хто показує високий рівень роботи та залучення.

У разі, якщо у людини високий потенціал, але середня ефективність виконання завдань, ми повинні використовувати, розвивати підхід. При цьому, він повинен бути спрямований на навчання, щоб запропонувати вирішення більш складних завдань і навчитися з ними справлятися. Курси підвищення кваліфікації, тренінги, семінари - усе це підходить для вирішення проблеми.

Організації стикаються з найбільшою проблемою з блокувальниками в категоріях 2B і 2С із середніми показниками. Люди в цих групах відповідають очікуванням організації, але, на жаль, на даному етапі їх не можна запропонувати на ключові позиції (або якщо вони вже займають високе положення в команді, з ними потрібно терміново працювати).

Що можна запропонувати:

• обговорити кар'єру - важливий перший крок у визначенні плану дій в цих індивідуальних випадках. Керівники повинні розкрити кар'єрні плани, інтереси та переваги людини і обговорити потенціал інших посад, які можуть відповідати їх сильним сторонам;
• визначити потенційну роль у команді;
• дати можливість плавного переходу з спрощеними внутрішніми співбесідами, збереженням пільг і т.д. Це допоможе підвищити залученість - людина на власному прикладі відчує важливість цінностей компанії, увагу і з часом, під час подальшого розвитку потенціалу може стати справжнім адвокатом бренду.

Як визначити блокувальника серед низькоефективних?

Слабкі категорії талантів в компанії, за якими потрібно доглядати, матрицею 9 boxes визначаються як категорії 3B і 3C . Це люди з середньою або низькою ефективністю виконання завдань і стабільно низьким потенціалом. Чи є такі категорії справжніми блокувальниками розвитку команди, потрібно розглядати окремо.

Якщо людина, яка раніше приносила великий вклад у команду, але тепер із різних причин (зазвичай, через зміни у структурі команди або зміни її функцій) показує низький результат, він є блокувальником. При цьому, є два шляхи вирішення проблеми:

• розвинути нові якості гравця / підвищити його кваліфікацію, грубо кажучи, підвищити фаховий рівень і вибрати для нього іншу роль, на якій він не буде блокувати роботу команди
• розглянути завершення співпраці

Якщо ж людина вже тривалий час знаходиться на посаді, але не показує явних результатів, а його історія роботи в компанії не містить вагомих здобутків, швидше за все, це не блокувальник, але просто слабкий гравець. В даному випадку розглядається завершення співпраці або в окремих випадках - переведення на іншу позицію для надання другого шансу.

З чим потрібно бути обережним, використовуючи 9 boxes в якості прийняття рішень під час Performance Review?

Матриця 9 boxes відмінно сумісна саме з оцінкою ефективності співробітника на Performance Review, тому що її легко можна включити в загальний процес оцінки і, крім компетенцій, прояснити ситуацію з потенціалом і загальною ефективністю на робочому місці з точки зору співробітника і його лінійного керівника. Так метод перформанс рев'ю стає більш комплексним, повноцінним, дає більше можливостей для обговорень кар'єрного розвитку. Ще важлива деталь - набагато легше проводити всі оцінки в один період часу, щоб не відволікати боку оцінки кілька разів. Тому інструмент управління 9 boxes часто підключають до оцінок 180 і 360 градусів, особливо якщо вони автоматизовані , і система може побудувати матрицю самостійно.

Але, оцінюючи співробітника по матриці 9 boxes, потрібно бути обережним і пам'ятати про те, що:

1. Існує проблема суб'єктивізму

HR-менеджери і керівники - теж люди. Під час побудови матриці вони можуть керуватися дуже суб'єктивною позицією, помилитися в оцінці, недорахувати певні індивідуальні особливості виконання завдань, навантаження, досягнення. Саме тому метод 9 boxes страждає від суб'єктивного підходу і його не можна вважати істиною в останній інстанції - це тільки інструмент, який дозволяє почати діалог.

2. Метод не завжди підходить для порівняння співробітників на одній позиції

Матриця може розглядатися як серйозний аргумент під час вирішення спірних моментів, якщо спочатку для оцінки були зібрані дані про співробітників. Але уявімо, що необхідно “просунути” по кар'єрних сходах одного з двох колег, і другий працює віддалено, на інший локації або ж останнім часом був зайнятий одним проектом і не може похвалитися серйозними досягненнями в усіх напрямках. У такому випадку порівнювати людей не можна, і матриця втрачає свою ефективність.

3. Є труднощі з кількісними замірами потенциалу

Багато фахівців із персоналу, що використовують цей інструмент, задаються питанням, як об'єктивно оцінити потенціал? Стійкість до вирішення проблемних ситуацій? Стабільна мотивація? Потрібно звертати увагу на майбутнє, пов'язане з конкретним співробітником. Чи володіє він компетенціями, необхідними Вам? Можливо, хоче їх розвивати? А чи змінює він бізнес? Які потреби та цілі буде реалізовувати? Але навіть у цьому випадку відповіді можуть бути занадто розмитими для оцінки.

4. Присутнє навішування ярликів

Ярлик, закріплений за співробітником у результаті оцінки, може закріпитися. Якщо це накладається на суб'єктивізм через первинних вражень від людини - особливо, новачка, ніякі дані про продуктивність не допоможуть. Навіть якщо показники будуть поліпшуватися, керівництво все одно заочно може вважати когось більш слабким гравцем.

Так матриця починає негативно впливати на зв'язок і комунікацію всередині компанії. Але куди гірше позитивні ярлики - від високопродуктивних гравців постійно вимагатимуть високих результатів, що не може не вплинути на вигорання.

5. Процес стресовий для всіх учасників

Найнеприємніше у цьому всьому - те, що процес оцінки може бути досить стресовим як для менеджера, якому необхідно врахувати усю інформацію, так і для співробітників. Щоб уникнути стресу, результати краще обговорити безпосередньо та пропрацювати кожну ситуацію, підкріпити її фактами про ефективність.

Про що в цілому потрібно пам'ятати, якщо ви зібралися використовувати інструмент управління матрицю 9 boxes?

• зібрати якомога більше інформації про роботу і залученість співробітника перед оцінкою
• намагатися розділити професійну та особисту сфери
• обговорити зі співробітником результати та пропрацювати «тупикові» зони
• намітити цілі на наступний період, якщо метод використовується під час Performance Review
• аргументувати оцінку і категорію фактами, якщо метод використовується під час вирішення кар'єрних або зарплатних зміни.

Незважаючи на всі "пастки" суб'єктивних думок, матриця 9 boxes залишається ефективним інструментом для швидкої і простий оцінки роботи команди, таким зрізом, який здатний відобразити можливі проблеми колективу і підказати рішення. Однак, якщо ви вирішили використовувати метод, і хочете уникнути можливих похибок, використовуйте автоматичну побудову матриці в Performance Review по методам 180 і 360 градусів. Щоб дізнатися, як це відбувається на практиці з живими прикладами, бронюйте безкоштовну демо-презентацію у наших фахівців.