Почему матрица 9 boxes остается топовым инструментом для управления талантами в 2021 году?

В работе не всегда стоит руководствоваться сложными методиками, а при оценке эффективности сотрудника иногда не хватает времени на разработку опросников или многоступенчатые тесты, в которых участвует несколько сторон. Так работодатели раз за разом возвращаются к матрице 9 boxes - инструмент управления талантами , про который мы уже писали в блоге ранее – матрица позволяет в очень краткие сроки оценить потенциал и эффективность кадров.

Мы советуем вам для начала изучить, какие преимущества дает этот инструмент управления, и на что с её помощью можно обратить внимание уже сейчас, разделив персонал на категории.

Преимущества матрицы 9 boxes 

1. Он прост и действительно работает

Прелесть средства в простоте и удобстве использования. После небольшого объяснения менеджеры без труда разбираются, как оценить подчиненных. Метод помогает преодолеть многие из распространенных ошибок, когда дело доходит до оценки талантов, в том числе:

• упор на текущие достижения без оценки предыдущих;
• отсутствие внятных критериев оценивания;
• подсчет исключительно успехов, без оценки желания развиваться.

2. Он мало затратен

В целом, вам только нужно оплатить время, потраченное менеджерами на оценку. С учетом того, что метод прост для понимания, и менеджер может быстро проставить оценки, построение матрицы практически ничего не будет вам стоить, в отличие от найма дорогих фасилитаторов дискуссии, модераторов обсуждения или затрат на оценочный центр.

3. Он служит аргументом в спорах

И началом диалога. Сложно понять, как внятно и объективно оценить своих подчиненных, когда дело касается вопросов о развитии внутри команды или повышения зарплаты. А с наличием матрицы всегда можно основываться на оценке и аргументировать сотруднику свое решение более профессионально, исходя из его показателей.

4. Он более объективен, чем все, что вы делали до этого

Даже если вы до конца не понимаете, как оценить эффективность или потенциал, матрица 9 boxes дает вам возможность более точно их описать, прийти к общему мнению по этим критериям и в результате повысить объективность оценки.

5. Он может адаптироваться под вашу политику

Если вы чувствуете, что одного мнения руководителя не вполне достаточно, и хотелось бы услышать мнение другого менеджера или самого сотрудника, вовлекайте их в процесс оценивания. Сравнить оценки сотрудника и менеджера может быть сложно, поэтому рекомендуем вам использовать специальные HRM-программы, которые посчитают эти показатели за вас – и автоматически построят сравнительные таблицы.

Но у метода есть и неочевидные плюсы – с помощью результатов оценки можно проработать так называемых «блокировщиков» развития компании. Кто же это, и что с ними делать?

Что такое «тупиковые категории талантов», и как с ними работать? 

Рассматривая матрицу талантов, вы можете заметить, что некоторые категории талантов попадают в зону повышенного внимания. Например, игроки в зоне риска в категории 3С. Но есть и те «тупиковые» категории, которые не очевидны для HR-специалистов, а на деле могут привести к блокировке некоторых важных функций команды. Например, из-за нежелания одного руководителя развиваться, могут страдать его линейные подчиненные. Как определить таких «блокировщиков», и что нужно делать, если сталкиваешься со сложностями в работе и развитии сотрудников на ключевых должностях? Давайте рассмотрим.

Высокоэффективные исполнители без высокого потенциала

Быть высокоэффективным на работе не значит всегда демонстрировать высокий потенциал. И в некоторых случаях люди, которые попадают в категории 2А или 3А с хорошими показателями выполнения задач, но средним или низким потенциалом, не обязательно являются проблемой в цепочке талантов. Однако необходимо учитывать занимаемую ими позицию.

Если это ключевая должность, которая подразумевает развитие навыков подчиненных, люди с низким потенциалом не смогут в полной мере воспользоваться преимуществами позиции. В их число входят ценности компании, ведь ключевой игрок, по сути, является тем, кто транслирует эти ценности подчиненным. Такие категории талантов могут стать серьезной проблемой для компании, если не станут реализовывать свой потенциал и не дадут развиваться другим.

Что можно предложить:

• коучинг;
• открытый диалог, с рассмотрением предпочтений и интересов этих людей;
• обсуждение вариантов для перевода на другую позицию, если текущая не удовлетворяет целям человека, его потребностям и ожиданиям.

Будьте открыты и откровенны с человеком в отношении того, что его нынешнее положение должно обеспечивать уникальные возможности для команды подчиненных, а не блокировать их желания и таланты.

Средние исполнители или ядро команды

Эта категория также зависима от того, какие должности вовлечены. Среднестатистические исполнители, занимающие ключевые должности, точно так же не реализуют своё влияние в полной мере. В конечном итоге организация вынуждена будет отдать ведущие позиции тем, кто показывает высокий уровень работы и вовлеченности.

В случае, если у человека высокий потенциал, но средняя эффективность выполнения задач, мы должны использовать развивающий подход. При этом, он должен быть направлен на обучение, чтобы предложить решить более сложные задачи и научить с ними справляться. Курсы повышения квалификации, тренинги, семинары – все это подходит для решения проблемы.

Организации сталкиваются с наибольшей проблемой с блокировщиками в категориях 2B и 2С со средними показателями. Люди в этих группах соответствуют ожиданиям организации, но, к сожалению, на данном этапе их нельзя предложить на ключевые позиции (либо если они уже занимают высокое положение в команде, с ними нужно срочно работать).

Что можно предложить:

• обсудить карьеру – важный первый шаг в определении плана действий в этих индивидуальных случаях. Руководители должны раскрыть карьерные планы, интересы и предпочтения человека и обсудить потенциал других должностей, которые могут соответствовать их сильным сторонам.
• определить потенциальную роль в команде
• дать возможность плавного перехода с упрощенными внутренними собеседованиями, сохранением льгот и т.д. Это поможет повысить вовлеченность – человек на собственном примере почувствует важность ценностей компании, внимание и со временем и при дальнейшем развитии потенциала может стать настоящим адвокатом бренда

Как определить блокировщика среди низкоэффективных?

Слабые категории талантов в компании, за которыми нужно присматривать, по матрице 9 boxes определяются как категории 3B и 3C . Это люди со средней или низкой эффективностью выполнения задач и стабильно низким потенциалом. Являются ли такие категории настоящими блокировщиками развития команды, нужно рассматривать отдельно.

Если человек, который раньше вносил большой вклад в команду, но теперь по разным причинам (в основном, из-за изменений в структуре команды или перемены ее функций) показывает низкий результат, он является блокировщиком. При этом, есть два пути решения проблемы :

• развить новые качества игрока / повысить его квалификацию, грубо говоря, обновить знания и выбрать для него другую роль, на которой он не будет блокировать работу команды
• рассмотреть завершение сотрудничества

Если же человек уже продолжительное время находится на должности, но не показывает явных результатов, и его история работы в компании не содержит весомых достижений, скорее всего, это не блокировщик, но просто слабый игрок. В данном случае рассматривается завершение сотрудничества или в отдельных случаях – перевод на другую позицию для второго шанса.

С чем нужно быть осторожным, используя инструмент управления 9 boxes в качестве принятия решений при Performance Review?

Матрица 9 boxes отлично совместима именно с оценкой эффективности сотрудника на Performance Review, потому что ее легко можно включить в общий процесс оценки и, помимо компетенций, прояснить ситуацию с потенциалом и общей эффективностью на рабочем месте с точки зрения сотрудника и его линейного руководителя. Так метод перформанс ревью становится более комплексным, полноценным, дает больше возможностей для обсуждений карьерного развития. Еще важная деталь - намного легче проводить все оценки в один период времени, чтобы не отвлекать стороны оценки несколько раз. Поэтому 9 boxes часто подключают к оценкам 180 и 360 градусов , особенно если они автоматизированы, и система может построить матрицу самостоятельно.

Но, оценивая сотрудника по матрице 9 boxes, нужно быть осторожным и помнить о том, что:

1. Существует проблема субъективизма

HR-менеджеры и руководители – тоже люди. При построении инструмента управления талантами они могут руководствоваться очень субъективной позицией, ошибиться в оценке, недоучесть некоторые индивидуальные особенности выполнения задач, нагрузку, достижения.  Именно поэтому метод 9 boxes страдает от субъективного подхода и его нельзя считать истиной в последней инстанции – это только инструмент, который позволяет начать диалог.

2. Метод не всегда подходит для сравнения сотрудников на одной позиции

Матрица может рассматриваться как серьезный аргумент при решении спорных моментов, если изначально для оценки были собраны данные о сотрудниках. Но представим, что необходимо продвинуть по карьерной лестнице одного из двух коллег, и второй работает удаленно, на другой локации или же последнее время был занят одним проектом и не может похвастаться серьезными достижениями по всем фронтам. В таком случае сравнивать людей нельзя, и матрица теряет свою эффективность.

3. Есть трудности с количественным измерением потенциала

Многие специалисты по персоналу, использующие этот инструмент, задаются вопросом, как объективно оценить потенциал? Устойчивость к решению проблемных ситуаций? Стабильная мотивация? Нужно обращать внимание на будущее, связанное с конкретным сотрудником. Владеет ли он компетенциями, необходимыми нам? Хочет ли их развивать? Меняет ли он бизнес? Какие потребности и цели будет реализовывать? Но даже в этом случае ответы могут быть слишком размытыми для оценки.

4. Присутствует навешивание ярлыков

Ярлык, закрепленный за сотрудником в результате оценки, может закрепиться. И если это накладывается на субъективизм из-за первичных впечатлений от человека – особенно, новичка, никакие данные о производительности не помогут. Даже если показатели будут улучшаться, руководство все равно заочно может считать кого-то более слабым игроком. Так инструмент управления начинает негативно влиять на связи и коммуникацию внутри компании. Но куда хуже позитивные ярлыки – от высокопроизводительных игроков постоянно будут требовать высоких результатов, что не может не повлиять на выгорание.

5. Процесс стрессовый для всех участников

Самое неприятное в этом всём – то, что применение процесс оценки может быть довольно стрессовым как для менеджера, кому необходимо учесть всю информацию, так и для сотрудников. Чтобы избежать стресса, результаты лучше обсудить напрямую и проработать каждую ситуацию, подкрепляя её фактами об эффективности.

О чем в целом нужно помнить, если вы собрались использовать инструмент управления - матрицу 9 boxes?

• собрать как можно больше информации о работе и вовлеченности сотрудника перед оценкой
• постараться разделить профессиональную и личную сферы
• обсудить с сотрудником результаты и проработать «тупиковые» зоны
• наметить цели на следующий период, если метод используется при Performance Review
• аргументировать оценку и категорию фактами, если метод используется при решении о карьерных или зарплатных изменениях.

Несмотря на все “ловушки” субъективных мнений, такой инструмент управления талантами, как матрица 9 boxes остается эффективным инструментом для быстрой и простой оценки работы команды, таким срезом, который способен отобразить возможные проблемы коллектива и подсказать решение. Однако, если вы решили использовать метод, и хотите избежать возможных погрешностей, используйте автоматическое построение матрицы в Performance Review по методам 180 и 360 градусов . Чтобы узнать, как это происходит на практике с живыми примерами, бронируйте бесплатную демо-презентацию у наших специалистов.