Метод матрицы 9 boxes: растим сильную команду и оцениваем риски

Успешное планирование бизнеса во многом зависит от процесса выявления как эффективных и верных сотрудников компании – ядра команды, так и будущих лидеров, способных уже сейчас переходить на новый уровень. Если наладить этот процесс правильно, он станет мощным инструментом, который поможет оценить, все ли таланты в компании находятся на своем месте. Так HR-ам и руководителям с 9 boxes будет проще узнать, кому необходима поддержка, и кто находится в зоне риска из-за несовпадения потенциала с текущими задачами, из-за выгорания или по другим причинам, в которых важно разобраться.

Тут и возникает вопрос, как быстро и без лишних затрат выявить лидеров, оценить состояние коллектива и увидеть возможные риски и выгорание? Использование матрицы 9 boxes – отличный способ посмотреть, кто из членов команды демонстрирует высокую производительность (эффективность на рабочем месте) и потенциал к росту, и кому требуется помощь и составление нового плана развития.

9 boxes: как это работает. Оценка по потенциалу и эффективности

Матрица или таблица 9 boxes – это матричный инструмент, который используется для оценки кадров компании на основе двух факторов. Чаще всего – эффективности и потенциала. Обычно по горизонтальной оси оценивается эффективность, измеряемая по результатам анализа производительности сотрудника за определенный период. По вертикальной оси измеряется «потенциал», обозначающий желание и возможности к росту и развитию на своей позиции и внутри компании.

Нижняя левая часть таблицы отражает низкую эффективность с низким потенциалом роста, а верхняя правая часть – высокую производительность и высокий потенциал.

Этапы построения матрицы 9 boxes

1) Составить список тех, кого будем оценивать

Первый шаг в любом рабочем цикле оценки – составить список тех сотрудников, которые будут оцениваться. Это может сделать руководитель, при желании совместно с HR-менеджером, чтобы убедиться, что охвачены все сотрудники, которых необходимо расставить по ячейкам и отследить эффективность и потенциал.

2) Оценить сотрудников

Для упрощения составления матрицы, все критерии оценки можно свести к показателям «Низко», «Средне» и «Высоко».

Если вы сразу не можете определиться, к какому из них отнести потенциал и эффективность сотрудника, воспользуйтесь шкалой Лайкерта – например, от 1 до 5. Допустим, что 1-2 – это низкий показатель эффективности и потенциала, 3 – средний, а 4-5 – высокий.

Проставьте в списке напротив каждого специалиста оценку. Так вам будет проще определиться, где низкий, средний или высокий показатель проявляется.

Если у вас нет специализированной системы, которая сможет провести оценку и составить матрицу 9 boxes автоматически, перед выставлением оценок убедитесь, что:

• Для эффективности (производительности) – собрали и рассмотрели все показатели по сотрудникам за период, включая закрытые ими задачи и достигнутые цели.
• Для потенциала – общались с сотрудниками, встречались с ними на 1-on-1 встречах, интересовались их успехами и можете дать объективную оценку.

В результате ваш список дополнится визуальным отображением по положительным, средним и негативным оценкам. Можете присвоить им определенный цвет.

3) Проанализировать результаты

Допустим, что у Сотрудника N стоят единицы по эффективности и потенциалу. Это значит, что по обоим показателям он демонстрирует низкий уровень. Для наочности пропишите сотруднику N в следующей графе

Низкая эффективность / Низкий потенциал

Аналогичным образом пропишите каждому сотруднику его показатели.

У вас получится разбить сотрудников по 9 блокам. Это и есть ваша матрица. Для визуального отображения можете составить таблицу и внести сотрудников в разные блоки. По методу 9 boxes сотрудник с Высоким потенциалом / Высокой эффективностью попадает в категорию 1А. А наш пример, сотрудник N, расположится в блоке 3С. Воспользуйтесь подсказками в следующем разделе, чтобы правильно соотнести сотрудников с местами в таблице.

Различные типы сотрудников, которые определяет матрица 

• 1A. Высокий потенциал / Высокая эффективность – Будущий лидер / Лидер / Звезда. Люди, которые полностью справляются с текущей ролью и готовы к следующим вызовам и достижениям.
• 1B. Высокий потенциал / Средняя эффективность – Потенциальная звезда / Потенциальный лидер / Высокий потенциал. Ценный член команды, у которого есть возможности для совершенствования, которому необходимо постепенно ставить перед собой задачу добиться большего.
• 1C. Высокий потенциал / Низкая эффективность – Проблемный гений / Потенциально ценный. Сотрудники, которых необходимо обучать, чтобы развивать уверенность и повышать мотивацию.
• 2A. Средний потенциал / Высокая эффективность – Высокопроизводительный / Превосходящий ожидания. Следует направлять для продвижения по службе после развития определенных навыков.
• 2B. Средний потенциал / Средняя эффективность – Основной сотрудник / Основа команды / Ядро команды. Сотрудник, который постоянно оправдывает ожидания. Возможно, есть потенциал для увеличения ответственности за счёт плана развития.
• 2C. Средний потенциал / низкая эффективность – Непостоянные игроки / В зоне особого внимания. Сотрудники, попавшие в эту ячейку, демонстрируют некоторый потенциал, но им мешает низкая производительность. Здесь в центре внимания должно быть развитие навыков или план повышения эффективности.
• 3A. Низкий потенциал / высокая эффективность – Надежный сотрудник / Надежный исполнитель / На своем месте. Маловероятно, что эти сотрудники перейдут на более высокую должность, но тем не менее это сильные исполнители. Этим людям может потребоваться стимул, чтобы оставаться вовлеченными.
• 3B. Низкий потенциал / средняя производительность – Рядовой исполнитель / Рядовой сотрудник / В зоне особого внимания. Это стабильные игроки, которые, тем не менее, должны оставаться под наблюдением со стороны руководителя и HR-менеджера. Необходимо обсудить планы развития и возможное выгорание.
• 3C. Низкий потенциал / низкая эффективность – Неэффективный сотрудник / В зоне риска. Человек, просто не оправдывает ожиданий. Возможно, требуется повысить квалификацию или перевести его на другую роль. В некоторых случаях прекращение сотрудничества может быть единственным выходом.

Как принимать решения и инвестировать в сотрудников, используя 9 boxes? 

Вот у вас уже есть таблица матрицы, и вы видите перед собой сотрудников, разбитых по различным ячейкам. Теперь необходимо принимать решение, в развитие, обучение и дальнейшее продвижение кого нужно инвестировать в первую очередь, чтобы добиться роста лидеров внутри команды – нашей первоначальной задачи. Это может быть сложно, если вы недооцениваете некоторые роли.

Поэтому руководители иногда используют такой метод. Представьте, что у вас есть $100, и вы должны разделить их так, чтобы профинансировать рост всех сотрудников. Как вы разделите их с учетом, что неэффективные сотрудники, которые занимают левый нижний угол, тоже должны получить свою долю, в то время как звезд в правом верхнем углу нужно оценить по достоинству. Показываем на таблице ниже.

Такое распределение имеет смысл с точки зрения ресурсов и стратегии – вы хотите инвестировать в сотрудников, которые обеспечивают наибольшую отдачу. Инвестирование в неэффективных и мало заинтересованных сотрудников отнимает ресурсы у тех, кто хочет достичь большего.

9 boxes в оценке по методу Performance Review 

Матрица может быть использована в циклах оценки Performance Review как часть оценивания сотрудника за определенный период. При этом, если вы проводите регулярное оценивание штата, логично включать оценку потенциала и эффективности в каждый цикл, чтобы отслеживать прогресс коллег.

Если вы проводите Performance Review и готовитесь к общению с сотрудником, воспользуйтесь следующими подсказками. Ответив на вопросы, сможете помочь себе в планировании задач для сотрудника.

• В чём сотрудник может стать лучше?
• Каковы его следующие шаги?
• В какой сфере этому человеку нужно развиваться?
• В случае неудовлетворительных результатов, связаны ли они с организационными обстоятельствами или целиком зависят от сотрудника?
• Ожидаем ли мы, что этот сотрудник сможет стать преемником своего менеджера через несколько лет?
• В какой ячейке матрицы должен быть этот человек в следующем году?
• Какие навыки ему необходимо развить?
• Если данный сотрудник имеет право на повышение по службе, можем ли мы предложить ему следующий шаг, и каким он будет?

Кстати, насчет сравнительных таблиц. Метод 9 boxes может быть добавлен при оценке 180 градусов. В таком случае сотрудник оценивает свои потенциал и эффективность, а затем эти же показатели оценивает его линейный руководитель.  В результаты получается дополнительная аналитика, которую стоит использовать при принятии решений по сотруднику. Отлично, если вы сможете провести оценку с использованием 9 boxes автоматически.

Матрица 9 boxes в PeopleForce

• Система составит таблицу, покажет развернутую аналитику по сотрудникам и соотнесет их с ячейками матрицы, основываясь на средних показателях между оценкой менеджера и самооценкой.
• В режиме реального времени вы сразу сможете посмотреть, кто из сотрудников в какую категорию попал.

Матрица 9 boxes в PeopleForce

• У вас будет возможность отследить прогресс сотрудников – все результаты сохраняются в системе.
• С каждым сотрудником, а особенно с теми, кто находится в зонах риска, можно автоматически запланировать встречу 1-on-1 после оценивания, чтобы обсудить результаты, в том числе по потенциалу и эффективности.

FAQ по статье:

Что такое 9 boxes?

Инструмент управления талантами в команде, по результатам оценки которого сотрудники делятся на девять групп в зависимости от их производительности (эффективности) и потенциала.

Как создать матрицу 9 boxes?

Выполнить три шага: создать список сотрудников, выбрать критерии оценки и шкалу, оценить потенциал и эффективность.

Для чего можно использовать метод?

В качестве аргумента при принятии решений о повышении, изменении компенсаций (инвестировании), основы для роста лидеров и контроля за слабыми и сильными сторонами сотрудников, департаментов и компании в целом.