Uprość śledzenie obecności i czasu pracy dzięki PeopleForce

Śledzenie obecności to proces dokładnego rejestrowania i monitorowania godzin przepracowanych przez pracowników w firmie. Obejmuje ono kontrolę godzin pomiędzy wejściem i wyjściem pracownika z miejsca pracy, a także wszelkich przepracowanych nadgodzin oraz czasu nieprzepracowanego z powodu nieobecności lub innych przyczyn. Prowadzenie dokładnej ewidencji obecności jest niezbędne do prawidłowego przetwarzania listy płac i zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy.

Od teraz na naszej platformie HR możesz śledzić godziny pracy pracowników i nadgodziny oraz zarządzać polityką obecności. Czytaj dalej i poznaj lepiej naszą nową funkcję, aby móc skonfigurować ją zgodnie z przepisami obowiązującymi w Twoim kraju.

Ważne! Funkcja śledzenia obecności jest obecnie w wersji beta. Jeśli chcesz ją wypróbować, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta poprzez czat lub wyślij e-mail na adres support@peopleforce.io.

Jaki jest cel śledzenia godzin pracy pracowników?

Śledzenie obecności jest podstawowym aspektem działalności każdej firmy:

• Zgodność. Śledzenie obecności pracowników zapewnia zgodność z harmonogramami pracy, pomagając firmom w spełnieniu wymogów prawnych i przepisów prawa pracy.
• Zapobieganie nieprawidłowościom. Dzięki dokładnemu rejestrowaniu czasu pracy i obecności pracowników firma unika nadużyć oraz nieprawidłowości, takich jak niezapłacone lub nierekompensowane nadgodziny pracy.
• Wydajność operacyjna. Śledzenie obecności pomaga firmom optymalizować działania realizować wymagania biznesowe, zapewniając na stanowiskach odpowiednią liczbę dostępnych pracowników.
• Koordynacja działów. Śledzenie obecności pomaga w koordynacji pracy różnych działów w firmie, zapewniając efektywną współpracę zespołów.
• Samodyscyplina. Śledzenie obecności zachęca pracowników do samodyscypliny, ponieważ zdają sobie oni sprawę, że ich obecność i punktualność są monitorowane.
• Optymalizacja czasu. Śledząc frekwencję firmy mogą zidentyfikować problemy związane z zarządzaniem czasem i wdrożyć strategie optymalizacji wykorzystania czasu pracowników, zwiększając ogólną produktywność.
• Cele biznesowe. Śledzenie obecności znacząco przyczynia się do osiągnięcia celów biznesowych w perspektywie średnio- i długoterminowej, poprzez utrzymanie zorganizowanego środowiska pracy.

Istnieją jednak przepisy dotyczące obecności pracowników w pracy, które zależą od ustawodawstwa różnych krajów. Poznaj ich szczegóły i sprawdź, jak nasza platforma HR może pomóc w takich sytuacjach.

Przepisy dotyczące monitorowania czasu pracy w krajach UE

Śledzenie czasu pracy jest kluczowym aspektem zarządzania produktywnością pracowników i dbania o prawidłowe przetwarzanie listy płac w każdej organizacji. Jednak w różnych krajach obowiązują różne przepisy dotyczące korzystania z narzędzi do śledzenia czasu pracy.

W Unii Europejskiej obowiązuje dyrektywa dotycząca czasu pracy i ma ona na celu ochronę praw pracowników. Nakazuje ona, aby maksymalny średni czas pracy wynosił 48 godzin w siedmiodniowym okresie, wliczając w to nadgodziny. Pracownicy muszą również mieć przerwę na odpoczynek, jeśli pracują dłużej niż sześć godzin. Ponadto mają prawo do co najmniej 11 kolejnych godzin odpoczynku co 24 godziny i co najmniej czterech tygodni płatnego urlopu rocznie. Pracownicy nocni są objęci dodatkową ochroną, w tym ograniczeniami godzin pracy i prawem do bezpłatnych badań lekarskich.

Przestrzeganie tych przepisów jest łatwiejsze, gdy korzysta się z efektywnych narzędzi do śledzenia czasu pracy, takich jak te, oferowane przez PeopleForce. W ten sposób firmy zyskują pewność, że spełniają swoje zobowiązania prawne, jednocześnie usprawniając zarządzanie zasobami ludzkimi.

Rejestrowanie czasu pracy w Hiszpanii

Hiszpański rząd w sprawie czasu pracy wdrożył przepisy zgodne z dyrektywą UE. Hiszpania była jednym z pierwszych państw członkowskich UE, które zobowiązały firmy do śledzenia i rejestrowania godzin pracy swoich pracowników, z wyłączeniem kadry kierowniczej najwyższego szczebla. Zasada ta ma zastosowanie do wszystkich firm w Hiszpanii, niezależnie od ich wielkości i branży.

Pracodawcy w Hiszpanii muszą śledzić i rejestrować godziny pracy swoich pracowników, w tym ich przerwy, i przechowywać te zapisy przez cztery lata. Dokumentacja ta musi być dostępna dla pracowników, agencji rządowych i związków zawodowych. Nie ma szczególnych wymagań dotyczących metody lub formatu dokumentacji.

Przepisy mają zastosowanie zarówno do pracy zdalnej, jak i biurowej, a także do wszystkich rodzajów umów o pracę. Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować grzywnami w wysokości od 625 do 6 250 euro.

Rejestrowanie czasu pracy w Niemczech

W Niemczech pracodawcy są prawnie zobowiązani do dokumentowania godzin pracy swoich pracowników. Mogą oni rejestrować informacje w formie papierowej lub za pomocą oprogramowania do rejestracji czasu pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na cyfrową rejestrację godzin pracy, serwer musi znajdować się w Niemczech.

W aktach muszą znajdować się następujące informacje: data, imię i nazwisko pracownika, początek i koniec dnia pracy, liczba godzin pracy, praca i podpis pracownika. Zaleca się, aby pracownicy prowadzili pisemne notatki dotyczące godzin pracy i przerw. Kierownik, przełożony lub współpracownik może podpisać te notatki w przypadku sporu. Jeśli firma nie zastosuje się do tych przepisów, może zostać ukarana grzywną w wysokości do 15 tys. euro.

Uproszczenie śledzenia obecności dzięki PeopleForce

Jak widzisz, Unia Europejska wymaga od firm śledzenia i prowadzenia rejestrów godzin pracy swoich pracowników, ale nie istnieją spójne przepisy, dotyczące sposobu śledzenia i przechowywania tych informacji. Ponadto, tradycyjne metody, takie jak arkusze kalkulacyjne Excel, są czasochłonne i trudne w zarządzaniu.

Właśnie tutaj wkracza PeopleForce, oferując Ci kompleksowe oprogramowanie HR, wzbogacone o funkcję śledzenia czasu pracy, a także wiele innych narzędzi usprawniających zarządzanie zasobami ludzkimi. To idealne rozwiązanie, spełniające potrzeby administracyjne Twojej firmy.

Jak mogę śledzić i zarządzać godzinami pracy?

W PeopleForce skorzystasz z funkcji śledzenia obecności w wygodny i intuicyjny sposób. Twoi pracownicy muszą po prostu kliknąć przycisk "Rozpocznij pracę", aby aktywować śledzenie czasu pracy. Mogą też wstrzymywać je podczas przerw, a na koniec dnia kliknąć "Zakończ pracę".

Uprość śledzenie obecności swoich pracowników 

Z PeopleForce pracownicy będą bez problemu mogli śledzić swoją obecność oraz monitorować czas pracy, przerwy, urlopy i pozostałe godziny, korzystając z jednej scentralizowanej funkcjonalności. Wszystkie informacje są prezentowane w atrakcyjnym wizualnie widoku kalendarza lub listy, zapewniając pracownikom przejrzysty i łatwy do zrozumienia przegląd ich obecności. Dodatkowo system automatycznie oblicza cały śledzony czas, pozwalając pracownikom skupić się na pracy i umożliwiając prawidłowe przetwarzanie listy płac.

Szybki dostęp do wszystkich rejestrów śledzenia obecności na poziomie firmy

Zarządzanie frekwencją zespołu, śledzenie i rejestrowanie jego godzin pracy może być żmudnym i uciążliwym procesem, ale PeopleForce umożliwia szybkie przeglądanie danych dotyczących obecności poszczególnych pracowników lub całego zespołu, zapewniając Ci pełny wgląd w wyniki zespołu. Ponadto możesz łatwo eksportować raporty do dalszej analizy lub udostępniać je innym współpracownikom.

PeopleForce jest rozwiązaniem do bezproblemowego śledzenia obecności, które sprawdzi się w organizacjach każdej wielkości oraz w każdej lokalizacji. Pracownicy będą z łatwością zarządzać swoim czasem pracy i życiem osobistym, co przełoży się na ich większą produktywność i zadowolenie z pracy.

Zarządzanie polityką obecności

O czym jeszcze trzeba pamiętać w kontekście zarządzania czasem pracy? O potencjalnych różnicach w zasadach śledzenia czasu pracy w zależności od kraju. W PeopleForce dzięki funkcji polityki obecności możesz zarządzać sposobem śledzenia czasu w zależności od lokalizacji. W przyszłości będziemy nadal rozwijać i ulepszać tę funkcję. Obecnie dostępne są reguły przerw, które umożliwiają przypisanie określonych czasów przerw do pracowników i lokalizacji.