Simplifica el seguimiento de la asistencia y del tiempo con PeopleForce

El seguimiento de la asistencia es el proceso de registrar y controlar con precisión las horas trabajadas por los empleados en una empresa. Esto incluye el seguimiento de las horas que transcurren entre que un empleado entra y sale del lugar de trabajo, las horas extra trabajadas y el tiempo no trabajado debido a ausencias u otros motivos. Mantener registros de asistencia precisos es esencial para el correcto procesamiento de las nóminas y para el cumplimiento de las leyes y normativas laborales.

Desde ahora, en nuestra plataforma de RRHH, podrás hacer seguimiento de las horas trabajadas y de las horas extra de los empleados y gestionar las políticas de asistencia. Lee este artículo para comprender todos los detalles de la nueva función y configúrala para cumplir con la legislación de tu país.

Por favor, ten en cuenta que la función de seguimiento de asistencia actualmente está en fase beta. Quienes estén interesados en probarla, pueden contactar al equipo de atención al cliente por chat o al correo electrónico: support@peopleforce.io.

¿Cuál es el propósito de llevar un registro de las horas trabajadas por los empleados?

El seguimiento de la asistencia es un aspecto fundamental de las operaciones de cualquier empresa:

• Cumplimiento: garantiza el cumplimiento del horario laboral, ayudando a las empresas a cumplir los requisitos legales y las normativas laborales.

• Prevención del fraude: Evita los abusos y fraudes laborales, como las horas extra no remuneradas o no compensadas, registrando con precisión las horas trabajadas y la asistencia de los empleados.

• Eficiencia en las operaciones: El seguimiento de la asistencia ayuda a las empresas a optimizar sus operaciones, garantizando que el número de empleados que satisface las demandas del negocio sea el adecuado.

• Coordinación de departamentos: ayuda a coordinar los distintos departamentos de una empresa, garantizando que los equipos trabajen juntos de forma eficiente.

• Autodisciplina: fomenta la autodisciplina entre los empleados, ya que son conscientes de que su presencia y puntualidad están siendo controladas.

• Optimización del tiempo: Al hacer seguimiento de la asistencia, las empresas pueden identificar problemas de gestión del tiempo e implementar estrategias para optimizar la forma en que los empleados aprovechan este recurso, mejorando la productividad general.

• Objetivos empresariales: El seguimiento de la asistencia contribuye significativamente al logro de los objetivos empresariales a mediano y largo plazo al mantener un entorno de trabajo estructurado.

Sin embargo, existen normativas relacionadas con la asistencia de los empleados que dependen de la legislación laboral de los distintos países. Exploremos esto con más detalle y veamos cómo nuestra plataforma de RRHH puede ayudar en estas situaciones.

Normativas sobre el seguimiento de horarios en los países de la UE

El seguimiento de horarios es crucial para gestionar la productividad de los empleados y garantizar un procesamiento preciso de las nóminas en cualquier organización. Sin embargo, cada país tiene una normativa diferente sobre el uso de herramientas de control de horario.

En la Unión Europea, la Directiva de tiempo de trabajo está en vigor para proteger los derechos de los trabajadores. Esta establece que la media máxima de tiempo de trabajo es de 48 horas por un periodo de siete días, incluidas las horas extra. Los empleados también deben tener una pausa de descanso si están de servicio por más de seis horas.

Además, los trabajadores tienen derecho a un mínimo de 11 horas consecutivas de descanso cada 24 horas y a un mínimo de cuatro semanas de vacaciones pagadas cada año.

Los trabajadores nocturnos gozan de protección adicional, que incluye limitaciones en las horas de trabajo y el derecho a evaluaciones de salud gratuitas.

Cumplir esta normativa es más fácil con herramientas prácticas de seguimiento del tiempo como PeopleForce. De esta forma, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de sus obligaciones legales a la vez que agilizan la gestión de sus recursos humanos.

Registro de la jornada laboral en España

El gobierno español ha aplicado la normativa de la Directiva de tiempo de trabajo de la UE. Como resultado, España ha sido uno de los primeros Estados miembros de la UE en exigir a las empresas que hagan seguimiento y lleven registro de las horas de trabajo de sus empleados, excepto de los altos ejecutivos. Esta norma se aplica a todas las empresas de España, independientemente de su tamaño o sector en que se encuentren.

Los empleadores españoles deben controlar y registrar las horas de trabajo de sus empleados, incluidas las pausas, y conservar estos registros durante cuatro años. Estos registros deben ser accesibles para los empleados, los organismos gubernamentales y los sindicatos. No hay requisitos específicos sobre el método o el formato de los documentos.

La normativa se aplica tanto al trabajo a distancia como al de oficina y a todos los tipos de contratos laborales. El incumplimiento puede acarrear multas de entre €625 y €6.250.

Control de las horas trabajadas en Alemania

Los empresarios están obligados por ley a documentar las horas trabajadas por sus empleados. Pueden registrar la información en papel o utilizando un programa informático de control de horarios. Sin embargo, si los empleadores registran las horas de trabajo digitalmente, el servidor debe estar situado en Alemania.

La siguiente información debe estar archivada: fecha, nombre del empleado, inicio y fin de la jornada laboral, número de horas trabajadas, labor y firma del empleado. Además, se sugiere que los empleados lleven notas escritas de sus horas de trabajo y descansos. El manager, supervisor o un compañero puede firmar estas notas en caso de litigio. Si una empresa no cumple esta normativa, puede recibir una multa de hasta €15.000.

Simplificando el seguimiento de la asistencia con PeopleForce

Como podemos ver, la UE exige a las empresas que realicen un seguimiento y mantengan registros de las horas de trabajo de los empleados. Sin embargo, no existen normativas específicas sobre cómo realizar el seguimiento y almacenar esta información. Además, los métodos tradicionales, como las hojas de cálculo de Excel, consumen mucho tiempo y son difíciles de gestionar.

Aquí es donde entra PeopleForce, ya que ofrece un software de RRHH completo, que incluye el seguimiento del tiempo y una amplia gama de otras funciones que agilizan la gestión de los RRHH, lo que lo convierte en la solución perfecta para las necesidades administrativas de tu empresa.

¿Cómo puedo seguir y gestionar las horas de trabajo?

Con PeopleForce, puedes acceder a una solución de software de RRHH integral con una función de control de asistencia sencilla y automatizada. El seguimiento de la asistencia en PeopleForce es fácil; los empleados deben hacer clic en el botón "Hora de entrada" para activar el seguimiento del tiempo, pausarlo durante los descansos y presionar "Hora de salida" al final de la jornada.

Simplifica el control de asistencia de tus empleados 

Con PeopleForce, los empleados pueden llevar un registro de su asistencia sin esfuerzo y controlar sus horas de trabajo, descansos, permisos y horas restantes, todo en una ubicación centralizada. Esta información se presenta en un calendario visualmente atractivo o en una vista de listado, proporcionando a los empleados una forma clara y fácil de entender de su asistencia. Además, el sistema calcula automáticamente todo el tiempo registrado, permitiendo a los empleados centrarse en su trabajo y garantizando un procesamiento preciso de las nóminas.

Acceso rápido a todos los registros de asistencia de la empresa

A la hora de gestionar la asistencia de tu equipo, el seguimiento y registro de sus horas de trabajo puede llevar tiempo y esfuerzo. Con PeopleForce, puedes revisar rápidamente los registros de asistencia de cada empleado o de todo el equipo, lo que proporciona una visión completa del desempeño laboral. Además, puedes exportar informes fácilmente para analizarlos o compartirlos con otros miembros de tu equipo.

PeopleForce ofrece una solución de control de asistencia sin complicaciones para organizaciones de todos los tamaños y en diferentes ubicaciones. Con PeopleForce, los empleados pueden gestionar fácilmente su vida laboral y personal, lo que se traduce en una mayor productividad y satisfacción laboral.

Gestionar las políticas de asistencia

Ten en cuenta las posibles diferencias en las normativas de seguimiento del horario según el país. Con la función Políticas de asistencia, puedes gestionar cómo se realiza el seguimiento del tiempo en función de la ubicación. En el futuro, seguiremos desarrollando y mejorando esta funcionalidad. Actualmente, están disponibles las reglas de pausas, que permiten asignar horas de pausa específicas a empleados y ubicaciones.