Cómo pueden ayudar las herramientas HRM a afrontar un desempeño deficiente

Los empleados pueden ser el mayor activo que tiene una empresa para alcanzar sus objetivos. Dicho esto, los logros dependen totalmente de cómo el equipo gestione sus principales responsabilidades. Por ello, los profesionales de RRHH deberían enfocarse especialmente en aquellos empleados que demuestran un bajo desempeño.

Pero, ¿qué hacer si la empresa en general está experimentando un descenso del desempeño en todos los ámbitos, pero no hay tiempo suficiente para el micromanagement?

Este problema tiene solución. Es necesario aplicar herramientas que optimicen el trabajo diario de los especialistas para aliviar sus problemas rutinarios y asegurarse de que se está haciendo todo lo posible para resguardar la eficiencia del equipo.

¿Qué es el desempeño deficiente?

El bajo desempeño laboral se produce cuando la calidad y la velocidad del trabajo de un empleado disminuyen por debajo del nivel exigido. Las características y la gravedad de esta situación pueden variar, pero el bajo desempeño suele manifestarse a través de los siguientes indicadores:

• Fallas en el desempeño de las competencias previstas
• Comportamiento disruptivo, negativo o inaceptable
• Deterioro del cumplimiento de las normas, procedimientos y políticas de la empresa o del departamento
• Inconsistencias en el trabajo o en la comunicación realizados con la cultura y los valores corporativos de la empresa

Los empleados productivos son necesarios para que cualquier organización se mantenga en crecimiento, por otra parte, los empleados que no cumplen con sus obligaciones pueden impactar negativamente de varias maneras:

• Eficiencia reducida: Un empleado que falla en su trabajo no conseguirá los resultados que exige su puesto. El trabajo puede demorar en realizarse o hacerse de forma incompleta, obligando a otros miembros del equipo a intervenir para completar la tarea.

• Se pierde calidad en el trabajo: Los empleados que realizan sus tareas a un nivel bajo no producirán resultados de calidad, lo que provocará la insatisfacción de clientes, socios y de todos los implicados en la empresa.

• La moral del equipo disminuye: El bajo desempeño de una persona puede causar resentimiento y frustración, debilitando la moral general del equipo.

Todo empleador se enfrenta inevitablemente a periodos de desempeño fluctuante, no obstante, debe tomarse en serio si el bajo desempeño se convierte en una tendencia. Los managers deben ser capaces de identificar a los trabajadores que tienen dificultades y abordar las causas de fondo de los bloqueos.

¿Qué provoca el bajo desempeño de los empleados?

Hay muchas razones por las que los empleados no desempeñan correctamente sus funciones:

• Falta de competencias necesarias: El empleado ha sido asignado a un rol para el cual no tiene la formación suficiente y en el que no siente confianza. También es posible que tenga capacidad técnica, pero no sepa cómo gestionar su tiempo adecuadamente.
• Insatisfacción laboral: El trabajo no cumple las expectativas del empleado, por lo que se siente frustrado y sin incentivos para esforzarse.
• Desequilibrio de la cultura corporativa: A veces, las personas no se sienten conectadas con una determinada cultura corporativa o de equipo.
• Ambiente de trabajo estresante: Un ambiente de presión de equipo o de conflictos personales con los compañeros puede causar estrés laboral que afecte al desempeño.
• Aprendizaje inadecuado y falta de oportunidades de desarrollo: Sin oportunidades para aprender nuevas habilidades, es posible que algunos trabajadores no puedan mejorar su desempeño. También pueden sentirse menos motivados si no ven formas de desarrollarse y avanzar en sus carreras.
• Incorporación deficiente: Una incorporación adecuada favorece la adaptación y el compromiso de los empleados. De lo contrario, el empleado no estará preparado para sus responsabilidades y sufrirá un bajón moral.
• Problemas personales: Las circunstancias difíciles en la vida personal de los empleados pueden afectar a su capacidad para concentrarse en su tarea. A veces, la empresa implicada puede no estar interesada en apoyar al equipo durante un momento difícil, lo que se traduce en un menor interés de los empleados por el entorno de trabajo y un descenso de la moral.
• Factores externos: Pueden existir problemas externos difíciles que impidan a un empleado hacer su trabajo. En Ucrania, por ejemplo, factores como las amenazas militares, las alertas aéreas, los apagones, la necesidad de trasladarse, etc.
• Problemas de salud mental: La necesidad de apoyo e incluso las consultas con un psicólogo, son problemas y retos reales de nuestro tiempo, que deben tomarse en serio.
• Falta de un lugar de trabajo bien pensado para trabajar desde casa: Si una empresa apoya el trabajo a distancia, pero no se preocupa de que el empleado disponga de todo lo necesario en casa, podría exponerse a problemas de comunicación, de gestión del tiempo del especialista, etc.

¿Cómo mejorar la productividad de los empleados utilizando herramientas HRM?

Los métodos utilizados para solucionar el bajo rendimiento de un equipo pueden variar de un caso a otro, sin embargo, los métodos universales incluyen el uso de herramientas para automatizar u optimizar una rutina de trabajo. Estas herramientas ayudan al equipo a:

• Aligerar los horarios de trabajo y automatizar los procesos.
• Ajustar las políticas de permisos y fines de semana si los empleados necesitan tiempo libre por burnout, estrés o motivos personales.
• Organizar las políticas de incorporación para formar mejor a los empleados.
• Evalúar las competencias de los candidatos y empleados con pruebas de selección al principio del proceso de contratación.
• Establecer una estructura organizativa clara, una base de conocimientos y contactos entre compañeros, lo que creará un entorno cómodo para la comunicación.
• Crear una cultura corporativa comprensible en la que se cultive el alto desempeño y se desarrollen todos los aspectos del trabajo eficiente, incluidos los valores, las políticas, las normas, las oportunidades de desarrollo, el establecimiento y la consecución de objetivos personales y de equipo, etc.

Veamos ejemplos de funciones específicas de los sistemas HRM que pueden ayudar a corregir el bajo desempeño.

1. Análisis de la situación y de la carga de trabajo

En cuanto notes que un empleado no está haciendo bien su trabajo, debes actuar. Los cambios en el comportamiento podrían verse reflejados en las marcas diarias del seguidor del estado de ánimo, una función que pide a los empleados que elijan el emoticono que corresponde a su estado de ánimo diario. Si ves que un empleado en particular ha empezado a dar señales de decaimiento, comprueba si es un indicador de burnout y averigua si todo va bien.

Para identificar los problemas de desempeño, comienza analizando el desempeño del empleado durante un periodo determinado y evalúa su rendimiento y el cumplimiento de sus competencias establecidas.

Puedes hacerlo con las herramientas de Evaluación del Desempeño. Se trata de un método en el que el manager y el empleado (y en el que participan otras partes interesadas si es necesario) comparten evaluaciones del empleado basadas en datos. Éstas se apoyan en competencias específicas y resaltarán en detalle dónde puede mejorar el empleado.

El manager también dispone de la matriz n-box, una herramienta que ayuda a comparar la manifestación de varias competencias en un lugar de trabajo determinado. Esto es necesario para entender cómo se enfrenta el empleado a distintas situaciones, y por lo general, el resultado permite comparar la evaluación del empleado con la de otros miembros del equipo, comprobar si el empleado es productivo o no y analizar las razones de este desempeño.

2. Reuniones 1-a-1

Si descubre a un empleado improductivo, no saques conclusiones precipitadas. Cada caso debe tratarse por separado; después de todo, es posible que las razones sean objetivas y no estén relacionadas con la oficina.

En primer lugar, es necesario escuchar la opinión del empleado, así que utiliza reuniones 1-a-1 cuyas herramientas te permitan discutir, no sólo las razones y manifestaciones de la improductividad, sino también desarrollar un plan de acción posterior.

Un sistema HRM bien diseñado también te permitirá asignar a una persona responsable de los pasos del plan de acción, de modo que puedas distinguir las tareas que debes preparar tú o el empleado cuya actividad se esté estudiando.

3. Generación de feedback

Si notas que necesitas feedback, no sólo de un empleado, sino de todo el equipo, puedes utilizar encuestas para entender con más detalle por qué el bajo rendimiento es un problema.

Puedes utilizar las siguientes preguntas para las encuestas:

• ¿Qué tanto está lidiando con su carga de trabajo actual?

• ¿En qué puede mejorar el equipo para que su carga de trabajo sea aceptable?

• ¿Sabe hasta qué punto su trabajo está afectando los resultados del equipo?

• ¿Está satisfecho con la comunicación con su manager?

• ¿Qué factores externos afectan positiva o negativamente su desempeño?

• ¿Es positivo sobre el logro de objetivos futuros con la empresa?

• ¿Se ve a sí mismo en la empresa en el futuro?

• ¿Cómo puede la empresa mejorar su vida laboral?

• ¿Cuáles son los principales bloqueos que observa en su trabajo?

4. Planificación del empleado

Utiliza la herramienta OKR para establecer objetivos que el empleado pueda alcanzar de forma realista en un periodo de tiempo determinado. Es importante asegurarse de que estos objetivos son razonables, ya que si no se alcanzan pueden bajar la moral.

Los OKR también permiten analizar el plan de desarrollo, la actividad y el rendimiento de un empleado durante un periodo de tiempo determinado. Esto ayudará a garantizar que puedan alcanzar los objetivos fijados.

¿Cómo elegir herramientas de RRHH para tu equipo?

Es comprensible que, aunque una empresa entienda la necesidad de optimizar el trabajo, e incluso tenga algunas ideas a mano sobre lo que necesita exactamente para sus empleados, puede pasar tiempo antes de que la gerencia quiera interesarse seriamente.

En este punto, el trabajo del profesional de RRHH consiste en mostrar soluciones predefinidas que puedan ayudar rápidamente a mejorar la experiencia del empleado en el lugar de trabajo y aumentar su interés por completar las tareas.

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