Як HRM-інструменти допомагають боротися з непродуктивністю в команді

Співробітники можуть бути найбільшим активом компанії у досягненні корпоративних цілей. При цьому досягнення цілком залежатиме від того, як команда справлятиметься зі своїми обов'язками. І, як не дивно, саме працівники, які демонструють низьку продуктивність, мають бути фокусом для роботи HR-відділу, адже це неабияке питання — зʼясувати, які причини призводять до неефективної роботи.

Роботодавці в 2023 році, як прогнозується, будуть приділяти велику увагу саме до виявлення та усунення цих причин, адже попереду — нові горизонти гібридної роботи. Особливо враховуючи ситуацію в Україні, де існують як обʼєктивні зовнішні фактори (блекаут, проблеми з психічним здоровʼям, необхідність у релокейті, внутрішня міграція), так і приховані фактори. До останніх можуть належати внутрішні блокери команди, про які роботодавець може не здогадуватися, доки не зануриться у мікроменеджмент.

Але що робити, якщо в цілому по компанії спостерігається зниження ефективності роботи у чисельних показниках, але часу на мікроменеджмент не вистачає?

Вирішення проблеми існує — необхідно правильно застосовувати інструменти оптимізації повсякденної роботи спеціалістів, щоб розвантажити їхню рутину та переконатися, що зі сторони роботодавця ви робите усе можливе для ефективності вашої команди ще до виконання роботи. Розглянемо цей сценарій детальніше, але спочатку поговоримо про непродуктивність в цілому.

Що таке непродуктивність?

Неуспішність або непродуктивність на робочому місці виникає тоді, коли якість та швидкість роботи працівника знижується нижче необхідного рівня. Характеристики та серйозність цих ситуацій можуть бути різними, але недостатню ефективність часто характеризують наступні показники:

• Невиконання обов'язків відповідно до очікуваних компетенцій

• Деструктивна, негативна або неприйнятна поведінка чи токсичність

• Погіршення дотримання правил, процедур або політики компанії чи відділу

• Невідповідність виконуваної роботи або комунікації до корпоративної культури та цінностей компанії

Продуктивні працівники необхідні будь-якій організації для підтримки її розвитку. А от працівники, які не виконують свої обов'язки, можуть мати небажаний вплив у декількох аспектах:

• Ефективність знижується: співробітник, який не справляється з роботою, не буде пропонувати той результат, який вимагає його посада. Робота може бути виконана із запізненням або не в повному обсязі, що змусить інших членів підключатися для виконання задачі та витрачати на неї незаплановані ресурси.

• Якість роботи втрачається: співробітники, які виконують свої завдання на низькому рівні, не будуть давати якісних результатів, що призведе до того, що клієнти, партнери та всі причетні до роботи компанії не будуть сприймати її діяльність належним чином.

• Моральний дух команди падає: погана робота однієї людини може викликати обурення та розчарування, що підірве колективний дух.

Кожен роботодавець неминуче стикається з періодами коливання продуктивності, але до цього потрібно ставитися серйозно, коли показники починають перетворюватись на тенденцію. Керівники повинні вміти виявляти працівників, які відчувають труднощі, та усувати першопричини блокерів.

Що призводить до непродуктивності співробітників?

Існує багато причин, чому працівники не виконують свої обов'язки:

• Відсутність необхідних навичок: співробітника призначили на роль, для якої він не має достатньої підготовки і в якій він не відчуває себе впевнено. Крім того, він може мати технічні здібності, але не знає, як правильно розпоряджатися своїм часом.

• Незадоволеність роботою: робота не відповідає очікуванням співробітника, тому вони відчувають розчарування і не мають стимулу докладати зусиль.

• Невідповідність корпоративній культурі: іноді люди не відчувають зв'язку з певною культурою компанії або колективу.

• Стресове робоче середовище: атмосфера тиску зі сторони колективу або особисті конфлікти з колегами можуть викликати стрес, пов'язаний з роботою, який впливає на продуктивність.

• Неадекватні можливості для навчання та розвитку: не маючи можливості здобувати нові навички, деякі працівники не можуть покращувати свою роботу. Вони також можуть відчувати себе менш мотивованими, якщо не бачать шляхів для розвитку та кар'єрного просування.

• Непродуманий або непройдений онбординг: належний онбординг сприяє адаптації та залученню працівників. Якщо цього не відбувається, співробітник виявляється не підготовленим до виконання своїх обовʼязків.

• Особисті проблеми: складні обставини в особистому житті працівників можуть вплинути на їхню здатність зосередитися на виконанні своїх завдань; іноді стається так, що компанія не зацікавлена в підтримці команди у складний період, що призводить до зниження інтересу співробітників до робочого середовища

• Зовнішні чинники: обʼективні причини, за яких співробітник не може виконувати свою роботу. В Україні такими чинниками є військова загроза, повітряні тривоги, блекаут, необхідність у переїзді тощо.

• Проблеми з психічним здоровʼям: необхідність в підтримці та навіть консультаціях психолога чи коуча - це реальні проблеми та виклики сьогодення, до яких потрібно ставитися серйозно та надавати таку допомогу співробітникам, у разі якщо саме ментальні проблеми стають блокерами в роботі.

• Відсутність продуманого робочого місця у домашньому офісі: якщо компанія підтримує віддалену роботу, але не піклується про те, щоб вдома у співробітника було все необхідне, їй доведеться миритися з можливими проблемами зі звʼязком, тайм-менеджментом спеціаліста тощо, оскільки він змушений буде шукати альтернативу для можливості повноцінно працювати у робочий час.

Як покращити продуктивність співробітників за допомогою інструментів HRM?

Звісно, регулювати непродуктивність команди у різних випадках можна по-різному, але універсальними методами є застосування інструментів для автоматизації або оптимізації робочої рутини. Вони допоможуть команді як мінімум:

• Розвантажити робочий графік та автоматизувати процеси, які віднімають багато часу та зусиль

• Врегулювати політики вихідних та відсутностей на випадок, якщо команда потребує вихідних у звʼязку з вигоранням, стресом або за особистих причин

• Організувати політики онбордингу для кращої підготовки працівників

• Оцінити компетенції кандидатів та співробітників за допомогою скринінг-тестів на ранніх етапах найму

• Бачити чітку організаційну структуру, базу знань та контакти колег, що загалом створить зручне середовище для комунікації та знизить ризики непорозумінь

• Створити зрозумілу корпоративну культуру, де культивується висока продуктивність та пропрацьовані всі аспекти ефективної роботи — прописані цінності, політика, правила, надаються можливості для розвитку, постановки та досягнення командних та особистих цілей, існує чіткий та прозорий фідбек тощо.

Давайте розберемо на прикладах, які конкретні інструменти HRM-систем допоможуть виправити ситуацію, якщо ви помітили у себе в компанії недостатню продуктивність.

1. Проаналізуйте ситуацію та роботу співробітників

Як тільки ви помітили, що працівник не справляється зі своїми обов'язками, потрібно діяти. Сигналом до змін у поведінці можуть послугувати відмітки про щоденний стан на трекері настрою - функції, яка пропонує співробітникам обрати смайл, що відповідає їхньому настрою сьогодні. Якщо ви бачите, що певний співробітник почав сигналізувати про зниження настрою, прослідкуйте, чи це не показник вигорання, та дізнайтеся, чи все добре.

Для виявлення проблем у роботі, почніть з аналізу ефективності співробітника за окремий період та оцініть виконання його обовʼязків та відповідність заявленим компетенціям.

Зробити це можна за допомогою інструментів оцінки Performance Review. Це метод, завдяки якому менеджер зі співробітником (та за необхідністю — із залученням додаткових стейкхолдерів) обмінюються оцінкою та розглядають результати. Оцінка базується на використанні конкретних компетенцій для питань циклу оцінки, тому результат покаже, які компетенції недопрацьовані.

Також менеджеру доступна матриця n-box — інструмент, який допомагає порівнювати між собою прояв компетенцій на робочому місці. Це необхідно для розуміння, як працівник справляється з різними ситуаціями, а результат зазвичай дозволяє порівняти оцінку співробітника з іншими представниками команди, і побачити, продуктивний він чи ні, та проаналізувати причини такої роботи.

2. Організуйте зустріч 1-на-1 для обговорення причин

Якщо ви виявили непродуктивного співробітника, не спішіть із висновками. Кожний такий випадок потрібно розбирати окремо — адже можливо, що причини тому доволі обʼєктивні.

Перш за все, ви маєте почути відгук від самого співробітника, тому сміливо застосовуйте зустрічі 1-на-1, інструментарій яких дозволить вам обговорити не лише причини та прояви непродуктивності, але і розробити план наступних дій.

Якісно продумана HRM-система дозволяє також призначати відповідального за кроки виконання плану дій, тому ви зможете розмежувати завдання, які потрібно підготувати вам або підлеглому, чия активність на розгляді.

3. Зберіть фідбек від команди

Якщо ви помічаєте, що вам необхідний фідбек не тільки від одного співробітника, але від команди в цілому, продуктивність якої знизилася, використайте опитування, щоб слідкувати за станом.

Для опитувань можна використовувати такі запитання:

• Наскільки вам важко справлятися з поточним робочим навантаженням?

• У чому команда може виправитися, щоб зробити навантаження прийнятним?

• Чи ви бачите, наскільки ваша робота впливає на результат команди?

• Чи ви задоволені комунікацією з вашим менеджером?

• Які сторонні фактори позитивно чи негативно впливають на вашу роботу?

• Чи ви позитивно налаштовані на досягнення майбутніх цілей разом з компанією?

• Чи ви бачите себе у компанії у майбутньому?

• Як компанія може змінити ваше робоче життя або рутину на краще?

• Які основні “блокери” в роботі ви помічаєте?

4. Обговоріть новий план розвитку співробітника та поставте досяжні цілі

Використайте інструмент OKR для того, щоб поставити співробітнику цілі, яких він зможе досягти за визначений проміжок часу. Існує можливість, що саме через незрозумілі або не прописані цілі співробітник може не досягати потрібного результату та не бачити свого внеску в роботу команди.

OKR дозволяють також опрацювати план розвитку працівника, та домовитися з ним про перегляд його поточного стану, активності та продуктивності за певний час.

Як обрати HR-інструменти для своєї команди?

Цілком зрозуміло, що навіть якщо компанія розуміє необхідність в оптимізації роботи, та навіть має на озброєнні певні ідеї, що саме їй необхідно придбати для своїх співробітників, може пройти час, перш ніж менеджмент захоче серйозно цікавитися можливостями для поліпшення ситуації з непродуктивністю.

Завдання HR-спеціаліста на цьому етапі - продемонструвати готові рішення, які можуть швидко посприяти покращенню досвіду співробітника на робочому місці та підвищити їх зацікавленість у виконанні завдань, якщо фактори непродуктивності були саме у несприятливому середовищі.

А якщо справа у обʼєкивних факторах? Чи є можливості в HRM систем вдіяти щось для стабілізації ситуації у важких умовах праці? Відповідь - так, інструменти роботи з талантами можуть допомогти навіть у такий складний час, як зараз. Існує низка функцій, від налаштувань політик відсутностей, до можливості автоматизації процесів у департаментах для повного комфорту та впевненості вашої команди.

Цікавлять можливості використання інструментів HRM для виявлення причин непродуктивності персоналу? Звертайтеся по допомогу від наших спеціалістів, які допоможуть визначити функції у системі PeopleForce для вирішення вашої проблеми. Бронюйте демо-презентацію, де спеціаліст продемонструє на прикладі усі переваги системи для того, щоб ви змогли прокачати свою команду та підвищити рівень її ефективності.