10 хвилин про HR-аналітику

Припустимо, ви знаєте, які HR-метрики хочете застосувати у роботі, але без усвідомлення HR аналітики як чогось більшого за підрахунок відсотків плинності персоналу справа у вас не піде. Зрозумійте правильно: метрики – важлива складова, але вони є інструментом у руках вашого бізнесу. А якщо вам спочатку потрібен план «ремонту»? Чи діятимете ви навмання, чи все-таки дотримаєтеся конкретних фактів? Давайте розбиратися, як зробити все правильно.

Що таке HR-аналітика?

HR-аналітика – частина аналітичної бази бізнесу, яка використовує дані для забезпечення безперебійного взаємозв'язку між людськими процесами та стратегічними цілями організації.

Простими словами: дивимося на показники – покращуємо продуктивність співробітників – отримуємо найкращу віддачу від інвестицій у бізнес.

По суті, HR-аналітика допомагає офіційним особам компанії розібратися в причинах того, чому все всередині колективу відбувається саме так. Так керівники:

1. Краще розуміють робочі ресурси

2. Припускають, які рішення може робити колектив

3. Прогнозують, як ці рішення вплинуть на бізнес

У мережі та між HR-фахівцями часто виникають суперечки через заміну понять, адже крім HR-аналітики використовується ще People-аналітика та Workforce-аналітика. Чи є різниця?

Різниця між HR-аналітикою, People-аналітикою та Workforce-аналітикою

На практиці ці терміни подаються як взаємозамінні, проте це не одне й те саме.

HR-аналітика - глобальне поняття, що вивчає дані від HR-метрик та їх вплив на бізнес через призму співробітників. За показники HR-метрик велику відповідальність несе HR-відділ, тому цей вид аналітики актуальний для наших побратимів, кадрових фахівців.

People-аналітика також використовує результати HR-метрик, але вивчає їх у розрізі прийняття рішень щодо співробітників. Наприклад, дивиться, як виправдовують себе інвестиції в конкурентоспроможні таланти, і допомагає прийняти рішення, чи варто як саме далі інвестувати в персонал.

Коли ми говоримо про два вищевказані типи аналітики, ми в основному маємо на увазі співробітників на фулл-таймі, які приходять, йдуть, приймають рішення, впливають на розвиток бізнесу і т.д. Workforce-аналітика охоплює також співробітників на парт-таймі, фрілансерів, проектні групи, волонтерів, стажистів, сторонніх консультантів та будь-яких інших людей, які будь-коли взаємодіють із компанією. Цей тип аналітики відповідає лише за внутрішню «кухню» самої робочої сили компанії і має на меті приймати більш обдумані рішення щодо векторів розвитку самого колективу. Вплив на бізнес-процеси тут враховується поверхово - займаючись Workforce-аналітикою, наприклад, ми можемо зрозуміти, чи варто переводити компанію на гібридний режим роботи, чи потрібно наймати більше фрилансерів, яка саме позиція вимагає пильної уваги тощо.

Усі три типи аналітики справді взаємопов'язані та використовуються для створення повноцінної кадрової стратегії, яка, у свою чергу впливає на стратегію бізнесу.

Існує четвертий тип аналітики – Talent-аналітика. Вона відповідає за прийняття рішень щодо конкретних груп співробітників, яких необхідно розвивати у межах компанії. Цей тип дуже схожий на Workforce-аналітику, по суті він є її частиною. Тут все залежить від поняття «талант»: у західному HR-просторі він має на увазі будь-якого співробітника, але в даному випадку може бути використаний як «зірковий» співробітник – той, який прагне більшого, і до якого варто придивитися.

Переваги HR-аналітики для HR та бізнесу

1. Допомога у рекрутингу

Рекрутинг може перетворитися на вжкий і дорогий процес, особливо якщо немає доказової бази, що потребує конкретних фахівців або певних хард- і софт-скіллів, що підвищують шанси на високу продуктивність.

Рішення: HR-аналітика допомагає зрозуміти, які якості потрібні кандидатам, яких кандидатів шукати, на чому зосередитись та як відсіяти кандидатів вже на старті.

1. Допомога у прийнятті рішень та підтримка розвитку компанії

Приймати рішення щодо клієнтів, розвитку та розширення бізнесу, роботи з новими майданчиками та ринками необхідно, ґрунтуючись на конкретних цифрах про стан колективу на даний момент. Це потрібно, щоб знати, чи вистачає кадрів під нові стратегічні цілі компанії, в якому стані вони знаходяться, який поточний клімат у колективі, та чи потрібна додаткова мотивація з урахуванням нових векторів роботи.

Рішення: HR-аналітика надає всі необхідні дані, щоб отримати шанс відслідковувати зміни та оперативно вносити корективи, щоб уникнути вигоряння, переробок або бажання змінити проект/сферу у співробітників (що може бути пов'язане з додатковим навантаженням через плани та амбіції керівництва).

1. Допомога у кризовому менеджменті

Трапляється, що компанія не справляється із завданнями та відстеженням стану команди, що тягне за собою підвищення плинності співробітників та нові звільнення. Реагувати на такі дзвіночки потрібно швидко.

Рішення: HR-аналітика допомагає переглянути, чи може колектив в умовах кризи та невизначеності впоратися самостійно без пошуку нових співробітників, адже замінити тих, хто пішов, буває непросто. Іноді внутрішній рекрутинг та відстеження «зірок» та талантів усередині компанії допомагає не просто заощадити на рекрутингу, а й дати людям виклики, які їм потрібні для подолання вигоряння. Нові горизонти та підвищення, переведення на більш відповідну посаду або проект – все це допомагає подолати нудьгу та бажання піти. А нові лідери на своїх місцях – це приплив «свіжої крові» та свіжих рішень та +1 у скарбничку симпатії до роботодавця.

1. Допомога у своєчасному управлінні командою

Добре, якщо у вас не більше 20-30 співробітників, і ви не втомлюєтеся стежити за тим, щоб усім було комфортно, а робота просувалася. Уявіть, що робити компаніям, які мають тисячі талантів у штаті? Без аналітики тут зовсім нікуди – від грамотно зібраних даних із HR-метрик та подальших рішень залежить весь бізнес, тому що люди – це головна рушійна сила.

А чи є у HR-аналітики недоліки?

Є, і вони випливають із переваг. Візьмемо останній пункт і уявимо, що у вас справді >2000 співробітників. Метрики, які повинні допомагати, тут вже вручну не порахуєш - або вам потрібен приблизно такий самий штат HR-фахівців.

Проблема: великий обсяг інформації.

Рішення: HR-автоматизація. Автоматичний підрахунок метрик у режимі реального часу допомагає фахівцям тримати руку на пульсі команди буквально будь-якої секунди – особливо, якщо потрібно швидко скласти звіт та зрозуміти, які рішення не можуть чекати.

Але навіть із впровадженням автоматизації залишаються питання: як визначити, на які метрики насамперед звертати увагу, як розвивати систему, підтримувати та вдосконалювати дослідження колективу та його впливу на прийняття рішень?

Проблема: забезпечення розвитку аналітики даних усередині компанії, необхідність найму спеціаліста.

Рішення: HRM-система з позаштатною підтримкою фахівців допомагає вирішити питання «що робити», «як рахувати» та «що робити, якщо я хочу рахувати трохи по-іншому». Зазвичай команда підтримки HRM-системи розвиває та покращує свій продукт, тому у вас є великі шанси отримувати регулярні оновлення HR-аналітики або навіть робити вузькоспеціалізовані запити під свій бізнес. Це допоможе вам зосередитися безпосередньо на вивченні компанії та команди - рутинні підрахунки система автоматично виконає за вас.

Як розпочати роботу з HR-аналітикою

1. Визначте бізнес-проблеми, на яких потрібно зосередитися, включивши в план докладну розбивку функцій HR та необхідність даних для вирішення бізнес-завдань.

2. Визначте показники (метрики), які сприятимуть досягненню результатів та покращать функції HR для досягнення довгострокових цілей.

3. Залучіть аналітика. Фахівці з обробки даних можуть відслідковувати їх якість та точність, допомагати спеціалістам з персоналу застосовувати результати для вирішення питань свого відділу та бізнесу в цілому, навчати співробітників тонкощам процесу HR-аналітики.

4. Придбайте модуль з HR аналітики або HRM-систему з такою функцією, якщо ви з колегами відчуваєте необхідність якісної оцінки і хочете заощадити час.

5. Використовуйте звіти, щоб підтримувати конструктивний діалог із керівництвом компанії, впливати на зміни у кадровій політиці, затверджувати бюджет тощо. Регулярно проводьте зустрічі, на яких презентуйте результати роботи HR-відділу з посиланням на отримані дані. Таким чином, працівники можуть поступово адаптуватися до зростання аналітики у робочій культурі.

Які ключові HR-метрики існують?

Детальніше про HR-метрики ми говоримо у статті, але наведемо коротку добірку ключових метрик, показники яких часто використовуються в HR-аналітиці. Вони також часто використовуються в автоматичній звітності у HRM-системах.

Терміни найму. Цю метрику також називають «час найму», вона включає час від першого контакту з кандидатом до його виходу на роботу. Метрика показує навіть компетентність команди найму, тому що відображає, скільки часу їй потрібно, щоб провести всі етапи найму.

Воронка найму. Метрика, що показує статуси кандидатів з певної вакансії або вакансій у компанії.

Плинність кадрів. Метрика рахується за кількістю людей, що звільнилися з компанії за певний період, поділеній на середню кількість співробітників за той самий період, та помноженій на 100%. Це одна з головних HR-метрик, яка дозволяє швидко визначити клімат у компанії та побачити критичні стани у команді.

Ефективність та потенціал. Цю метрику досить складно порахувати, оскільки HR-фахівці часто дискутують на тему того, як правильно рахувати потенціал співробітника та його продуктивність на робочому місці за період. Існує простий інструмент, який допомагає у такому разі: матриця n boxes. Вона може ґрунтуватися на будь-яки показниках, включно з ефективністю та потенцалом, які можна порівняти між собою та побачити, як корелюють результати у працівників. Отримати показники можна в ході оцінки персонала.

Запити на відсутність. Показники, підрахунок яких забирає багато часу у HR-фахівців. Метрика показує, скільки вихідних було взято співробітниками у період, який тип вихідних використовувався тощо.

Розподіл OKR. Кількість активних та закритих цілей у співробітників, час їх закриття, прогрес за цілями. Важлива метрика відстеження продуктивності.

Переваги використання софту для роботи з HR-аналітикою

Як і у випадку з вибіркою метрик, потрібних HR-фахівцям для адекватної роботи з командою та менеджментом її діяльності, ведення аналітики потребує часу та віддачі. Якщо у вас є ресурси для того, щоб найняти HR-аналітика, використовуйте їх. Але навіть якщо такий співробітник вже працює в компанії, ваше завдання – забезпечити йому зручне середовище для роботи, наприклад, модуль для HR-менеджменту, щоб автоматично проводити розрахунки та відображати статистику.

Зазвичай, у сучасних HRM-системах вже включено звітність. На основі цих звітів, що оновлюються в реальному часі, ви можете легко оперувати даними для прийняття бізнес-рішень, які залежать від стану працівників. У чому ще плюси HR-софту:

• Вам доступні кілька десятків (зазвичай – від 30) звітів, що автоматично оновлюють дані
• Ви можете користуватися результатами звітів для зустрічей або обговорень – вони вивантажуються у зручних форматах, які легко роздрукувати та показати
• Використовуючи софт, можна не лише відслідковувати зміни в команді, але й прогнозувати її стан – а це превентивні заходи у разі збільшення плинності, вигоряння тощо.
• Такі складні метрики як ефективність та потенціал дуже витратно рахувати вручну – для цього краще скористатися циклами оцінки, які теж є у HRM-системах.

Пам'ятайте про те, що економія часу, нервів ваших співробітників, і підвищення їхньої залученості та віддачі - відповідальність за це можна перекласти на автоматизований функціонал, який обійдеться вам приблизно ± $30 на місяць. Вкладення досить скромної суми коштів іноді здатне змінити багато чого - тому, розглядаючи сучасний напрямок HR-аналітики для роботи, закладайте відповідний бюджет - і насолоджуйтесь автоматичними підрахунками, своєчасною аналітикою та зручною звітністю, за обробку та відображення якої не потрібно переживати.