10 минут про HR-аналитику

Допустим, вы знаете, какие HR-метрики хотите применить в работе, но без осознания HR аналитики дальше, чем подсчет процентов текучести, дело у вас не пойдет. Поймите правильно: метрики – важная составляющая, но они – инструмент в руках вашего бизнеса. А что, если вам сперва нужен план «ремонта»? Будете ли вы действовать наугад или все-таки придерживаться фактов? Давайте разбираться, как сделать все правильно.

Что такое HR-аналитика?

HR-аналитика – часть аналитической базы бизнеса, которая использует данные для обеспечения бесперебойной взаимосвязи между человеческими процессами и стратегическими целями организации.

Простыми словами: смотрим на показатели – улучшаем производительность сотрудников – получаем лучшую отдачу от инвестиций в бизнес.

По сути, HR-аналитика помогает официальным лицам компании разобраться в причинах того, почему все внутри коллектива происходит именно так. Так руководители:

1. Лучше понимают рабочие ресурсы

2. Предполагают, какие решения может делать коллектив

3. Прогнозируют, как эти решения повлияют на бизнес

В cети и между HR-специалистами часто возникают споры из-за подмены понятий, ведь кроме HR-аналитики используется еще People-аналитика и Workforce-аналитика. Есть ли разница?

Разница между HR-аналитикой, People-аналитикой и Workforce-аналитикой

На практике эти термины подаются как взаимозаменяемые, однако это не одно и то же.

HR-аналитика – глобальное понятие, изучающее данные от HR-метрик и их влияние на бизнес сквозь призму сотрудников. За показатели HR-метрик большую ответственность несет HR-отдел, поэтому этот вид аналитики и актуален для наших собратьев, специалистов по кадрам.

People-аналитика также использует результаты HR-метрик, но изучает их в разрезе принятия решений по сотрудникам. Например, смотрит, как оправдывают себя инвестиции в конкурентоспособные таланты, и помогает принять решение, стоит ли и как именно дальше инвестировать в персонал.

Когда мы говорим о двух вышеуказанных типах аналитики, мы в основном подразумеваем сотрудников на фулл-тайме, которые приходят, уходят, принимают решения, влияют на развитие бизнеса и т.д. Workforce-аналитика охватывает также сотрудников на парт-тайме, фрилансеров, проектные группы, волонтеров, стажеров, сторонних консультантов и любых других людей, которые когда-либо взаимодействуют с компанией. Этот тип аналитики отвечает только за внутреннюю «кухню» самой рабочей силы компании и направлена принимать более обдуманные решения насчет векторов развития самого коллектива. Влияние на бизнес-процессы здесь учитывается поверхностно – занимаясь Workforce-аналитикой, например, мы можем понять, стоит ли переводить компанию на гибридный режим работы, нужно ли нанимать больше фрилансеров, какая именно позиция требует пристального внимания и т.д.

Все три типа аналитики действительно взаимосвязаны и используются для создания полноценной кадровой стратегии, которая, в свою очередь влияет на стратегию бизнеса.

Существует и четвертый тип аналитики – Talent-аналитика. Она отвечает за принятия решений по конкретным группам сотрудников, которых необходимо развивать в рамках компании. Этот тип очень похож на Workforce-аналитику, по сути, он является ее частью. Здесь все зависит от понятия «талант»: в западном HR-пространстве он подразумевает любого сотрудника, но в данном случае может быть использован как «звездный» сотрудник – тот, который стремится к большему, и к которому стоит присмотреться.

Преимущества HR-аналитики для HR и бизнеса

1. Помощь в рекрутинге

Рекрутинг может превратиться в утомительный и дорогостоящий процесс, особенно если нет доказательной базы, что есть нужда в конкретных специалистах или определенных хард- и софт-скиллах, повышающих шансы на высокую продуктивность.

Решение: HR-аналитика помогает понять, какие качества нужны кандидатам, каких кандидатов искать, на чем сосредоточиться и как отсеять кандидатов уже на старте.

1. Помощь в принятии решений и поддержка развития компании

Принимать решения относительно клиентов, развития и расширения бизнеса, работы с новыми площадками и рынками необходимо, основываясь на конкретных цифрах о состоянии коллектива на данный момент. Это нужно, чтобы знать, хватает ли кадров под все новые стратегические цели компании, в каком состоянии они находятся, каков текущий климат в коллективе и требуется ли дополнительная мотивация с учетом новых векторов работы.

Решение: HR-аналитика предоставляет все необходимые данные, чтобы получить шанс отслеживать изменения и оперативно вносить коррективы во избежание выгорания, переработок или желания сменить проект/сферу у сотрудников (что может быть связано с дополнительной нагрузкой из-за планов и амбиций руководства).

1. Помощь в кризисном менеджменте

Случается, что компания не справляется с задачами и отслеживанием состояния команды, что влечет за собой повышение текучести сотрудников и новые увольнения. Реагировать на такие вызовы нужно быстро.

Решение: HR-аналитика помогает пересмотреть, может ли коллектив в условиях кризиса и неопределенности справиться самостоятельно без поиска новых сотрудников, ведь заменить ушедших бывает непросто. Иногда внутренний рекрутинг и отслеживание «звезд» и талантов внутри компании помогает не просто сэкономить на рекрутинге, но и дать людям вызовы, которые им нужны для преодоления выгорания. Новые горизонты и повышения, перевод на более подходящую должность или проект – все это помогает преодолеть скуку и желание уйти. А новые лидеры на своих местах – это прилив «свежей крови» и свежих решений и +1 в копилку работодателя.

1. Помощь в своевременном управлении командой

Хорошо, если у вас не больше 20-30 сотрудников, и вы не устаете следить за тем, чтобы всем было комфортно, а работа продвигалась. Представьте, что делать компаниям, у которых тысячи талантов в штате? Без аналитики здесь совсем никуда – от грамотно собранных данных с HR-метрик и последующих решений зависит весь бизнес, потому что люди – это главная движущая сила.

А есть ли у HR-аналитики недостатки?

Есть, и они вытекают из преимуществ. Возьмем последний пункт и представим, что у вас действительно >2000 сотрудников. Метрики, которые должны помогать, тут уже вручную не посчитаешь – либо вам нужен будет приблизительно такой же штат HR-специалистов.

Проблема: большой объем информации.

Решение: HR-автоматизация. Автоматический подсчет метрик в режиме реального времени помогает специалистам держать руку на пульсе команды буквально в любую секунду – особенно, если нужно быстро составить отчет и понять, какие решения не могут ждать.

Но даже со внедрением автоматизации остаются вопросы: как определить, на какие метрики в первую очередь обращать внимание, как развивать систему, поддерживать и совершенствовать исследование коллектива и его влияния на принятие решений?

Проблема: обеспечение развития аналитики данных внутри компании, необходимость найма специалиста.

Решение: HRM-система со внештатной поддержкой специалистов помогает решить вопросы «что делать», «как считать» и «что делать, если я хочу считать немного по-другому». Обычно, команда поддержки HRM-системы развивает и улучшает свой продукт, поэтому у вас есть большие шансы получать регулярные обновления HR-аналитики или даже делать узкоспециализированные запросы под свой бизнес. Это поможет вам сосредоточиться только на изучении компании и команды - рутинные подсчеты система автоматически выполнит за вас.

Как начать работу с HR-аналитикой

1. Определите бизнес-проблемы, на которых нужно сосредоточиться, включив в план подробную разбивку функций HR и необходимость в данных для решения бизнес-задач.

2. Определите показатели (метрики), которые будут способствовать достижению результатов и улучшат функции HR для достижения долгосрочных целей.

3. Привлеките аналитика. Специалисты по обработке данных могут отслеживать их качество и точность, помогать специалистам по персоналу применять результаты для решения вопросов своего отдела и бизнеса в целом, обучать сотрудников тонкостям процесса HR-аналитики.

4. Приобретите модуль по HR аналитике или HRM-систему с такой функцией, если вы с коллегами ощущаете необходимость в качественной оценке и хотите сэкономить время.

5. Используйте отчеты, чтобы поддерживать конструктивный диалог с руководством компании, влиять на изменения в кадровой политике, утверждать бюджет и т.д. Регулярно проводите встречи, на которых презентуйте результаты работы HR-отдела, ссылаясь на полученные данные. Таким образом, сотрудники могут постепенно адаптироваться к росту аналитики в рабочей культуре.

Какие ключевые HR-метрики существуют?

Детальнее о HR-метриках мы говорим в статье, но приведем краткую подборку ключевых метрик, показатели которых часто используются в HR-аналитике. Они также часто используются в автоматической отчетности в HRM-системах.

Сроки найма. Эту метрику также называют «время найма», и она включает время от первого контакта с кандидатом до его выхода на работу. Метрика показывает в том числе компетентность команды найма, потому что отображает, сколько времени ей требуется, чтобы провести все этапы найма.

Воронка найма. Метрика, показывающая статусы кандидатов по определенной вакансии или вакансиям в компании.

Текучесть кадров. Метрика считается по количеству человек, уволившихся из компании за определенный период, разделенному на среднее число сотрудников за тот же период, и умноженному на 100%. Это одна из главных HR-метрик, которая позволяет быстро определить климат в компании и увидеть критические состояния в команде.

Эффективность и потенциал. Эту метрику довольно сложно посчитать, поскольку HR-специалисты часто дискутируют на тему того, как правильно считать потенциал сотрудника и его продуктивность на рабочем месте за период. Существует простой инструмент, который помогает в таком случае: матрица n boxes. Она может быть основана на любых показателях, включая потенциал и эффективность, и показывать корреляцию результатов сотрудников по ним. Получить эти показатели можно в ходе оценки персонала.

Запросы на отсутствия. Показатели, подсчет которых отнимает большое количество времени у HR-специалистов. Метрика показывает, сколько выходных было взято сотрудниками за период, какой тип выходных использовался и т.д.

Распределение OKR. Количество активных и закрытых целей у сотрудников, время их закрытия, прогресс по целям. Важная метрика для отслеживания продуктивности.

Преимущества использования софта для работы с HR-аналитикой

Как и в случае с выборкой метрик, нужных HR-специалистам для адекватной работы с командой и менеджментом ее деятельности, ведение аналитики требует времени и отдачи. Если у вас в компании есть ресурсы для того, чтобы нанять HR-аналитика, используйте его. Но даже если такой сотрудник уже работает в компании, ваша задача - обеспечить ему удобную среду для работы, например, модуль для HR-менеджмента, чтобы автоматически проводить расчеты и отображать статистику.

Обычно, в современных HRM-системах, он включает отчетность. На основе этих отчетов, обновляющихся в реальном времени, вы можете легко оперировать данными для принятия бизнес-решений, которые зависят от состояния сотрудников. В чем еще плюсы HR-софта:

• Вам доступны несколько десятков (обычно – от 30) отчетов, автоматически обновляющих данные
• Вы можете пользоваться результатами отчетов для собраний или обсуждений – они выгружаются в удобных форматах, которые легко распечатать и показать
• Используя софт, можно не только отслеживать изменения в команде, но и прогнозировать ее состояние – а это превентивные меры в случае увеличения текучести, выгорания и т.д.
• Такие сложные метрики как эффективность и потенциал весьма затратно считать вручную – для этого лучше воспользоваться циклами оценки, которые тоже есть в HRM-системах.

Помните о том, что экономия времени, нервов ваших сотрудников, и повышение их вовлеченности и отдачи - ответственность за все это можно переложить на автоматизированный функционал, который обойдется вам приблизительно ± $30 в месяц. Вложение достаточно скромной суммы средств иногда способно изменить многое - поэтому, рассматривая современное направление HR-аналитики для работы, закладывайте соответствующий бюджет - и наслаждайтесь автоматическими подсчетами, своевременной аналитикой и удобной отчетностью, за обработку и отображение которой не нужно переживать.