Дружить нельзя разругаться: 11 шагов к успешному офбордингу при увольнении [чек-лист]

Большинство HR-менеджеров уделяет очень много времени на онбординг, изучение найма и очень мало на офбординг, хотя влияние на HR бренд и имидж компании оба процесса имеют одинаковое. Решили исправлять ситуацию и рассказать о том, как уволить сотрудника или организовать его уход по собственному желанию так, чтобы потом не было скандалов, обиды, гневных комментариев на DOU, а только благодарность за полученный опыт.

Этап 1. Проведите Exit Interview 

Ваша цель, как HRа, — обсудить причины увольнения и узнать, с какими впечатлениями, ощущениями сотрудник уходит из компании — негативными или положительными. Это важно, так как к коллеге наверняка обратятся потенциальные кандидаты, чтобы узнать всю «кухню» организации (а именно ее недостатки и подводные камни).

Универсальных ответов на этом этапе нет, так как их контекст зависит от того, сотрудник увольняется сам или это решение компании. В целом, их можно взять из опросов вовлеченности, если вы их проводите. Если у вас такой заготовки нет, воспользуйтесь нашей:

Этап 2. Обработайте результаты встречи

После exit interview может появиться одно из 3 типов решений: назначение отпуска, перевод коллеги в другой отдел и запуск процесса увольнения. Давайте рассмотрим все 3.

2. 1. Организуйте отпуск 

Бывает, что сотрудник просто сильно устал, давно не был в отпуске (в который не мог уйти из-за большого потока задач и ответственности). Если есть такая возможность (небольшая загрузка коллеги, хотя бы 7 неиспользованных отпускных дней), то отправьте его на отдых и разрешите не вовлекаться на это время в рабочие процессы.

После обязательно повторно проведите встречу 1:1, чтобы прийти к окончательному решению — увольнению быть или нет.

2.2. Обсудите с ТОП менеджментом перевод коллеги в другой отдел

Еще бывает, что человек просто эмоционально выгорел на своей должности, устал от нее и хочет чего-то нового. Скорее всего, он обладает навыками в другой области, которые хочет развивать. Тогда уместно организовать что-то вроде экзамена, тестового задания. Если сотрудник справиться — спланируйте испытательный срок или сразу примите в команду другого отдела. Если нет — смотрите следующие пункты.

2.3. Сообщите о результатах разговора ТОП менеджменту, руководителю отдела

Прежде чем принимать окончательное решение касательно увольнения сотрудника, поговорите с его руководителем (или директором компании, если этот работник — ТОП менеджер). Объясните ситуацию, предложите варианты решения.

Обычно после такого руководитель захочет встретиться с подчиненным лично на 1:1 и повторно всё обсудить (и если это реально ценный сотрудник, попытается его оставить). Дальше снова есть 2 исхода — коллега остается, но что-то в его работе меняется (не будем перечислять, ведь это очень индивидуально) или увольняется. Если принимается второе решение, то задача эйчара — пока ничего не говорить остальным сотрудникам (особенно если вас об этом попросили).

Этап 3. Начните офбординг и помогите сотруднику с бюрократическими процессами 

Без вас коллега, который увольняется, не справиться с такими задачами:

• подписание документов об увольнении;
• расчет по заработной плате и другим выплатам;
• передача основных документов (для налоговой и бухгалтерской отчетности, если сотрудник работал не по трудовой книжке);
• передача трудовых обязанностей.

Этап 4. Обсудите конкретные сроки увольнения и когда будет последний рабочий день

Чтобы определиться с датой последнего рабочего дня, вам с руководителем и коллегой нужно собраться и обсудить текущее состояние дел:

• актуальные проекты увольняющегося;
• какие задачи нужно завершить и в какие сроки он это сможет сделать;
• с чем и что еще нужно утвердить;
• какие в целом у него неофициальные правила работы с другими сотрудниками (в команде, с коллегами из других отделов);
• какие есть бизнес-процессы и его зоны ответственности.

Это поможет сразу же подготовиться к адаптации нового сотрудника.

Бывает, что сотрудник хочет доработать еще 14 дней (согласно трудовому законодательству) и дольше никак не сможет (даже если не успевает завершить свои проекты, дела). А позиция серьезная, сложная и ее за 2 недели точно не закрыть. Поэтому вам важно подумать (вместе с руководителем увольняющегося или директором компании), кто будет выполнять его обязанности, если вы не успеете найти замену.

Есть такие варианты:

• задачи разделяются между другими сотрудниками (и на это время у них должна повыситься з/п);
• задачи забирает на себя руководитель (вариант подходит, если сам увольняющийся им не был);
• вы быстро находите идеальную замену в резервной базе кандидатов и человек успевает выйти на работу в течение 14 дней (такое бывает редко, но все же).

Этап 5. Сообщите о решении сотрудника команде

Конечно, вы можете это сделать сразу после принятия решения об увольнении, но, как показывает практика, увольняющийся просят оттянуть этот момент на последнюю неделю и сообщить на общем собрании.

Вам, как эйчару, важно честно озвучить причину ухода, увольнения или попросить это сделать «виновника торжества». Это поможет избежать слухов, сплетен и неблагоприятной атмосферы в команде. Только предварительно обсудите формат, в котором это будет:

• сообщение в общем чате/на электронную почту коллег в последний рабочий день;
• новость на общем собрании в последнюю рабочую неделю;
• во время обеда в последнюю неделю, другое.

Главное — не промолчать и не сообщать об увольнении после ухода сотрудника (а до этого). Это может очень плохо отразиться на мотивации и эмоциональном состоянии всей команды (особенно, если бывший коллега проработал минимум полгода), на их опыте сотрудников.

Этап 6. Подготовьте описание вакансии и запустите процесс найма

Этот этап должен проходить параллельно с подготовкой документов для увольнения, если вам не удалось найти замену в резервной базе.

Также перед составление описания вакансии, возможно, стоит пересмотреть структуру организации, просчитать окупаемость такого сотрудника. Бывает, в процессе понимаете, что такая должность пока не актуальна и ее можно разделить между другими сотрудниками (конечно, повысив им з/п).

Если понимаете, что должность очень важная, подготовьте описание вакансии в PeopleRecruit, настройте интеграцию с job-порталами и ожидайте на отклики.

Вам также может быть интересно: 5 главных инсайтов автоматизации HR процессов: мифы vs реальность

Этап 7. Организуйте прощальное мероприятие (goodbye party)

Можете сделать это сами, можете  вовлечь в процесс коллег (особенно тех, кто дружил с увольняющимся). Это будет вечеринка с подарками или без — решать вам, но лучше с каким-то goodbye pack, если сотрудник был реально хорошим, эффективным, ценным кадром, долго работал и повлиял на развитие компании.

Возможные форматы вечеринки:

• goodbye lunch (прощальный обед всем вместе);
• вечеринка после рабочего дня (или за 1-2 часа до его окончания) с вином, сладостями и т.д. в офисе;
• вечеринка после работы в заведении (за счет компании или сотрудника — решайте между собой);
• 30 минут на объятия в конце рабочего дня.

Мероприятие лучше проводить в последний рабочий день сотрудника, который уходит.

Этап 8. Проверьте ситуацию с технической безопасностью данных компании

Это надо сделать в последний рабочий день сотрудника. Удалите его учетные записи, почту, его из чатов, закройте доступ к важным файлам и базам данных. Проконтролируйте процесс передачи рабочей техники, пропусков на территорию офиса.

Этап 9. Оставьте фидбек о сотруднике и обсудите возможности о дальнейшем деловом общении

Конечно, лучше оставить положительный, искренний фидбек, если это реально.

Формат может быть любым:

• отзыв в LinkedIn;
• открытка с пожеланиями на будущее;
• видео команды с пожеланиями;
• рекомендательное письмо.

Взамен можете попросить сотрудника оставить фидбек (положительный) о компании на DOU. Но лучше, чтобы он сделал это сам.

Также сообщите, можно ли к вам обращаться, если новый работодатель попросит контакты для предоставления рекомендаций о сотруднике. Если да, то соберите в один файл или одно сообщение все возможные контакты.

Этап 10. Оставайтесь на связи еще минимум месяц

Это важно, ведь обычно минимум первый месяц после увольнения придется обращаться к сотруднику за помощью с какими-то задачами или для уточнения деталей, которые вы забыли, не успели обсудить ранее.

Этап 11. Проанализируй свой офбординг процесс

Оцените, насколько легко удавалось переходить от одного этапа к другому, было бы это в срок или с опозданиями. Проанализируйте, как отреагировали коллеги на уход сотрудника, как он отозвался о вас, не было ли претензий в финансовом (забыли что-то выплатить или недосчитали премиальные) или техническом (бывший сотрудник хотел забрать с собой ноутбук или другую технику, так как считал ее своей) плане и подумайте, как могли бы их исправить.

Этот гайд — лишь возможное руководство к действию и помощник, если у вас небольшая текучка кадров, офбординг случается редко и вы не знаете, как работать с увольнениями. Этапы могут быть в другой последовательности, или объединены, пропущены — экспериментируйте и ищите свою идеальную схему. И пускай офбординг будет грамотный, легкий и на позитивной ноте.