Śledzenie czasu pracy

Właściwe śledzenie i rozliczanie czasu pracy oraz czasu wolnego pracowników przynoszą firmie wiele korzyści.

Czym jest śledzenie czasu pracy?

Śledzenie czasu pracy (ewidencja czasu pracy) to weryfikowanie ilości godzin, które pracownik przepracował, realizując powierzone mu obowiązki, a także wykorzystał w ramach należnych urlopów lub zwolnień lekarskich. To, co dokładnie mieści się pod pojęciem czasu pracy w danej firmie, regulują przepisy prawne i wewnętrzne regulaminy pracy, m.in. polityka urlopowa.

W jakim celu prowadzi się ewidencję czasu pracy?

Ewidencję czasu pracy prowadzi się, aby odpowiednio obliczyć wynagrodzenie pracownika i aby udzielić mu właściwej liczby dni wolnych od pracy. Pracownik ma prawo żądać od pracodawcy wglądu w ewidencję.

Czy śledzenie czasu pracy jest obowiązkowe?

Ewidencjonowanie godzin pracy zatrudnionych osób dotyczy każdego pracodawcy ( Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141, Art. 149. § 1. ). Dowolna jest natomiast forma ewidencji – może być prowadzona w wersji papierowej lub elektronicznej. Nie ma również żadnych zaleceń prawnych, co do formy śledzenia czasu pracy.

Czym jest płatny czas wolny?

Płatny czas wolny to okres, w którym pracownik nie realizuje swoich obowiązków służbowych – korzysta z jakiejś formy urlopu lub zwolnienia lekarskiego, a mimo to otrzymuje należne wynagrodzenie.

W tym miejscu musimy uściślić pewne pojęcia. Płatny czas wolny, przyznawany w formie urlopu lub zwolnienia lekarskiego, jest regulowany jest przepisami prawa pracy i dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Jednak dzięki zmianom na rynku pracy, które zaszły w ciągu ostatnich kilku lat (światowa pandemia, nowe pokolenie pracowników, rozwój technologii), pojawiło się nowe pojęcie płatnego czasu wolnego. Są to dodatkowe, płatne dni wolne od pracy, będące benefitem pracowniczym. Pracodawcy oferują je nie tylko pracownikom etatowym, ale również osobom zatrudnionym w ramach umów cywilno-prawnych.

Różne formy płatnego czasu wolnego

Płatny czas wolny może mieć różne formy. Omówmy kilka najważniejszych.

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy to czas przerwy w wykonywaniu pracy, przysługujący pracownikowi na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Za korzystanie z tego rodzaju urlopu pracownikowi należy się takie samo wynagrodzenie, jakie otrzymałby w przypadku realizacji obowiązków zawodowych.

Urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy to przerwa w pracy, o jaką może wnioskować pracownik w wymiarze 1 lub 2 dni, wynikająca ze szczególnej sytuacji – narodzin dziecka, ślubu, śmierci członka rodziny. Szczegółowe zapisy reguluje Obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 września 2014 r.

Dni ustawowo wolne

Dni ustawowo wolne od pracy to dni świąteczne stałe i ruchome, określone przez odpowiednie przepisy, w czasie których pracownik nie musi pracować lub może pracować, jeśli podlega odpowiednim zapisom Kodeksu pracy (Art. 15110).

Urlop na żądanie

Urlop na żądanie to szczególna forma urlopu wypoczynkowego, o którą może wnioskować pracownik np. w nagłej sytuacji osobistej. Nie może on jednak rozpocząć korzystania z urlopu na żądanie bez zgody pracodawcy ( Art. 1672 i Art. 1673 Kodeksu pracy).

Zwolnienie lekarskie

Zwolnienie lekarskie to okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika, za którą otrzyma on zmniejszone wynagrodzenie, tj. zasiłek chorobowy. Szczegóły sposobu rozliczenia oraz to, kto może korzystać z zasiłku chorobowego reguluje ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Urlop należny rodzicom (urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop rodzicielski, opieka nad dzieckiem)

Opieka nad dzieckiem w wieku do lat 14, o której mowa w art. 188 Kodeksu pracy to nieobecność traktowana na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę. Natomiast urlop macierzyński / ojcowski / rodzicielski to nieobecności usprawiedliwione, za które pracownik otrzyma zmniejszone wynagrodzenie (tak jak w przypadku zwolnienia chorobowego).

Pozostałe typy urlopów

Polskie prawodawstwo przewiduje również inne typy urlopów płatnych, np. urlopu dla poratowania zdrowia ( Dz. U. 2018 poz. 1668 Art. 131.), urlop na poszukiwanie pracy ( Art. 37. Kodeksu pracy), urlop naukowy ( Dz. U. 2018 poz. 1668 Art. 130. ) oraz urlopy bezpłatne (na wniosek pracownika lub urlop wychowawczy, oba określone przepisami Kodeksu pracy).

Korzyści wynikające z dobrze przemyślanej polityki płatnego czasu wolnego

Przepisy prawne obligują pracodawców do stosowania konkretnych zasad w prowadzeniu ewidencji czasu pracy i przy przyznawaniu pracownikom dni wolnych. Na szczęście, zostawiają też pewną dozę dowolności w ustalaniu regulaminów pracy, aby firma mogła dostosować je do własnych potrzeb, np. specyfiki branży.

Dobrze przemyślana polityka płatnego czasu wolnego może przynieść firmie sporo korzyści. Będą to m.in.:

1. Większa wydajność pracowników – odpowiednie zaplanowanie dni wolnych zapewnia pracownikom czas na regenerację sił fizycznych i psychicznych. Lepsze samopoczucie pracownika, oznacza większą motywację do pracy i kreatywność, a co za tym idzie – większą efektywność.

2. Oszczędności zasobów firmy – wypoczęci pracownicy – pewni swojego wynagrodzenia, którzy czują, że pracodawca ich szanuje – rzadziej myślą o zmianie pracy. Współczynnik rotacji spada, znika też ryzyko wypalenia zawodowego w zespole, a więc firma nie ponosi kosztów nowych rekrutacji, odpraw, czy przestojów w działaniu, związanych z nieplanowanymi absencjami.

3. Pozytywne doświadczenia pracownika – przyznawanie pracownikom płatnego czasu wolnego to oznaka szacunku i zaufania do pracowników, co z kolei zwiększa ich zaufanie i lojalność wobec pracodawcy.

4. Pozytywne doświadczenia kandydatów – pracodawca, który szanuje swoich pracowników i ich prawo do odpoczynku przyciągnie do siebie więcej talentów w procesie rekrutacji.

5. Równowaga work-life balance – przemyślana polityka czasu wolnego pozwala pracownikowi zachowywać równowagę między życiem zawodowym, a prywatnym.

6. Umocnienie relacji z zespole – firma może zapewnić dodatkowy płatny czas wolny na zorganizowane aktywności zespołowe, nie obejmujące obowiązków zawodowych – integrację i realizację wspólnych pasji. To pomaga członkom zespołu lepiej poznawać się wzajemnie i budować relacje.

Płatny czas wolny, który można wykorzystać w dowolnym celu

Ciekawym rozwiązaniem, które zdobywa coraz większą popularność na rynku pracy, jest oferowanie pracownikom dodatkowego płatnego czasu wolnego. Jak to działa? Firma, jako dodatkowy benefit pracowniczy może oferować nielimitowany płatny czas wolny – na ten krok zdecydowało się w już Waalaxy, a w 2023 roku zrobił to też Microsoft – lub pojedyncze płatne dni wolne, np. z tytułu well-beingu lub menstruacji. Niektóre firmy oferują też dodatkowe płatne godziny czasu wolnego, np. w ramach specjalnych akcji, mających na celu dbanie o dobrostan pracowników.

Jak oprogramowanie do śledzenia czasu pracy może pomóc firmie?

Stworzenie polityki płatnego czasu wolnego w firmie, to nie lada wyzwanie. Jest wiele czynników wpływających na jej kształt – regulacje prawne danego kraju, specyfika i sezonowość branży, praktyki rynkowe, lokalizacja firmy, możliwości finansowe firmy itd., a dział HR musi brać je wszystkie pod uwagę. Aby zarządzanie ewidencją czasu pracy było wydajniejsze, warto je zautomatyzować, wykorzystując odpowiednie oprogramowanie kadrowe. Może to być monofunkcyjna aplikacja mobilna, np. zwykły tracker czasu, co jest popularnym rozwiązaniem w małych firmach. Może to być wielofunkcyjny system do zarządzania czasem pracy lub moduł systemu HRM.

Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy:

• rejestruje czas pracy każdego członka zespołu i umożliwia obliczanie wynagrodzeń;

• pomaga określić rzeczywistą wydajność pracowników w odniesieniu do wybranych projektów lub zadań;

• ułatwia planowanie pracy w określonych przedziałach czasu, np. w czasie wysokich lub niskich sezonów;

• ułatwia prawidłowe rozliczanie puli urlopów pracowników i właściwy rozkład płatnych dni wolnych w czasie, zapewniający pracownikowi należny odpoczynek;

• tworzy raporty pokazujące rzeczywiste wykorzystanie zasobów w danym projekcie, ułatwiając tym samym zarządzanie nim;

• może motywować pracowników do lepszej organizacji pracy własnej i większej efektywności;

• zapewnia bezpieczny przepływ danych poufnych, dzięki autoryzacjom i szyfrowaniu.

Jeśli oprogramowanie działa w chmurze – umożliwia rejestrowanie czasu pracy z dowolnego miejsca, co daje pracodawcy większą kontrolę nad pracownikami zdalnymi. Jeśli dodatkowo stanowi część systemu HRM firmy, umożliwia wgląd w pełną historię pracownika – od danych personalnych, po wyniki efektywności i rozliczenie wynagrodzenia. Taki pełny przekrój danych umożliwia lepsze zarządzanie rozwojem zawodowym pracownika.

Śledzenie czasu pracy: podsumowanie

Śledzenie czasu pracy i śledzenie płatnego czasu wolnego pracownika to niezwykle ważne narzędzia HR. Ich umiejętne wykorzystanie pozwoli firmie lepiej zorganizować pracę zespołu, a co za tym idzie – zwiększyć wydajność działań operacyjnych i zredukować koszty działalności. Oba narzędzia, choć są determinowane w głównej mierze przez przepisy prawne, powinny być dostosowane do potrzeby firmy. Można to osiągnąć dzięki stworzeniu regulaminów pracy, w których znajdzie się zapis o zwiększeniu puli płatnych dni wolnych lub dzięki wykorzystaniu oprogramowania do automatyzacji ewidencji czasu pracy.

Firma, która szanuje pracowników, zapewniając im czas na odpoczynek, to firma, która osiąga lepsze wyniki biznesowe.