Учет отсутствий

Правильное отслеживание и учет рабочего времени и времени отдыха сотрудников приносит компании множество преимуществ.

Что такое учет рабочего времени?

Учет рабочего времени означает подсчет часов, отработанных сотрудником при выполнении возложенных на него обязанностей, и часов, использованных для получения отпуска или больничного листа. Законы компании и правила внутреннего трудового распорядка, например, политика в отношении отпусков, определяют, что означает термин "рабочее время".

С какой целью ведется учет рабочего времени?

Учет рабочего времени ведется для того, чтобы рассчитать оплатусотрудника и предоставить ему правильное количество выходных дней. Работник имеет право потребовать от работодателя ознакомиться с записями.

Является ли учет рабочего времени обязательным?

Ведение учета рабочего времени нанятых лиц относится к каждому работодателю. Однако форма документа произвольна — он может вестись на бумаге или в электронном виде. Также нет законодательных рекомендаций относительно метода учета рабочего времени. Все зависит от нормативных актов конкретной страны, и вам следует ознакомиться с ними, особенно если вы нанимаете сотрудников из других стран.

Что такое оплачиваемое отсутствие (PTO)?

Оплачиваемое отсутствие — это период, когда работник не выполняет свои обязанности — он берет отпуск или больничный, но при этом получает причитающуюся ему компенсацию.

На этом этапе необходимо прояснить некоторые термины. Оплачиваемое отсутствие, предоставляемое в виде отпуска или больничного, регулируется трудовым законодательством и распространяется на работников, работающих по контракту. Однако благодаря изменениям на рынке труда за последние несколько лет (глобальная пандемия, новое поколение работников, развитие технологий) возникла новая концепция оплачиваемых отсутствий. Это дополнительные оплачиваемые выходные дни в качестве льготы для сотрудников. Работодатели предлагают их не только штатным сотрудникам, но и тем, кто работает по гражданско-правовым договорам.

Различные виды оплачиваемых отсутствий

Оплачиваемое отсутствие может принимать различные формы. Давайте обсудим некоторые из наиболее важных.

Отпуск / Ежегодный отпуск

Ежегодный отпуск — это перерыв в работе, на который работник имеет право по закону. За такой отпуск работники получают такую же компенсацию, как и за выполнение своих профессиональных обязанностей.

Специальный отпуск / Личные выходные дни

Специальный отпуск — это перерыв в работе, который работник может запросить на несколько дней, вызванный конкретной ситуацией — рождением ребенка, свадьбой или смертью члена семьи.

Государственные праздники

Государственные праздники — это фиксированные и плавающие праздничные дни, определенные соответствующими нормативными актами. В такие дни работник не должен работать или может работать, если это предусмотрено законом. В разных странах этот вид PTO может называться по-разному — все зависит от политической системы страны.

Отгул / случайный отпуск

Отгул — это одна из форм PTO. Он может быть запрошен работником не потому, что он болен, а потому, что ему нужно время для отдыха. Однако он не может начать брать отпуск по требованию без согласия работодателя.

Больничный лист

Больничный лист — это отсутствие сотрудника на рабочем месте по уважительной причине, за которое он получает пониженную оплату (больничные). Соответствующие законы регулируют все детали того, как учитывается оплата больничного и кто может ею воспользоваться.

Отпуск по уходу за ребенком (отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком, по уходу за отцом)

Уход за ребенком — это отсутствие, которое рассматривается наравне с днями, когда работник выполнял работу. С другой стороны, отпуск по беременности и родам/отцовству или отпуск по уходу за ребенком — это оправданные отлучки, за которые работник получает пониженную оплату (так же, как и за больничный лист).

Другие виды отпусков

Каждая страна предоставляет своим гражданам различные виды отпусков. Некоторые из них связаны со спецификой конкретной отрасли. Например, другие формы полагаютсясотрудникам физического труда, а другие — сотрудникам "белых воротничков". Часто работники также могут попросить неоплачиваемый отпуск.

Преимущества хорошо продуманной политики отсутствий

Закон обязывает работодателей соблюдать правила ведения учета рабочего времени и предоставления сотрудникам выходных дней. К счастью, они также оставляют некоторую свободу действий при установлении правил работы, чтобы компания могла адаптировать их к собственным потребностям, например, к специфике своей отрасли.

Хорошо продуманная политика предоставления оплачиваемых отсутствий может принести компании множество преимуществ. К ним относятся:

1. Повышение производительности труда — правильное планирование выходных дней дает сотрудникам время для физического и психического восстановления. Лучшее самочувствие сотрудника означает большую мотивацию к работе и творчеству, а также — большую эффективность.

2. Экономия ресурсов компании — отдохнувшие сотрудники — уверенные в своей зарплате, чувствующие, что работодатель уважает их — реже задумываются о смене работы. Снижается текучесть кадров, исчезает риск выгорания в коллективе, поэтому компания не несет расходов на новых сотрудников, выходные пособия и простои из-за незапланированных отлучек.

3. Положительный опыт сотрудников — предоставление оплачиваемого отсутствия сотрудникам является признаком уважения и доверия к ним. Это повышает их доверие и лояльность к работодателю.

4. Положительный опыт кандидатов — работодатель, уважающий сотрудников и их право на отдых, привлечет больше талантов при найме.

5. Баланс между работой и личной жизнью — хорошо продуманная политика оплачиваемого времени отдыха позволяет сотрудникам поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

6. Укрепление отношений в коллективе — компания может предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск для организованных командных мероприятий, которые не связаны с выполнением рабочих обязанностей, а являются интеграционными мероприятиями с преследованием общих увлечений. В результате члены команды лучше узнают друг друга и налаживают отношения.

Оплачиваемое отсутствие, которое можно использовать для любых целей

Интересным решением, набирающим популярность на рынке труда, является предложение сотрудникам дополнительных оплачиваемых отсутствий в качестве льготы. Как это работает? Компания может предложить неограниченное оплачиваемое отсутствие — Waalaxy уже решилась на этот шаг, а Microsoft также сделает это в 2023 году — или отдельные оплачиваемые дни отдыха, например, по состоянию здоровья или в связи с менструацией. Некоторые компании также предлагают дополнительные оплачиваемые отсутствия, например, в рамках специальных кампаний по заботе о благополучии сотрудников.

Как программное обеспечение для отслеживания оплачиваемых отсутствий может помочь компании?

Создание политики оплачиваемых отсутствий в компании — довольно сложная задача. На ее формирование влияет множество факторов — законодательные нормы, специфика и сезонность отрасли, рыночная практика, местоположение компании, финансовые возможности компании и т.д., и отдел кадров должен учитывать их все. Чтобы сделать управление временем более эффективным, стоит автоматизировать его с помощью правильного HR-программного обеспечения. Это может быть монофункциональное мобильное приложение, например, простой тайм-трекер — популярное решение в небольших компаниях. Это может быть многофункциональная система отслеживания отсутствий или модуль HRM-системы.

Необходимыми функциями программного обеспечения для отслеживания отпусков являются:

• доступ в любом месте/в любое время;

• простота использования;

• высокая скорость соединения;

• легко читаемые условия и положения;

• визуализация трудоемкости конкретного проекта или задачи.

Программное обеспечение для учета рабочего времени:

• фиксирует рабочее время каждого члена команды и позволяет рассчитать заработную плату;

• помогает определить фактическую производительность сотрудников по отдельным проектам или задачам;

• облегчает составление графика работы в определенные периоды, например, в высокий или низкий сезон;

• способствует правильному учету отпускных фондов сотрудников и правильному распределению оплачиваемых выходных дней во времени, обеспечивая сотрудникам должный отдых;

• создает отчеты, показывающие фактическое использование ресурсов в данном проекте, что облегчает управление им;

• может мотивировать сотрудников лучше организовывать свою работу и быть более эффективными;

• обеспечивает безопасный поток конфиденциальных данных благодаря авторизации и шифрованию.

Если программное обеспечение работает в облаке, оно позволяет вести учет рабочего времени из любого места, что дает работодателю больше контроля над удаленными сотрудниками. Если же оно является частью HRM-системы компании, то позволяет видеть всю историю сотрудника — от личных данных до результатов работы и расчета заработной платы. Такой срез данных позволяет лучше управлять профессиональным развитием сотрудника.

Итог

Учет рабочего времени и учет оплачиваемых отсутствий сотрудника — важнейшие инструменты HR. Их умелое использование позволит компании лучше организовать работу коллектива, тем самым повышая операционную эффективность и снижая издержки бизнеса. Хотя оба инструмента определяются в основном законодательными нормами, их следует адаптировать к потребностям компании. Это можно сделать путем:

• создания регламента работы, который будет включать в себя увеличение количества оплачиваемых выходных дней;
• с помощью программы автоматизации учета рабочего времени.

Компания, которая уважает сотрудников, предоставляя им время для отдыха, — это компания, которая достигает лучших результатов в бизнесе.