Oprogramowanie do rekrutacji

Chcesz pozyskiwać kandydatów do pracy dzięki sprawnej i wydajnej rekrutacji? Wspomóż się technologią – odpowiednim oprogramowaniem, które pozwoli Twoim rekruterom skuteczniej działać.

Co to jest oprogramowanie do rekrutacji?

Oprogramowanie do rekrutacji to pojęcie, pod którym może kryć się zarówno moduł rekrutacyjny w systemie HRM, oprogramowanie do rekrutacji CRM, niezależny system ATS (Applicant Tracking System, system śledzenia kandydatów) lub dowolne monofunkcyjne narzędzie rekrutacyjne (aplikacja). Wszystkie mają jeden cel – pomóc usprawniać proces pozyskiwania kandydatów w firmie, poprzez zautomatyzowanie powtarzalnych czynności, funkcjonalne zarządzanie procesem i dokumentacją, rozbudowaną analitykę i raportowanie.

To, jakie oprogramowanie do rekrutacji wybierze firma, zależy od jej potrzeb. Oprogramowanie do rekrutacji dla małych firm na pewno będzie różnić się od oprogramowania dla dużych korporacji, tak jak różnić się będą ich procesy personalne. Korporacyjne działy HR mają przecież zupełnie inne plany działań oraz potrzeby analityczne.

Jakie funkcje posiada oprogramowanie do rekrutacji?

Nie będziemy omawiać tu szczegółowo prostych aplikacji ani oprogramowania typu CRM. Dlaczego? Prostych aplikacji jest niezliczona ilość, a różnice między poszczególnymi rozwiązaniami często są subtelne lub żadne (może poza szatą graficzną). Możemy wśród nich wymienić np. kalendarze spotkań, programy do zbierania dokumentów, wirtualne komunikatory do czatów i wideorozmów, systemy do automatyzowania wysyłki itp.

Z kolei oprogramowanie CRM służy do personalizowania „podróży” kandydata i skłonienia go, by złożył swoje CV właśnie w naszej firmie. Wspiera procesy „dookoła” rekrutacji, takie jak Employer Branding, tworzenie contentu dla osób poszukujących pracy, optymalizowanie komunikacji z kandydatami, którzy aktywnie poszukują pracy oraz z kandydatami pasywnymi (w tym ulepszanie strony kariery, działania w mediach społecznościowych).

Skupimy się na oprogramowaniu, które wspiera działania rekruterów od etapu złożenia aplikacji przez kandydata, poprzez selekcję, aż do złożenia oferty zatrudnienia, czyli na systemie ATS.

Applicant Tracking System – system śledzenia kandydatów, nazywany również systemem zarządzania rekrutacją lub platformą rekrutacyjną, może być samodzielnym rozwiązaniem lub stanowić część systemu HRM. Jego główne funkcje to:

• zamieszczanie ogłoszeń o naborze na stronie kariery, portalach pracy i platformach rekrutacyjnych oraz zarządzanie nimi;

• śledzenie statusu aplikacji o pracę i CV – określanie, którzy kandydaci ubiegali się o jakie stanowiska i na jakim etapie procesu aktualnie się znajdują;

• planowanie komunikacji z kandydatami – wysyłka korespondencji z wykorzystaniem szablonów wiadomości, automatyczne przypomnienia, terminarz spotkań;

• parsowanie aplikacji – analiza otrzymywanych aplikacji, agregowanie ich w bazie do przeglądania z wykorzystaniem różnych filtrów;

• analityka i raportowanie, które umożliwiają bieżące kontrolowanie różnych metryk wydajności procesu, np. koszt zatrudnienia jednego pracownika (ang. cost per hire), czas rekrutacji (ang. time to hire), koszt rotacji (ang. turnover costs) itd.

Jak działa oprogramowanie rekrutacyjne?

Działanie oprogramowania rekrutacyjnego opiera się na automatyzacji zadań, które pojawiają się na kolejnych etapach procesu:

• korzystamy z szablonów, aby stworzyć opis stanowiska pracy lub zaprojektować schemat komunikacji mailowej z kandydatem;
• tworzymy wizualizację etapów rekrutacji – popularnym rozwiązaniem jest wykorzystanie tablicy kanban;
• wykorzystujemy integracje systemu z portalami pracy lub agencjami pracy, aby sprawnie pozyskiwać kandydatów;
• zbieramy aplikacje kandydatów w jednej bazie danych – możemy je parsować, filtrować, oznaczać, dodawać notatki itp.;
• wykorzystujemy testy przesiewowe (testy screeningowe), by wyselekcjonować pożądane talenty;
• przeprowadzamy ankiety, aby uzyskać feedback i określić poziom zadowolenia kandydatów z przebiegu rekrutacji (Candidate Experience);
• sprawnie komunikujemy się z kandydatami, mamy pełną kontrolę nad przebiegiem korespondencji;
• zarządzamy danymi osobowymi zgodnie z przepisami (w tym RODO);
• tworzymy raporty i analizujemy wybrane wcześniej wskaźniki KPI.

Obecnie rzadko spotyka się ATS inne niż te, działające w chmurze. Oprogramowanie bez połączenia z Internetem może sprawdzić się jedynie w bardzo specyficznych przypadkach. A to właśnie możliwość natychmiastowego dostępu przez wielu użytkowników do systemu gwarantuje efektywną współpracę specjalistów HR z managerami pozostałych działów. Managerowie, którzy zgłaszają potrzebę zatrudnienia nowych osób, mogą samodzielnie monitorować w systemie przebieg rekrutacji i współdecydować o krokach na kolejnych etapach procesu.

Jakie są główne korzyści z korzystania z oprogramowania do rekrutacji?

Podsumujmy teraz, co firma może zyskać dzięki wykorzystaniu oprogramowania do rekrutacji. Kilka korzyści już wymieniliśmy powyżej.

• Najważniejszą z nich będzie automatyzacja powtarzalnych czynności, a co za tym idzie – oszczędność czasu i nakładów finansowych (w tym kosztu pracy rekruterów).
• Cały proces może być koordynowany z jednego miejsca, przez co łatwiej śledzić jego przebieg i planować kolejne kroki – nawet jeśli uczestniczy w nim kilku rekruterów.
• Oprogramowanie zwiększa wydajność pracy rekruterów – wykorzystanie algorytmów systemu, czyli sztucznej inteligencji, pomaga wyselekcjonować osoby, które pasują do konkretnego profilu kompetencji.
• Dzięki parsowaniu CV i filtrowaniu otrzymanych aplikacji można szybciej zawęzić pulę kandydatów i skrócić czas trwania rekrutacji, co ma ogromne znaczenie, jeśli do procesu przystępuje duża liczba osób.
• Rekruterzy mogą również sprawniej komunikować się z kandydatami, wykorzystując szablony i schematy korespondencji, co poprawia jakość rekrutacji i zwiększa pozytywne odczucia kandydatów (Candidate Experience) oraz pomaga budować wizerunek pracodawcy (Employer Branding).
• Wykorzystanie ATS i jego narzędzi analitycznych pozwala ulepszać proces rekrutacji w oparciu o pozyskiwane dane.
• Wykorzystanie oprogramowania gwarantuje, że cały proces będzie przebiegał zgodnie z przepisami prawnymi – wystarczy uprzednio prawidłowo skonfigurować zapisy polityki prywatności, RODO itp.

Mówiąc „rekrutacja”, przeważnie myślimy już o procesie scyfryzowanym, tj. kiedy ogłoszenie o naborze zamieszczono w Internecie, CV spływają drogą mailową lub przez specjalne formularze, a cała korespondencja do kandydatów jest wysyłana elektronicznie. Nadal jednak wiele firm przyjmuje aplikacje drogą tradycyjną, co w takim przypadku? Takie aplikacje wystarczy zdigitalizować i w odpowiedniej formie dodać do systemu. W tym przypadku korzyścią ponownie będzie oszczędność czasu i większa wydajność rekrutera.

Jak oprogramowanie wpływa na rolę rekrutera?

Wykorzystanie oprogramowania w pracy zawodowej mało kogo już dziwi. W końcu wszyscy chcemy oszczędzać swój czas. Dlaczego więc nie zlecać algorytmom żmudnych i powtarzalnych czynności? Czasem nawet taka jednofunkcyjna aplikacja, np. kalendarz, mogą poprawiać naszą efektywność.

Multiposting, zarządzanie ogłoszeniami, sprawdzanie, który kandydat jest na jakim etapie, przeszukiwanie stosu CV w nadziei, że kryje się tam wymarzony kandydat, odręczne notatki na żółtych karteczkach, przypinane do kolejnych aplikacji – to już przeszłość! Jeśli rekruter wykorzystuje oprogramowanie do rekrutacji – czy to system ATS, czy CRM (czy jedno i drugie!) – zyskuje czas, który może przeznaczyć na lepsze poznanie kandydatów. Może bardziej skupić się na ludziach, niż na samym procesie.

Zastanawiasz się, czy wobec tego oprogramowanie może całkowicie zastąpić rekrutera? Algorytmy AI mogą oceniać wiele rzeczy – kompetencje, wiedzę, doświadczenie, a na podstawie wyliczeń typować odpowiednich kandydatów. Jednak tylko rekruter może oceniać ich kompetencje miękkie i budować z nimi relacje – tego nie potrafi jeszcze żaden system.

Oprogramowania do rekrutacji: podsumowanie

Oprogramowanie do rekrutacji wykonuje zadania, które „kradną” czas rekruterów. Pozwala im szybciej selekcjonować odpowiednich kandydatów, zarządzać wieloma zadaniami w tym samym czasie, a przede wszystkim – skupić się na bezpośrednim kontakcie z kandydatem. Wydajność rekrutacji rośnie, jej koszt spada – czy można chcieć więcej? Przeanalizuj potrzeby swojej firmy, wybierz oprogramowanie, które zapewni Ci największe korzyści i ciesz się efektami kolejnych udanych rekrutacji.