¿Qué es un software de reclutamiento?

¿Quieres atraer candidatos a un puesto de trabajo a través de un reclutamiento eficiente y de alto rendimiento? Aprovecha las ventajas que ofrece la tecnología: el software adecuado para ayudar a tus reclutadores a trabajar con mayor eficacia.

¿Qué es un software de reclutamiento?

Software de reclutamiento es un término general que puede incluir un módulo de reclutamiento en un sistema HRM, un software de reclutamiento CRM, un software ATS de reclutamiento independiente (Sistema de Seguimiento de Candidatos), o cualquier herramienta de reclutamiento mono-funcional (aplicación). Todas tienen un objetivo. Ayudar a mejorar el proceso de adquisición de candidatos de la empresa mediante la automatización de tareas repetitivas, la gestión funcional del proceso y la documentación, y el suministro de análisis e informes avanzados.

Todo depende de las necesidades de la empresa y del software de reclutamiento que elija. Un software de reclutamiento para pequeñas empresas seguramente diferirá de un software para grandes corporaciones, ya que sus procesos de personal también variarán. Después de todo, los departamentos de RRHH de las empresas tienen planes de acción y necesidades analíticas completamente diferentes.

Funciones del software de reclutamiento

No queremos entrar en detalles sobre herramientas de reclutamiento monofuncionales o software tipo CRM. ¿Por qué? Existen muchas herramientas sencillas y las diferencias entre las distintas soluciones con frecuencia son sutiles o inexistentes (salvo quizá por la distribución de los elementos visuales). Se trata, por ejemplo, de calendarios, aplicaciones para recolectar documentos, comunicadores virtuales para chatear y hacer videollamadas, sistemas de automatización del correo, etc.

Por otro lado, un software CRM se utiliza para personalizar el recorrido del candidato y persuadirlo para que envíe su currículum a nuestra empresa. Brinda soporte a procesos "en torno" al reclutamiento, tales como:

Marca del empleador
Creación de contenido para los solicitantes de empleo
Optimización de la comunicación con los candidatos activos y pasivos (incluida la mejora de la Página de empleo y las actividades en las redes sociales).

Nos centraremos únicamente en el software de reclutamiento que apoya las actividades de los reclutadores desde la fase de solicitud del candidato, pasando por la selección, hasta la oferta de empleo, es decir, el sistema ATS.

El Sistema de seguimiento de candidatos, también conocido como Sistema de gestión del reclutamiento o plataforma de reclutamiento, puede ser una solución independiente o formar parte de un sistema HRM. Sus principales funciones son:

Publicar y gestionar anuncios de reclutamiento en páginas de empleo y plataformas de reclutamiento.
Seguimiento del estado de las solicitudes de empleo y de los currículos: identificación de los candidatos que han solicitado un puesto determinado y de la fase del proceso en la que se encuentran.
Planificación de las comunicaciones con los candidatos; envío de correspondencia utilizando plantillas de mensajes, recordatorios automáticos, programación de citas.
Análisis de currículos: analizando las candidaturas entrantes, agrupándolas en una base de datos para su visualización mediante diversos filtros.
Analítica e informes que permiten el control continuo de métricas de rendimiento de diversos procesos, como del coste por contratación, del tiempo hasta la contratación, los costes de rotación, etc.

¿Cómo funciona un software de reclutamiento?

El rendimiento del software de reclutamiento se basa en la automatización de las tareas que se producen en las sucesivas fases del proceso:

Utilizamos plantillas para crear una descripción de puesto o para planificar un esquema de comunicación por correo electrónico con un candidato.
Creamos una visualización de las etapas de reclutamiento: una solución popular es utilizar un tablero kanban.
Utilizamos las integraciones del sistema con bolsas de trabajo o agencias de empleo para reclutar candidatos de forma eficiente.
Recopilamos las solicitudes de los candidatos en una base de datos: podemos analizarlas, filtrarlas, etiquetarlas, añadir notas, etc.
Utilizamos pruebas de preselección para seleccionar a los talentos deseados.
Realizamos encuestas para obtener opiniones y determinar la satisfacción de los candidatos con el proceso de reclutamiento (Experiencia del candidato).
Nos comunicamos eficazmente con los candidatos. También controlamos totalmente la correspondencia.
Gestionamos los datos personales siguiendo la ley (incluyendo el GDPR).
Creamos informes y analizamos KPI preseleccionados.

Actualmente, es raro encontrar un ATS que no esté basado en la nube. El software sin conexión a Internet solo puede funcionar bien en algunas circunstancias específicas. El hecho de que muchos usuarios puedan acceder al sistema garantiza la cooperación entre los especialistas de RRHH y los responsables de otros departamentos. Los gerentes que informan de la necesidad de contratar a nuevas personas pueden hacer un seguimiento independiente del proceso de contratación en el sistema y decidir conjuntamente los pasos en las siguientes fases del proceso.

¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar un software de reclutamiento?

A continuación, resumiremos lo que una empresa puede ganar con un software de reclutamiento. Ya hemos mencionado varias ventajas anteriormente.

Lo más importante será la automatización de tareas repetitivas y el ahorro de tiempo y dinero (incluido el coste del trabajo del reclutador).
Todo el proceso de reclutamiento puede coordinarse desde un único lugar, lo que facilita el seguimiento de su progreso y la planificación de los siguientes pasos, incluso si hay varios reclutadores implicados.
El software aumenta la eficiencia de los reclutadores: el uso de los algoritmos del sistema (IA) ayuda a seleccionar a las personas que se ajustan a un perfil de competencias específico.
Mediante el análisis de los currículos y el uso de filtros, es posible limitar el grupo de candidatos con mayor rapidez y reducir la duración del proceso de reclutamiento, lo cual es muy importante si muchas personas se incorporan al proceso.
Los reclutadores pueden comunicarse más eficazmente con los candidatos utilizando plantillas y patrones de correspondencia. Esto mejora la calidad de la contratación, aumenta los sentimientos positivos de los candidatos (Experiencia del candidato) y ayuda a construir la imagen del empleador (Marca del empleador).
El uso del ATS y sus herramientas analíticas permite mejorar el proceso de reclutamiento basándose en los datos adquiridos.
El uso del software garantiza que todo el proceso cumpla con la ley; todo lo que hay que hacer es configurar adecuadamente las cláusulas de política de privacidad, GDPR, etc.

Cuando hablamos de reclutamiento, por lo general pensamos en un proceso digitalizado, con el anuncio de trabajo en línea, los currículos que llegan por correo electrónico o formularios en línea, y la correspondencia digital. Sin embargo, muchas empresas siguen aceptando currículos tradicionales, ¿qué hacer en ese caso? ¿Cómo combinar el documento clásico con el software moderno? Basta con digitalizar el currículum y añadirlo al sistema con la extensión de archivo adecuada. De nuevo, mayor ahorro de tiempo y eficacia para el reclutador.

¿Cómo cambiará el software de reclutamiento el papel del reclutador?

Utilizar software en el trabajo ya no es nada sorprendente. Después de todo, todos queremos ahorrar tiempo. Así que, ¿por qué no delegar las tareas tediosas y repetitivas a algoritmos? Incluso una aplicación monofuncional, como un calendario, puede mejorar nuestra eficacia.

El multiposting, la gestión de anuncios, verificar qué candidato está en cada fase, buscar entre una pila de currículos con la esperanza de que allí se esconda el candidato de tus sueños, las notas escritas a mano en tarjetas amarillas pegadas a cada candidatura... ¡ya son historia! Si un reclutador utiliza un software de reclutamiento, ya sea un ATS o un sistema CRM (¡o ambos!), gana tiempo que puede emplear para conocer mejor a los candidatos. Podrá centrarse más en las personas que en el propio proceso.

¿Te preguntas si, por lo tanto, el software puede sustituir completamente al reclutador? Los algoritmos de IA pueden evaluar aspectos como las competencias, los conocimientos y la experiencia. Basándose en los cálculos, pueden clasificar a los mejores candidatos. Sin embargo, sólo un reclutador puede evaluar sus habilidades blandas y construir una relación con un candidato; ningún sistema puede hacer eso todavía.

En conclusión: Software de reclutamiento

El software para el reclutamiento realiza tareas que "roban" tiempo a los reclutadores. Les permite seleccionar más rápidamente a los candidatos adecuados, gestionar múltiples tareas y centrarse en el contacto directo con el candidato. Aumenta la eficacia de la contratación y disminuye su coste: ¿qué más se puede pedir? Analiza las necesidades de tu empresa, elige el software que te proporcione los beneficios más significativos y disfruta de los resultados de un reclutamiento más exitoso.