Exit interview

Exit interview to ostatnia szansa firmy na szczerą rozmowę z odchodzącym pracownikiem. Dowiedz się, czym jest taka końcowa rozmowa, co wnosi do firmy oraz jak prawidłowo ją przeprowadzać.

Co to jest exit interview?

Exit interview – po polsku określany czasem jako wywiad wyjściowy lub rozmowa końcowa – to ostatnie spotkanie odchodzącego pracownika z osobą / grupą osób reprezentującą firmę (specjalistą ds. HR, managerem itp.). W czasie tego spotkania pracownik ma możliwość podzielenia się swoimi odczuciami o przebiegu współpracy oraz opinią o firmie. Osoby reprezentujące firmę powinny być bezstronne, a sama rozmowa – dobrowolna.

Część firm stosuje ankiety końcowe zamiast rozmów, ale nie należy ich traktować jako zamienniki. Rozmowa pozwala pracownikowi szczerze wypowiedzieć się na różne tematy, podczas gdy osoby reprezentujące firmę mogą uzupełnić notatki o dodatkowe obserwacje: język ciała rozmówcy, ton głosu podczas rozmowy.

Kiedy należy przeprowadzać exit interview?

Exit interview najczęściej przeprowadza się na kilka dni przed opuszczeniem firmy przez pracownika. Jest to optymalny termin dla obu stron. Dla pracownika – będzie to czas, kiedy opadną pierwsze emocje związane z faktem zakończenia współpracy. Dla pracodawcy – czas na opracowanie strategii, jakie informacje zwrotne chce pozyskać od pracownika lub czas na przygotowanie kontroferty, jeśli pracownik złożył wypowiedzenie, bo otrzymał propozycję od konkurencji. Nie zostawiaj tego na ostatni dzień współpracy.

Exit interview należy przeprowadzać również w przypadku osób, odchodzących na emeryturę, dla których będzie to ostatnia praca. Byli, doświadczeni pracownicy, z wieloletnim stażem w firmie to nieocenione źródło wiedzy. Jeżeli czuli się w niej spełnieni, środowisko pracy im odpowiadało – możesz spodziewać się pozytywnej oceny. Negatywny feedback traktuj jako wytyczne do zmian.

Jak przeprowadzić skuteczny exit interview?

Siła exit interview tkwi w szczerości. Zapraszając pracownika na spotkanie, dajemy mu wyraźny sygnał, że mimo, iż nasze drogi się rozchodzą, cenimy sobie jego opinię. Aby uzyskać ze spotkania jak najwięcej informacji zwrotnych, warto opracować schemat przebiegu spotkania w kilku wariantach:

• rozmowy z pracownikiem, który sam złożył wypowiedzenie,

• rozmowy z pracownikiem, którego etat został zredukowany,

• rozmowy z pracownikiem, który został zwolniony przez pracodawcę z innych powodów (np. był nieproduktywny lub był pracownikiem toksycznym).

Dyskusyjną kwestią jest podejmowanie próby rozmowy z pracownikiem, który został zwolniony dyscyplinarnie. Tu wiele zależy od przyczyny samego zwolnienia, więc zasadność exit interview powinna być oceniona indywidualnie.

Przygotowując schemat rozmowy ustal, jakie pytania zadasz (zamknięte / otwarte). Nie zapomnij, że pracownik również może chcieć zadać własne pytania, więc spróbuj opracować kilka podstawowych kwestii, które mogą zostać przez pracownika poruszone. Rozmowa powinna trwać nie dłużej niż godzinę czasu, odbyć się w komfortowych dla pracownika warunkach, tj. w wyciszonym pomieszczeniu, bez zbędnych świadków, z odcięciem od bodźców wizualnych.

Exit interview to moment, w którym skupiamy się na pracowniku. Dobrze przeprowadzona rozmowa jest cennym źródłem wiedzy o firmie i elementem budowania marki pracodawcy (Employer branding).

Przy organizacji exit interview możesz wspomóc się oprogramowaniem HR. Odpowiednie funkcję pomogą Ci w pełni wykorzystać najlepsze praktyki exit interview przy tworzeniu oraz uniknąć powszechnych błędów w formułowaniu pytań i odpowiedzi do kwestionariusza.

Jakie są korzyści z exit interview?

Celem exit interview jest spojrzenie na firmę oczami pracownika. Główną korzyścią będzie więc poznanie słabych stron firmy, tj.. niedociągnięć w różnych obszarach jej działania. Jakie jeszcze korzyści zapewni dobrze przeprowadzone exit interview?

• Pozytywne wrażenie po rozstaniu – okazanie pracownikowi szacunku i zrozumienia poprzez wysłuchanie jego uwag o firmie to nie tylko element Employer brandingu, ale też pozostawienie otwartej furtki do ponownego nawiązania współpracy z pracownikiem (tzw. bumeranging).

• Uporządkowanie działań – exit interview to moment potwierdzenia, czy dopełniono wszystkich formalności administracyjnych, związanych z zakończeniem współpracy (dokumentacja, przekazanie obowiązków, usunięcie dostępów systemowych itp.) oraz przekazanie pracownikowi informacji o dalszym przebiegu działań (ostatnie dni pracy, termin wypłaty świadczeń, termin wysyłki referencji oraz świadectw pracy itp.).

• Wymiana opinii – w trakcie exit interview zarówno pracownik jak i pracodawca mogą wymienić się informacjami o kończącej się współpracy. Pracownik nie musi obawiać się, że to, co powie będzie miało dla niego negatywne konsekwencje. Pracodawca zyskuje pewność, że pracownik nie będzie upubliczniał negatywnych emocji poza firmą.

Kwestionariusz exit interview: pytania, które należy zadać

Przebieg exit interview powinno być dostosowane do okoliczności, w jakich rozwiązana została współpraca. Nie ma jednego słusznego schematu, jakim należy się posługiwać. Poniżej znajdziesz listę pytań, które możesz wykorzystać podczas przeprowadzania rozmów w swojej firmie.

• Co wpłynęło na Twoją decyzję o odejściu z firmy? / Czy było coś, co mogło wpłynąć na Twoją decyzję o odejściu z firmy?

• Dlaczego praca nie spełniła oczekiwań? / Jakie są powody zmiany?

• Jak oceniasz ogólne warunki pracy / kulturę firmy? / Jaka część Twojej pracy najbardziej Ci się podobała / nie podobała?

• Czy czujesz, że otrzymałeś odpowiednie i kompletne szkolenie?

• Jakie rzeczy powinna wiedzieć osoba, która Cię zastąpi?

• Co w firmie działało, a co nie? / Co w firmie wymaga poprawy?

• Jak oceniasz atmosferę w zespole?

• Jak oceniasz swoją współpracę z managerem / zespołem?

• Czy Twoje oczekiwania co do firmy się sprawdziły?

• Jak zapamiętasz ludzi i atmosferę pracy?

• Czy poleciłbyś naszą firmę innym osobom poszukującym pracy?

• Czy bierzesz pod uwagę pozostanie w firmie? / Czy jest coś, co mogłoby wpłynąć na zmianę decyzji o odejściu z firmy?

• Jak przebiegł proces rekrutacyjny w nowej firmie? Jak go oceniasz w odniesieniu do procesu w obecnej firmie?

Pamiętaj! Zawsze dobieraj pytania pod kątem okoliczności – nie stosuj tego samego schematu pytań do każdej rozmowy.

Czego pracownik może spodziewać się podczas exit interview

Zanim spotkasz się z pracownikiem na exit interview, poinformuj go czym jest takie spotkanie oraz jak wygląda jego przebieg. Podkreśl, że jest ono zupełnie dobrowolne. Absolutnie zabronione przymuszanie do udziału w spotkaniu pod groźbą niewydania referencji czy świadectwa pracy!

Przybliż pracownikowi ideę exit interview jak szczerego spotkania, na którym będzie mógł podzielić się swoimi uwagami i przemyśleniami. Zadbaj o komfortowe miejsce, w jakim zostanie przeprowadzona oraz zapewnij dobrą atmosferę, np. jeżeli pracownik był skonfliktowany ze swoim przełożonym, przełożony ten nie powinien uczestniczyć w exit interview.

Podsumowanie

Rotacja w zespole rośnie? Ktoś rozsiewa plotki o firmie? Aby poznać słabe strony firmy, trzeba pozyskać odpowiednie informacje. Najłatwiej zrobić to dzięki exit interview. Przygotuj swój schemat rozmowy, dobierz pytania do ankiety i działaj!

Zdobywanie pracowników jest o wiele kosztowniejsze, niż utrzymywanie członków zespołu. Wykorzystując narzędzie, jakim jest exit interview dowiesz się jak możesz poprawić procesy oraz warunki pracy, by zatrzymać pracowników. Dodatkowo – nie tylko poprawisz wizerunek pracodawcy, ale też wybadasz, co oferuje konkurencja.