Dział HR w firmie – jakie są jego zadania i obowiązki?

Nie każda firma musi posiadać dział HR (dla przypomnienia: HR to skrót od human resources – zasoby ludzkie). Jednak jeśli chce się rozwijać w swojej branży, zwiększać zatrudnienie i rozszerzać swoją działalność – prędzej czy później przekona się, że dobrze jest oddelegować gdzieś i komuś, piętrzącą się dokumentację pracowniczą. Takim miejscem będzie właśnie dział HR.

Kiedy masz już 15-20 pracowników (i więcej!), to dział HR pomoże Ci nie tylko w organizacji dokumentów. Przede wszystkim przejmie obowiązki w zakresie opieki nad tymi pracownikami – administracją świadczeniami, ocenami ewaluacyjnymi, ocenami wydajności, a przede wszystkim – wsparciem każdego członka zespołu i czuwaniem nad ogólnie pojętą – dobrą atmosferą pracy.

Czym zajmuje się dział HR? Jego zadania możemy dzielić na dwa rodzaje:

• miękki HR– obejmujący wszystkie działania związane z jakością pracy pracowników (proces rekrutacji, zarządzanie zasobami ludzkimi poprzez motywowanie, weryfikacja poziomu zadowolenia pracowników, pilnowanie przestrzegania zasad zdrowej współpracy);

• twardy HR – obejmujący wszystkie działania związane ze sprawami kadrowo-płacowymi oraz administracją.

Stworzyliśmy dla Ciebie listę, dzięki której możesz zapoznać się ze szczegółami pracy działu HR.

1. Prowadzenie rekrutacji i research rynku pracy;

2. Zatrudnianie odpowiednich kandydatów i ich onboarding;

3. Naliczanie wynagrodzeń pracowniczych;

4. Zarządzanie zasobami ludzkimi, a kwestie dyscypliny;

5. Aktualizowanie regulaminów pracy przedsiębiorstwa / firmy / korporacji;

6. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej;

7. Przeprowadzanie analizy świadczeń;

8. Zapewnienie pracownikom możliwości rozwoju zawodowego;

9. Oferowanie kształcenia ustawicznego (różnego rodzaju szkoleń);

10. Szkolenie i wspieranie kadry kierowniczej przez Human Resources;

11. Wspieranie działań na rzecz zdrowia i dobrego samopoczucia pracowników.

Prowadzenie rekrutacji i research rynku pracy

Dział HR (w niektórych firmach – dział personalny) powinien dobrze poznać zakres potrzeb danej organizacji. Wtedy procesy rekrutacyjne będą właściwie realizowane. Nie wystarczy ogłosić „Mamy wolne stanowiska!” i umieścić oferty pracy online (lub offline).

HR-owiec powinien wykonać solidny research rynku pracy, aby wiedzieć gdzie najskuteczniej znaleźć pracowników, a przede wszystkim – skonsultować z kierownikami wyższego stopnia, jakiej dokładnie osoby ma szukać, by nie był to ktoś z przypadku!

Należy pamiętać, że zarządzanie budżetem rekrutacji, również należy do zakresu obowiązków działu HR.

Zatrudnianie odpowiednich kandydatów i ich onboarding

Dział HR jest odpowiedzialny za organizowanie rozmów kwalifikacyjnych i wybór najlepszych kandydatów na wolne stanowiska. Odpowiada też za przygotowanie pełnej dokumentacji pracowniczej, wiążącej się z procesem zatrudniania.

By nowozatrudnieni pracownicy w miarę szybko zaaklimatyzowali się w firmie, pod opieką HR przechodzą przez onboarding (procesy adaptacyjne). Ten okres przejściowy pozwala kandydatom stać się pełnoprawnymi pracownikami danej organizacji.

Naliczanie wynagrodzeń pracowników

Obsługa listy płac wymaga nie lada wiedzy z zakresu Prawa Pracy. Dbanie o prawidłowe naliczanie wynagrodzeń jest niezwykle ważne, bo każde uchybienie odbije się negatywnie na wizerunku firmy. Dobry HR-owiec musi mieć pojęcie o rachunkowości i stosować się do jej zasad. Znajomość przepisów warto pogłębiać poprzez systematyczne szkolenia w tym zakresie.

Zarządzanie zasobami ludzkimi, a kwestie dyscypliny

„Pracownik X jest proszony do działu kadr!”– to komunikat, który niejednego może przyprawić o zimny dreszcz. Niestety, czasem zdarza się, że pracownik w czymś zawinił. W sytuacjach mniejszej wagi (np. w przypadku spóźnień), dyscyplinowaniem pracownika zajmuje się przełożony, a dział HR jedynie monitoruje sytuację. W ekstremalnych przypadkach, np. kiedy pracownika trzeba zwolnić – HR prowadzi działania dyscyplinarne.

Aktualizowanie regulaminów pracy przedsiębiorstwa / firmy / korporacji

Aktualizacja regulaminów pracy i wewnętrznych przepisów w firmie – to również zadania, jakimi zajmuje się dział HR. Ponieważ istotne zmiany w zakresie wytycznych stanowiskowych powinno się wprowadzać zgodnie z aktualnym stanem wiedzy prawnej, lepiej niech się tym zajmą specjaliści!

Pracownicy HR powinni na bieżąco informować współpracowników o zmianach polityki wewnętrznej w danej organizacji.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Każdy pracownik kadr i płac musi znać odpowiednie wytyczne, dotyczące dokumentacji pracowniczej. Bez tej wiedzy, nie ma czego szukać w branży, bo w każdej organizacji tak ważne dokumenty powierza się jedynie specjalistom.

Dział HR jest odpowiedzialny za wszelkie procesy w zakresie obiegu dokumentacji pracowników – od jej tworzenia, przez gromadzenie, sortowanie, bieżące uzupełnianie, po archiwizację.

Przeprowadzanie analizy świadczeń

Jak dowiedzieć się, czy oferta finansowa dla przyszłych pracowników jest interesująca? Czym można wyróżnić się na tle konkurencji? Jak zachęcić nowe osoby do dołączenia do naszej firmy? Dział HR ma za zadanie analizować wysokość świadczeń pracowników – zarówno wysokości podstawowej wypłaty, jak i dodatkowych benefitów, względem innych ofert zatrudnienia.

Zapewnienie pracownikom możliwości rozwoju zawodowego

Dział HR ma rozmaite ważne zadania, ale zapewnienie pracownikom możliwości rozwoju, jest jednym z najważniejszych. Dlaczego?

Pracownicy, którzy się nie rozwijają, bo ich umiejętności nie są odpowiednio wykorzystywane, zwyczajnie przestają lubić swoją pracę. Tracą chęć do jej wykonywania, popadają w marazm, a w najgorszym przypadku – z tej pracy odchodzą.

Przygotowując plan rozwoju dla każdego pracownika możesz uniknąć najgorszego.

Oczywiście sam plan, czy nawet jego wdrożenie mogą nie przynieść spodziewanych efektów. Tu HR śpieszy z pomocą poprzez ewaluację pracowniczą. Okresowe ocenianie pracownika to nie tylko forma dyskretnej kontroli, ale sposób motywacji do osiągania kolejnych celów, doskonalenia posiadanych już umiejętności i zdobywania nowych.

Oferowanie kształcenia ustawicznego (różnego rodzaju szkoleń)

Rozwijanie kompetencji pracowników to niezwykle istotne zadanie, które bezpośrednio przekłada się na działanie całej organizacji. Załóżmy, że pracownik posiada umiejętności, które chce rozwijać i dzięki którym przysłuży się firmie. Koniecznie trzeba wykorzystać ten fakt! Tylko jak?

Dobry HR-owiec wyszuka dla takiego pracownika odpowiednie szkolenia i zaprojektuje jego dalszą ścieżkę rozwoju. Nie ma znaczenia, czy będą to szkolenia stacjonarne, czy spotkania online. Chodzi o sam fakt, że pracownik dostanie szansę by posiąść nową umiejętność, bądź rozwinąć tę, którą już ma.

Szkolenie i wspieranie kadry kierowniczej przez Human Resources

Specjaliści od HR doskonale wiedzą, że management powinien także rozwijać własne kompetencje. Udzielanie wskazówek jak efektywniej zarządzać pracownikami, organizowanie szkoleń rozwijających umiejętności przywódcze – te i inne działania działu HR mają wspomóc menadżerów i kierowników wyższego stopnia w ich codziennej pracy.

Wspieranie działań na rzecz zdrowia i dobrego samopoczucia pracowników

Pracownik jest tylko człowiekiem! Oznacza to, że w niektórych sytuacjach, zwłaszcza trudnych – np. w chorobie lub w zmaganiach z innymi wydarzeniami życiowymi – będzie potrzebował dodatkowego wsparcia.

Miękkie umiejętności HR-owca, w tym życzliwość i pozytywne nastawienie do ludzi oraz łatwość w nawiązywaniu relacji – pomogą odpowiednio zaopiekować się takim pracownikiem.

Dział HR realizuje różne zadania dotyczące ogólnego dobrego samopoczucia pracowników (well-being). Oznacza to np. zachęcanie do zdrowego odżywiania („owocowe dni” w firmie nie biorą się znikąd – to wyraz troski o zdrowie pracownika!), wspólne ćwiczenia (fizyczne – np. joga lub oddechowe), albo wdrażanie technik relaksacyjnych, których zadaniem będzie zmniejszenie napięcia i stresu.

Integracja pracowników firmy jest kolejnym zadaniem działu HR. A czym zachęcić pracowników do wyjścia z biur? Mogą być to wyjazdy integracyjne, organizowane w terenie gry zespołowe i inne tego typu rozrywki. Słowem, chodzi o to, by pracownicy zostawili pracę „za sobą” i po prostu poczuli, że są jedną drużyną / teamem.

Już wiesz, czym zajmuje się HR?

Sam widzisz, że ilość zadań i obowiązków HR-owców jest naprawdę duża i nasz artykuł nie wyczerpuje całkowicie tematu. HR pełni nie tylko opiekę kadrowo-płacową nad pracownikami, ale przede wszystkim wdraża ich w życie firmy od zakończonej rekrutacji, przez onboarding, aż do momentu gdy są w stanie samodzielnie i efektywnie wykonywać swoją pracę.

Specjalista ds. kadr i płac, który posiada odpowiednie kompetencje i wywiązuje się ze swoich obowiązków należycie, to nieoceniony skarb!

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o pracy działu HR, zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:

• HR – 10 kluczowych informacji o Human Resources – gdzie znajdziesz szczegółowe informacje m.in. o tym czym są miękki i twardy HR;

• Onboarding pracownika – 10 wskazówek, jak sprawić, aby był skuteczny – gdzie zapoznasz się z poszczególnymi etapami procesu adaptacji pracownika w firmie.

Na naszej stronie znajdziesz też inne ciekawe materiały. Obserwuj nas!

P.S. Jeśli chcesz nas o coś jeszcze zapytać, wyślij nam wiadomość.