Embudo de reclutamiento

¿Qué es un embudo de reclutamiento?

Un embudo de reclutamiento (también llamado embudo de contratación) es un diagrama paso a paso del proceso de contratación. Demuestra claramente todas las etapas de interacción con los candidatos, desde su primera respuesta a una oferta de trabajo hasta la aceptación del contrato.

¿Por qué es importante un embudo de reclutamiento?

Un embudo de reclutamiento ayuda a simplificar el largo proceso de contratación:

• Todo el proceso se divide en tareas más pequeñas que son más fáciles de gestionar y seguir;
• Puedes planificar el proceso de reclutamiento con mayor precisión;
• Permite reducir el número de puestos disponibles y, en consecuencia, ahorrar en el presupuesto de la empresa.

¿Cuáles son las etapas del embudo de reclutamiento?

Cada empresa puede tener un proceso de contratación diferente, por lo que las etapas pueden variar en función de la vacante, los objetivos, la estrategia de la empresa o lo que deseen los directivos. Sin embargo, hay cinco etapas clave del embudo de reclutamiento:

• Atracción de candidatos

• Captación de candidatos

• Evaluación del candidato

• Oferta de empleo

• Aceptación de la oferta de empleo

Atracción de candidatos

El primer paso que pone en marcha el mecanismo de contratación es atraer a los solicitantes de empleo mediante la publicación de una oferta de trabajo. Es fácil hacerlo con PeopleForce. Todo lo que tienes que hacer es crear una descripción del puesto en el sistema y publicarla en los portales de empleo con un solo clic. Mientras tanto, los solicitantes utilizan una función de búsqueda para encontrar tu vacante, leer la descripción y decidir si presentan o no su candidatura.

El número y la calidad de las respuestas dependen de que la vacante esté bien redactada. Hay varias reglas clave para redactar correctamente una descripción de empleo:

1. Título: Sé específico. Incluye un título del puesto por el que los solicitantes puedan encontrarlo fácilmente.
2. Acerca de la empresa: Describe la empresa con datos concretos y añade enlaces al sitio web y páginas de redes sociales para que el solicitante pueda revisar la información de la empresa de forma rápida y cómoda. Esto aumentará la fidelidad hacia la empresa como marca de RRHH.
3. Términos: Enumera unos 10 puntos sobre la ética de la empresa junto con sus "ventajas".
4. Objetivos: Describe qué haría el candidato en tu empresa.
5. Requisitos: Describe las competencias clave necesarias para este puesto.
6. Contactos: Incluye varias fuentes de contacto para que el solicitante pueda aclarar la información necesaria.

Compromiso del candidato

En esta fase, el responsable de RRHH o reclutador, estudia y analiza docenas/cientos de currículos, carpetas, cartas de presentación, etc. Los mejores aspirantes se convierten en candidatos, y la tarea de RRHH en esta fase es proporcionar al especialista toda la información necesaria para que quiera seguir adelante.

El análisis del embudo en esta etapa demuestra el éxito de la primera.

Si en la primera etapa del embudo de contratación había, por ejemplo, 100 candidatos, y después de la segunda etapa quedan 40 candidatos, significa que la descripción del puesto era incorrecta, ya que respondieron muchos especialistas irrelevantes. Basándose en los datos del embudo, el especialista en RRHH puede hacer cambios para optimizar el proceso de contratación.

Evaluación del candidato 

En esta fase, el especialista en RRHH comprueba si el candidato cumple con los requisitos de la empresa. Para ello, se pueden utilizar diversos métodos de análisis de las cualidades, experiencia y competencias de los candidatos.

Esta etapa puede dividirse en varias rondas, como la entrevista con RRHH, la entrevista con el supervisor, las pruebas de selección; todo depende de los métodos de evaluación que se elijan.

Es posible marcar cada ronda por separado en el embudo de reclutamiento, para poder analizar el éxito de cada paso y comprender más rápidamente los posibles errores en el futuro.

Por ejemplo, tras la primera ronda de entrevistas, se seleccionaron ocho candidatos y, después de hablar con el manager, todos abandonaron. Es posible que el motivo sea una diferencia de entendimiento entre los departamentos de RRHH y la dirección sobre el tipo de empleado que necesita la empresa. Para intentar corregir el error, RRHH y la dirección deberían elaborar conjuntamente un retrato del trabajador deseado.

Oferta de empleo

En esta fase, tras una evaluación adecuada de los candidatos, la empresa envía una oferta de empleo junto con un acuerdo con todos los detalles del empleo (salario, periodo de prueba, seguro, formalización, condiciones laborales, etc.).

Para mayor comodidad, tienes la oportunidad de documentar todos los detalles del acuerdo en PeopleForce y enviárselos a los futuros empleados para que los firmen.

Aceptación de la oferta de trabajo

Aquí llega el momento más esperado: la aceptación o el rechazo de la oferta. Cuando un futuro empleado firma una oferta de trabajo, el responsable de RRHH tiene que hacer el papeleo, hablar de la fecha y la hora del trabajo e iniciar la incorporación.

Si un candidato rechaza la oferta, puede especificar el motivo en un campo especial gracias al sistema PeopleForce.

Etapas adicionales del embudo

Las etapas de incorporación pueden añadirse si la empresa contrata oficialmente a un empleado después del periodo de prueba. Además, ciertos puestos de trabajo requieren la adición de un paso de formación previa después de que se envíe la oferta.

En el módulo PeopleRecruit tendrás la posibilidad de crear, añadir y modificar las etapas del embudo de reclutamiento en los ciclos de contratación para cada puesto o grupo de puestos. De esta forma, el embudo de reclutamiento se adaptará cada vez mejor a un puesto de trabajo específico y a los requisitos de la empresa.

Automatización de la contratación 

Todo el mundo quiere contratar sólo a profesionales adecuados y con talento, gastando un mínimo de tiempo y recursos. Es por esto que hemos creado una herramienta imprescindible para los reclutadores: el módulo PeopleRecruit, donde tendrás toda la información sobre los candidatos en un solo lugar y al alcance de la mano. Puedes mover rápidamente a los candidatos a través de las etapas de selección, programar entrevistas, involucrar a tus compañeros en las evaluaciones de los candidatos y llevar a cabo análisis regulares de reclutamiento. Los distintos informes de procesos de contratación de PeopleForce son como tornasoles que indican los puntos fuertes y débiles de tu empresa en materia de contratación. Te invitamos a leerlos en detalle:

• Cronología de la contratación: Muestra el tiempo mínimo, máximo y medio desde la publicación de una vacante hasta encontrar al candidato adecuado.
• Tiempo del cierre de la vacante: Muestra cuántos días ha estado abierta una vacante.
• Origen del candidato: El informe muestra qué página web, portal, red social o búsqueda personal proporciona los candidatos más relevantes. Esto te ayudará a saber dónde publicar un puesto y qué fuente no merece la pena dedicarle tiempo y esfuerzo.