¿Por qué la automatización de RRHH es importante para pymes y las startups?

La automatización de procesos implica el rediseño de los procesos manuales mediante el uso de la tecnología. Hoy en día, en la era de la digitalización, las tecnologías de inteligencia artificial y robótica son altamente demandadas por las empresas de todo el mundo. Ya no es necesario realizar tareas repetitivas, ni procesar grandes volúmenes de información.

El reto es reorientar los esfuerzos para añadir valor, crear nuevas formas de hacer las cosas, innovar en productos y servicios, ofrecer mayor calidad a los clientes, potenciar el talento, aumentar la productividad y generar mayores beneficios. El continuo avance de la tecnología estimula a los gerentes de las diferentes áreas del entorno empresarial a pensar en la automatización de los procesos que están bajo su responsabilidad.

La gestión de los RRHH de las empresas no ha quedado al margen de esta tendencia, y por ello, acuden a proveedores de software solicitando soluciones que permitan a los equipos de RRHH aportar valor, para una mejor toma de decisiones en favor de los objetivos del negocio.

¿Qué es la automatización de los RRHH?

La prioridad de la gestión de los recursos humanos es conseguir la formación, el desarrollo y el crecimiento de los empleados para lograr su compromiso con el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Delegar las tareas repetitivas a un software de automatización de RRHH es agilizar el trabajo de los profesionales de RRHH y optimizar su potencial.

¿Por qué las startups necesitan Sistemas automatizados de RRHH Para algunas de sus funciones?

Las startups son empresas que han entrado recientemente en el mercado, sobre todo en el ámbito de las TIC (tecnologías de la información y las telecomunicaciones), y que están creciendo a un ritmo acelerado. No requieren grandes inversiones y utilizan un modelo de negocio que puede escalar de forma progresiva. Sus costes de funcionamiento son bajos y la mayoría de las veces son 100% digitales. Las Startups trabajan con la innovación, son creadas para ofrecer un producto o servicio que busca la satisfacción del cliente en un segmento de mercado específico, con el fin de generar un impacto global.

El conocimiento de los empleados es el valor añadido de la startup, pueden ejecutar uno o varios roles, y son la columna vertebral de la empresa y la fuente de sus ingresos. En este tipo de empresas, los empleados desempeñan más de una función, por lo que deben estar formados en varias disciplinas. Dado su rápido crecimiento, requieren que los empleados se comprometan a trabajar en entornos de alta presión y colaboración. Por este motivo, la rotación de personal es habitual, ya que los empleados rechazan la presión y no están lo suficientemente comprometidos como para no marcharse a otra empresa.

La forma habitual de retener el talento es hacer hincapié en la remuneración y en la atracción del talento. La experiencia, las habilidades técnicas, la innovación y la creatividad son esenciales para cubrir los puestos de trabajo.

Algunos servicios de RRHH que pueden ser automatizados en las startups son:

• Incorporación de los empleados (onboarding)

Las nuevas contrataciones deben recibir toda la información necesaria para integrarse con éxito a la empresa. Es necesario especificar las tareas inherentes a su función, proporcionarles conocimientos y formación en diversos campos para que puedan trabajar en un entorno interdependiente y colaborativo.

• Fomentar el trabajo en equipo

Es necesario fomentar el trabajo en equipo, ya que, debido a la presión por lograr resultados, pueden descuidar la cooperación y el rescate del conocimiento que la empresa tiene sobre experiencias anteriores.

• Desarrollar el compromiso

La empresa debe comprometerse a proporcionar un equilibrio entre la vida personal y laboral del empleado. Además, debe asegurarse de medir el desempeño y la satisfacción de los empleados y tomar medidas correctivas en favor de la productividad y el cumplimiento de los objetivos.

Los recursos humanos para las startups deben considerar el desarrollo de políticas para:

• Comunicación
• Evaluación del desempeño
• Gestión de las ausencias
• Gestión de las vacaciones
• Compensación
• Beneficios para los empleados (seguro, horario flexible, trabajo a distancia)
• Creación y seguimiento de indicadores clave para alinear el desempeño con los objetivos empresariales.

¿Qué procesos deben automatizar las nuevas empresas y las PYME?

Realizar tareas repetitivas y laboriosas que consumen mucho tiempo y son propensas al error humano, no es aconsejable para la prestación de servicios de RRHH para PYMES y Startups, y en general, para cualquier empresa. La automatización de los procesos manuales de RRHH anima a los empleados a realizar un trabajo de valor añadido para la empresa, lo que genera satisfacción y entusiasmo. El equipo de RRHH necesita liberarse de realizar tareas tediosas que impliquen cargar o procesar información manualmente. Debido a su alto nivel de digitalización, dinamismo y necesidad de atraer talento de calidad, las startups deben considerar la automatización de los RRHH como un elemento fundamental para asegurar el éxito del negocio.

A continuación se detallan algunos de los procesos de RRHH que se pueden automatizar con un software de RRHH para startups o con un software de RRHH para pymes, según el caso.

• Selección de personal

Centrarse en la selección de talentos, sin tener que buscar en cientos de carpetas de papel o en el ordenador, es el objetivo principal de este proceso. La automatización de RRHH permite publicar y editar vacantes, añadir candidatos y comunicarse con ellos en las bolsas de trabajo directamente. Además, facilita la selección de nuevas contrataciones con el perfil adecuado y les informa el resultado de su participación. Los currículos, los contactos, los expedientes, las reseñas y las valoraciones de los candidatos estarán disponibles de inmediato.

• Incorporación del empleado (Onboarding)

Se trata de la experiencia inicial del empleado. Comprende procesos y procedimientos rutinarios que pueden beneficiarse de la automatización de RRHH: permisos de acceso al edificio y al sistema, entrega de equipos, envío de credenciales, establecimiento de tareas de aprendizaje, adición de plazos, inserción de enlaces, vídeos y tutoriales para la alineación de los trabajadores con la cultura de la empresa.

• Gestión del desempeño

Otro de los procesos fundamentales en los departamentos de RRHH que puede beneficiarse de la automatización de RRHH es la evaluación del desempeño. Es posible establecer y controlar el progreso de los objetivos hasta su obtención, a nivel de cada empleado, de los equipos de trabajo y de la empresa, para determinar su eficacia. Esto mantiene a los equipos de trabajo centrados en las prioridades más importantes para la empresa.

• Compromiso del empleado

La automatización de los RRHH permite realizar encuestas y evaluaciones rápidamente para obtener información y analizarla. Su objetivo es mejorar la situación de cada empleado en su lugar de trabajo. Las opiniones de los empleados pueden recogerse a través de encuestas en línea. Permite medir el compromiso, conocer el nivel de satisfacción y motivación y mejorar el clima organizacional analizando los resultados.

• Control del tiempo

La automatización del control del tiempo permite conocer las horas dedicadas a completar las tareas y hacer un seguimiento en favor de la productividad. La idea es pasar menos tiempo contando horas y más tiempo haciendo cosas importantes. La mayoría de las empresas tecnológicas pagan y hacen un seguimiento del trabajo de sus empleados por horas. Si trabaja con empleados en remoto o proporciona un horario flexible, necesita hacer seguimiento de las horas. Contar estas horas e introducirlas en hojas de cálculo lleva mucho tiempo, horas que pueden dedicarse a objetivos estratégicos y a trabajar con las personas.

• Ausencias y permisos

La automatización de RRHH de este proceso permite establecer una gestión automática de las ausencias y organizar el tiempo de trabajo de la empresa. Los empleados podrán solicitar sus días de vacaciones y comunicar sus ausencias en línea. El departamento de RRHH simplemente revisa las solicitudes y las integra automáticamente en un calendario. Se pueden establecer balances pagados y no pagados y es posible seleccionar el responsable de las aprobaciones, pudiéndose integrar con la contabilidad.

Beneficios que ofrece la automatización de RRHH

• Todos los datos de los empleados en un solo lugar

Permite almacenar, procesar y complementar cualquier dato que desee en una sola base de datos. Puede encontrar rápidamente la información de cualquier empleado: puesto, salario e historial de permisos; todos los documentos, tareas, contactos y mucho más. Es posible gestionar fácilmente los derechos de acceso y los permisos para ver la información de otros empleados.

• Simplifica el proceso de contratación

Gracias a la automatización del proceso de RRHH, las ofertas de empleo pueden publicarse fácilmente, los candidatos pueden buscarse en una única base de datos y los reclutadores de RRHH pueden trabajar juntos para seleccionar a los candidatos.

• Mayor eficiencia en la gestión del desempeño

Permite establecer y evaluar los objetivos de cada empleado, equipo o de la empresa, controlar el progreso hacia la consecución de los objetivos y demostrar su eficiencia.

• PeoplePulse

Recoge las opiniones de los empleados a través de encuestas online de RRHH. Mida el compromiso, comprenda el nivel de satisfacción y motivación, y mejore el ambiente laboral de la empresa mediante el análisis de datos.

• Seguimiento de tiempos y tareas

No es necesario hacer un seguimiento de la misma tarea en varios sistemas. Con el apoyo del software, la gestión de la asistencia recordará al personal que rellene las hojas de tiempo. Establezca recordatorios, apruebe y rechace las hojas de horas con un solo clic.

Cómo saber que es el momento de utilizar herramientas de automatización de RRHH

Lo primero, es tener en cuenta que la productividad y la calidad del trabajo, están relacionadas con el talento, por lo tanto, una buena gestión de los recursos humanos es imprescindible para conseguirlo. La gestión de RRHH se está automatizando en muchas empresas.

Repasemos a continuación cómo saber que es el momento de implantar herramientas de automatización de los RRHH:

• Necesidad de reducir los presupuestos

Hacer más con menos es una prioridad para las empresas, grandes y pequeñas. La tecnología de RRHH ha experimentado un gran avance y está reduciendo los costes. La automatización de los procesos de RRHH simplificará la documentación, garantizará el cumplimiento de la normativa y reorientará los esfuerzos del equipo de RRHH hacia tareas relevantes y estratégicas.

• Es necesario reducir el tiempo de contratación y de incorporación

La automatización de los procesos de contratación permitirá que la incorporación se realice de forma eficiente y lleve menos tiempo. Facilita la transparencia, reduce los errores manuales y aumenta la eficiencia.

• La gestión del tiempo se ha vuelto tediosa para los empleados y para los equipos de RRHH

La gestión del tiempo es tediosa si implica muchas llamadas y correos electrónicos constantes a los empleados para obtener la información. Una herramienta automatizada permitirá la carga rápida, la integración de la información y la elaboración de informes.

• Proceso de evaluación del desempeño poco amigable

El seguimiento del desempeño de los empleados debe agilizarse con una herramienta que recoja, mida, supervise y escale el desempeño para evitar el rechazo de los empleados.

• Extensos procesos de aprobación

Las hojas de cálculo de Excel y los correos electrónicos para gestionar las bajas y la aprobación disminuyen la eficiencia y la puntualidad, y conducen a errores de introducción de datos y a la insatisfacción. La comunicación para la aprobación de permisos y trámites con el supervisor, el responsable de recursos humanos y el equipo de trabajo debe facilitarse.

Preguntas frecuentes 

¿Por qué es importante la automatización de RRHH?

Porque es necesario conseguir hacer más en menos tiempo para aumentar la productividad. Se consigue un mayor compromiso de los empleados de RRHH proporcionándoles herramientas que realizan tareas manuales repetitivas y de poco valor.

¿Qué es la automatización de los RRHH?

Es la racionalización del trabajo de los responsables de RRHH y la optimización de su potencial, ya que pueden delegar las tareas repetitivas o complejas en el software y centrarse en actividades de mayor valor, como el servicio y la asistencia a los empleados, la revisión y la evaluación del desempeño y la consecución de objetivos.

¿Cómo se automatiza el proceso de incorporación de RRHH?

Automatizando las tareas repetitivas de RRHH, como los permisos de acceso a las oficinas y al sistema, la entrega de equipos, el envío de credenciales, las tareas de aprendizaje y sus plazos, el envío de enlaces, vídeos y tutoriales para la alineación de los empleados con la cultura de la empresa.