Угода про нерозголошення (NDA)

Що таке NDA?

NDA розшифровується як Non-Disclosure Agreement (Угода про нерозголошення) і являє собою юридичну угоду між двома або більше сторонами, за якою вони погоджуються захищати певну конфіденційну інформацію та обмінюватися нею для конкретних цілей, не розголошуючи її третім особам. Це юридична угода, яка діє протягом заздалегідь визначеного періоду часу. Якщо захищена, конфіденційна інформація розкривається однією зі сторін, це, як правило, тягне за собою юридичні наслідки.

Конфіденційна інформація, яка охоплюється NDA, може бути дуже різноманітною за своєю природою і часто включає фінансову інформацію, комерційну таємницю або таємницю бренду, інтелектуальну власність тощо. В угоді зазначається, як довго ці таємниці повинні зберігатися в секреті, а також як вони можуть бути розкриті за певних обставин. Для того, щоб NDA був повністю ефективним, його умови повинні бути зрозумілими для всіх учасників.

Чому підписання NDA важливе?

Як ви можете собі уявити, бізнес має вагомі причини захищати конфіденційну інформацію. Коли мова йде про управління персоналом, є більш специфічні фактори, які слід враховувати, давайте розглянемо їх більш детально.

1. Захист персональних даних. Найпоширеніша конфіденційна інформація, якою володіють компанії, - це персональні дані їхніх працівників, такі як номери соціального страхування, номери банківських рахунків, записи про результати роботи тощо. NDA допомагають забезпечити юридичний захист цієї інформації та убезпечити її від несанкціонованого доступу.

2. Комерційна таємниця. Захист комерційної таємниці є одним з найбільш класичних застосувань NDA. Наприклад, компанія може виробляти харчові продукти за рецептом, відомим невеликій кількості працівників. У такому випадку відділ кадрів контролюватиме доступ до цієї інформації через особові справи працівників і повинен буде розглянути це питання під час прийому на роботу.

3. Репутація бренду. На жаль, для компанії майже неможливо обійтися без хоча б одного випадку незадоволення працівників. Коли працівники звільняються за складних обставин, вони можуть поширювати шкідливу інформацію про компанію, що може зашкодити репутації бренду. NDA - це один із способів запобігти цій проблемі.

4. Правовий захист. NDA є обов'язковим юридичним документом, який захищає інтереси компанії у складних обставинах. Якщо під час судового процесу, внутрішнього розслідування тощо виникають потенційні юридичні проблеми, вони можуть стати останнім оплотом у запобіганні розголосу інформації, що може зашкодити репутації компанії.

Які наслідки порушення NDA?

Найвідоміші випадки порушення NDA, відомі широкому загалу, зазвичай пов'язані з величезними сумами грошей. Хоча навряд чи порушення у сфері управління персоналом викличуть стільки ж питань, вони все одно мають серйозні наслідки.

1. Судові позови. Як ми вже з'ясували, NDA за своєю суттю є обов'язковим до виконання юридичним документом, і наслідком його порушення майже завжди є судовий позов. Це може забрати багато часу і коштів у всіх учасників процесу, а також спричинити значне навантаження на HR-фахівців.

2. Розірвання трудового договору. Якщо працівник порушує NDA, майже завжди наслідком є його звільнення, навіть до того, як будуть вжиті будь-які юридичні дії. Тому важливо, щоб HR департамент був готовий діяти в таких випадках, та забезпечив негайне вилучення в співробітника доступу до систем компанії, програмного забезпечення тощо.

3. Втрата можливостей. Ця проблема має два сценарії. Якщо співробітник навмисно порушує NDA, його репутація може зазнати невимірної шкоди, а можливості працевлаштування будуть обмежені. Що стосується компаній, то якщо вони порушують NDA, їхня репутація серед клієнтів та інших зацікавлених сторін погіршується, що становить загрозу їхньому процвітанню.

Як HR професіоналам правильно зберігати договори NDA?

У минулому компанії зберігали свої NDA у фізичній формі, наприклад, у замкненій картотеці або безпечному сховищі. Навіть сьогодні деякі компанії продовжують це робити, що викликає ряд серйозних побоювань щодо крадіжки, втрати даних, людських помилок тощо. Зрозуміло, що ми не рекомендуємо зберігати NDA лише у паперовій формі.

Багато компаній розміщують NDA в хмарних системах зберігання даних, що полегшує доступ до таких документів, але робить його безпечнішим. Це крок уперед порівняно з використанням паперових NDA, але він також піднімає низку питань. Неконтрольоване хмарне сховище також вразливе до хакерських атак, тому краще зберігати NDA у власній HRM-системі.

Модуль PeopleHR забезпечує максимальний рівень безпеки для всіх важливих документів компанії, таких як NDA. Це не тільки дозволяє вам швидко отримати доступ до NDA, але ви також можете налаштувати індивідуальний контроль доступу, щоб гарантувати, що тільки відповідні зацікавлені сторони зможуть переглядати ваші NDA. Ви також можете пов'язати інформацію про NDA з даними історії співробітника, щоб уникнути розбіжностей, і все це в одній системі всього за пару кліків.

Якщо ви хочете впровадити універсальну HRM-систему, яку ви зможете використовувати для захисту та належного використання ваших NDA, зв'яжіться з нами вже сьогодні. Все, що вам потрібно зробити, це замовити демо-версію, і один з наших експертів зв'яжеться з вами.