Тимчасова «віддаленка»: що робити і як перевести співробітників на віддалену роботу

Для деяких роботодавців перехід на віддалену роботу – це можливість наймати та утримувати найкращих людей, не обмежуючи себе географічно. Для інших віддалена робота — вирішення тимчасової ситуації, таких як пандемія коронавірусу, і можливість уникнути ризику захворювання співробітників. Але в нинішній ситуації це єдине правильне рішення для тих, хто хоче зберегти свій бізнес і надалі розвивати його.

Для нашої команди PeopleForce подібний досвід у новинку, віднедавна ми також, як і більшість українців, працюємо з дому. Давайте разом розбиратися, як перейти на віддалену роботу грамотно та зберегти ефективність, корпоративну культуру та в стислий термін налагодити всі бізнес-процеси.

Сформуйте список програм та інструментів, які допоможуть керувати командою

Щоб віддалена робота проходила без втрати ефективності, створіть свій список інструментів, які дозволять підтримувати комунікацію, стежити за виконанням роботи, передавати файли тощо.

Програми краще відразу ж умовно розділити на категорії:

1. Для комунікації

Підійдуть Slack, Flock, Telegram, Viber. Краще вибрати якийсь один і всередині його зробити кілька різних чатів — для спілкування із загальних робочих питань, окремих проектів, відділів, звітності з виконання завдань. Ціль — штучно відтворити ті комунікаційні процеси, які вже були, але в онлайн форматі.

2. Для постановки завдань та контролю за їх виконанням

Підійдуть Trello, Asana, Notion, Worksection. Важливо, щоб у додатку можна було встановити дедлайн, прописати завдання у форматі чек-листа (провести декомпозицію), давати коментарі та ставити відповідального за виконання.

3. Для проведення онлайн зборів

Cьогодні є зручніші програми для роботи віддалено - Messenger (якщо потрібно провести созвон відділу або проектної групи до 15 осіб), Zoom (підійде для великої кількості співробітників), Google Hangouts Meet (якщо крім дзвінка важливо продемонструвати презентацію чи іншу графіку).

4. Для неробочих питань

Підійде канал комунікації, який ви вибрали основним (з пункту 1). Це вбереже від непотрібних, не термінових повідомлень у робочих чатах та допоможе зберегти залученість персоналу, звичну корпоративну культуру.

5. Для синхронізації дій та ведення документообігу

Щоб працювати над одним завданням або проектом було зручно, скористайтеся Dropbox або Google Drive, де можна відкрити доступ для великої кількості людей та спільно редагувати файли в онлайн режимі. Але HR-менеджерам краще вести документообіг у HRM-системі, щоб вся інформація про поточних кандидатів та співробітників, колишніх працівників, усі копії-оригінали трудових договорів були в одному місці.

6. Для контролю за використанням робочого часу та організаційних процесів

Підійде HRM-система PeopleForce, де HR-спеціаліст або керівник може вести облік ефективності використання робочих годин, писати та розсилати важливі оголошення (наприклад, про те, як перейти на віддалену роботу так, щоб усім було комфортно), швидко давати зворотний зв'язок та відстежувати, хто буде у відпустці найближчий тиждень, хто захворів, а хто має день народження.

Регулярно проводьте зустрічі та давайте зворотний зв'язок

Для цього краще створити окремий чат у вибраній програмі для комунікації. Формати можуть бути такими:

1. Щоденний стендап. Це коли співробітник до початку робочого дня у загальному чаті повідомляє, чим планує зайнятися сьогодні, а після його закінчення — які завдання вдалося закрити, а які ні та чому.

2. Майстермайнд. Бажано проводити не рідше одного разу на тиждень. Суть формату - співробітник протягом 3-5 хвилин ділитися досягненнями та поразками за тиждень, після розповідає про труднощі, з якими зіткнувся. Далі команда має 3-5 хвилин, щоб запропонувати ідеї щодо усунення проблеми.

3. Звичні вам наради, але в онлайн-режимі.

Якщо ви керівник, не забудьте повідомити, куди можна звертатися, з яких питань і в який час. Наприклад, щодо термінових питань писати в Telegram, але важливим, але не терміновим — на пошту.

Збережіть звичний робочий графік або сформуйте новий

Якщо згідно з вашою корпоративною культурою не прийнято турбувати працівників після завершення робочого дня, бажано не порушувати цей принцип і за віддаленої роботи. Попросіть співробітників бути на зв'язку згідно з графіком (наприклад, з 10 до 19) та повідомляти, якщо їм потрібно на якийсь час відлучитися. Так вдасться зберегти work-life balance.

Не забувайте, що у кожній команді є хоча б 1 співробітник, який може працювати продуктивно лише за допомогою асинхронного зв'язку, тобто відключивши повідомлення у месенджерах та інших каналах комунікації. Цей момент краще обговорити з колегами відразу ж - якщо їм зручно так працювати і їхні робочі обов'язки дозволяють тимчасово випадати з комунікації. Нехай повідомляють, з якого часу вони будуть не доступні. Ви, як керівник, позначте, коли співробітники повинні бути на зв'язку і з яких причин.

Якщо ж при переведенні працівників на віддалену роботу ви помітили, що асинхронний зв'язок зручний багатьом, одразу визначте один канал комунікації, через який можна звертатися з термінових питань, а в якому залишати не термінові повідомлення.

Вам також може бути цікаво: Рятуємо корпоративну культуру за порадами книги «Заряджені на результат. Культура високої ефективності практично» .

Всю важливу інформацію фіксуйте письмово

Проводьте короткі наради раз на пару день, записуйте важливі ідеї, думки, завдання членів команди або питання, що їх турбують.

Якщо це щомісячні, звітні збори, краще заздалегідь прописати регламент, структуру та теми для обговорення.

А якщо плануєте обговорити новий проект, краще заздалегідь (2-3 години до дзвінка) надіслати інформацію про нього: хто і за які зони роботи відповідає, які загалом будуть завдання та етапи, які цілі, у чому суть проекту тощо. Це дозволить заощадити час на спілкуванні та обговорити лише те, що незрозуміло.

Ще трохи важливих правил при перекладі працівників на віддалену роботу:

• всі правила роботи, співпраці з клієнтами, зовнішня документація мають бути в одному місці (наприклад, окремим проектом у таск-менеджері), а якщо у вашому HR-відділі велике завантаження, безліч хаотичних табличок та файлів, краще автоматизувати частину HR процесів та зберігати робочу документацію та інструкції в HRM-системі – це дозволить спростити роботу зі співробітниками, кандидатами та керівництвом;
• заходи, навіть 10-хвилинні дзвінки, які плануються, мають бути внесені до календаря. Це можна фіксувати HRM-системі, яка також повинна інтегруватися з Календарем Google).

фіксуйте кількість зустрічей, їх результати в HRM-системі, щоб пізніше швидко знайти інформацію та з підсумків сформулювати нові важливі робочі інструкції. Також це дозволить зрозуміти, від яких дзвонів можна відмовитись, у яких потрібно змінити структуру чи формат проведення, а які влаштовувати частіше.

• обов'язково проводьте зустрічі 1:1. Працюючи віддалено, частина співробітників (особливо екстраверти) потребуватимуть регулярного спілкування і важливо їм його давати. Достатньо буде навіть 10-15-хвилинного тет-а-тет дзвінка, щоб переконатися, що у колеги все добре, робота виконується чудово, проблем немає.

Якщо помітили, що при переведенні на віддалену роботу у когось зменшилася продуктивність, приділіть більше часу цим працівникам. Вам важливо допомогти їм виявити причини зниження ефективності та усунути їх.

Не варто боятись переходу на віддалену роботу. Сприймайте це як привід переглянути ваші принципи та методи управління, можливість вийти на новий рівень побудови корпоративної культури та управління персоналом. Для підлеглих це також шанс зрозуміти, чи підходить їм віддалена робота чи ні. Тим більше, згідно з результатами опитування сервісу Buffer 99% найманих співробітників хотіли б працювати віддалено на постійній основі. Тому подібна практика буде корисною для обох сторін і її потрібно протестувати.