Тайм-менеджмент для HR: як правильно організувати робочий час

Якщо ви мрієте про те, щоб додати до доби ще кілька годин, то без грамотного тайм-менеджменту не обійтися. Він дозволяє не тільки раціонально розподіляти свій час, а й дотримуватися оптимального балансу між роботою та відпочинком. А це, у свою чергу, перешкоджає втраті ефективності співробітників та їхньому професійному вигорянню. Ми представляємо кілька порад, які допоможуть грамотно організувати тайм-менеджмент як окремого співробітника, так і відділу або організації в цілому.

1. Пріоритизація завдань

Для оптимізації робочого часу слід скласти список справ і визначити, які з них є пріоритетними. Відповідно стане зрозуміло, що потрібно зробити в першу чергу, а що можна відкласти.

Розставляючи пріоритети, слід пам'ятати, що:

• Якщо завдання не варто витраченого часу, то його не варто виконувати.

• Якщо завдання можна делегувати, його потрібно делегувати.

• Від термінів виконання завдання нічого не залежить, отже, його можна відкласти.

Після розподілу завдань можна розпочати складання плану.

2. Використання правильних інструментів

Сьогодні існує безліч різноманітних інструментів, які можна використовувати для оптимізації робочих процесів.

Хороші результати надає система OKR. Саме вона дозволяє побудувати компанії ієрархію цілей як усередині компанії, так кожного окремо взятого співробітника. Цілями у разі називаються досягнення, а результатами – вимірні ознаки досягнення цілей. За допомогою такої системи можна:

• побудувати ієрархію цілей;

• сфокусувати зусилля співробітників на важливому;

• підвищити якість комунікації між відділами;

• децентралізувати прийняття рішень;

• реалізувати методику прозорого делегування та завжди знати, хто відповідає за реалізацію тих чи інших завдань.

3. Щоденне планування

Складання плану роботи займає 10 хвилин на день і при цьому дозволяє заощадити більше години часу. Він повинен включати лише важливі завдання. Найбільш оптимальною вважається схема 60:20:20, де 60% часу займає виконання запланованих завдань, 20% – незапланованих, та ще 20% – творчі проекти.

Складання денного плану поділяється на кілька етапів:

1. Анонсування завдань та їх запис.

2. Розподіл часу на завдання.

3. Виділення тимчасових резервів.

4. Розподіл пріоритетів.

5. Контроль над виконанням плану.

4. Аналіз звичок

Якщо співробітник постійно відволікається на дрібні поточні завдання, його ефективність падає. Тому слід контролювати чергування періодів роботи та відпочинку.

Щоб визначити, скільки часу реально витрачається на роботу, варто взяти аркуш паперу та скласти графік свого дня. Для цього витрачений час розписується від моменту приходу на роботу до закінчення робочого дня. Це допоможе зрозуміти, скільки часу витрачається на роботу, а скільки на відпочинок та прокрастинацію. Результати можуть виявитися несподіваними. Після того, як стане зрозуміло, скільки часу витікає не туди, куди потрібно, можна почати міняти розклад та свої звички.

5. Перерви у роботі

Психолог Ларрі Розен та декілька інших фахівців стверджують, що найпродуктивніше працювати, чергуючи 90-хвилинні цикли активності з відпочинком. Саме в такому ритмі мозок працює найкраще. Людина лише 90 хвилин може зосередитись, а потім їй потрібен відпочинок. Особливо це стосується роботи за комп'ютером. Тривалість перерви має становити 20-30 хвилин. Це може бути перекушування, коротка прогулянка в сусідньому парку або просто перехід до більш простих завдань.

6. Розклад тихих годин

В опен спейсах вітаються дружня атмосфера та постійна взаємодія між співробітниками. Але спілкування може відволікати і негативно позначатися на формуванні робочого середовища.

Все більше співробітників кажуть, що для ефективної роботи їм потрібний особистий простір. 62% офісних працівників загалом кажуть, що атмосфера в офісі може відволікати. Для того, щоб вирішити цю проблему, деякі компанії вводять так звані «бібліотечні години». Це час, коли всі працівники працюють без перерв на розмови. Тиша дозволяє запобігти постійному потоку відволікаючих факторів, і при цьому не створює гнітючу атмосферу на робочому місці. Люди можуть спілкуватися між собою, але лише у певний час.

В умовах пандемії, коли співробітники багатьох компаній змушені працювати вдома, режим тиші є надзвичайно важливим. Адже саме спілкування у чатах вбиває величезну кількість робочого часу. Тому слід встановити в компанії чіткі правила щодо того, у який час будь-яке листування має бути мінімізовано виключно до робочих питань або повністю зведено нанівець.

7. Взаємодія із цифровим світом 

Найчастіше співробітники відволікаються на ті ж інструменти, що використовуються і в роботі. Йдеться про комп'ютери, телефони, планшети та інші цифрові пристрої. Інтернет затягує, і будь-який пошук інформації легко може перетворитися на розвагу. Безумовно, існують аспекти роботи, у яких не обійтися без гаджетів та соціальних мереж. Але постійно ними користуватися необов'язково. Якщо телефон не потрібен, краще поставити його беззвучний режим.

Також можна відкривати тільки ті вкладки, які потрібні в роботі, і відключатися від того, що не потрібно зараз. Також можна встановити спеціальні плагіни та програми, які блокують ті чи інші веб-сайти у певний час дня. Відключення від соціальних мереж та сторонніх інтернет-ресурсів допомагає краще зосередитись на складних завданнях і, отже, підвищує продуктивність роботи.

8. Автоматизація процесів

Навіть якщо співробітники повністю ігнорують відволікаючі фактори і досконало планують свій день, рутинні завдання можуть забирати дуже багато часу. Якщо співробітник постійно зайнятий цими процесами, йому ніколи займатися більш складними та цікавими питаннями.

Йдеться про затвердження запитів на відпустку, оновлення даних співробітників, складання розкладу. HRM-система PeopleForce має безліч інструментів для автоматизації робочих процесів, які дозволяють заощадити час і сили. У PеopleHR можна вести календар подій та дат. В одній вкладці знаходяться дати відпусток, лікарняних, дати початку та кінця випробувального терміну та його оцінка, аналіз результативності працівників та багато іншого.

Електронний підпис PeopleSign дозволяє підписувати важливі документи дистанційно та в електронному вигляді. Модуль PeopleTime допомагає відстежувати продуктивність робочого часу та виконання поставлених завдань. Налаштування цієї опції займає лише кілька хвилин. І це далеко не повний перелік можливостей HRM-системи.

Таким чином, основою тайм-менеджменту є грамотне планування, делегування та автоматизація процесів. Планування допоможе розподілити час та визначити, які завдання є пріоритетнішими. Делегування розподіляє завдання таким чином, щоб ніхто зі співробітників не був перевантажений. А автоматизація процесів позбавляє рутинної механічної роботи і дозволяє заощадити час.