Как украинские бизнесы работают во время войны?

24 февраля в 10:00 мы в PeopleForce собрали срочное совещание в Zoom, чтобы понять, как действовать дальше и успокоить наших сотрудников. Уже на следующий день некоторые из них скрывались в метро, а значительная часть вынуждена была покинуть дома. Однако российское вторжение на нашу землю заставило полностью изменить не только привычный образ жизни, но и ведение бизнеса. Мы поняли, что время пришло – нужно реализовываться и выходить на западные рынки.

Большим вдохновением нам стала наша команда. Уже с третьего дня войны под тяжелыми обстрелами наши коллеги начали работать – некоторые даже из того же метро, некоторые – из подвалов и бомбоубежищ. С девушками и ребятами мы смогли построить такую структуру работы, чтобы они объединяли и общественные дела вместе с задачами. Нашим клиентам тоже есть чем поделиться – вот как украинский бизнес перестраивается во время войны.

Netpeak

О первых шагах

С 24 февраля мы провели массовую эвакуацию наших сотрудников, их родственников и друзей (а это более 130 человек), а также партнеров и клиентов по горячим точкам. Все они сейчас находятся в безопасности. Все еще осуществляем эвакуацию отдельных людей и групп, а также помогаем с перемещением по Харькову, подключив базу проверенных перевозчиков. Также с 24 февраля все компании Netpeak Group прекратили сотрудничество с российскими клиентами: заблокировали все счета на SaaS-сервисах и инициировали расторжение договоров за услуги агентства.

Кроме этого, у нас есть офис Netpeak в Болгарии, в городах София и Варна – это та страна, куда мы предложили всем желающим выехать в первую очередь. Многие сотрудники вместе с семьями уехали и в другие страны Европы, поэтому мы решили создать чаты по странам для общения: обмена контактами, помощи и поддержки друг друга. Сейчас примерно у нас 50% людей осталось в Украине, а остальные 50% уехали за границу.

Об организационных моментах

С 2020 года во времена пандемии мы уже имели опыт работы в дистанционном режиме, поэтому сейчас не стало проблемой снова организовать работу удаленно. У нас есть офисы в Киеве, Харькове и Одессе, в которых на постоянной основе работали около 40% людей. Теперь вся команда работает в дистанционном режиме из разных стран и безопасных городов Украины. Наш офис в Харькове, к сожалению, уже потерпел разрушения из-за вражеских обстрелов, а офис в Одессе мы предоставили под состав гуманитарной помощи ВСУ и ТРО.

Сейчас, когда все сотрудники в относительной безопасности, мы продолжаем работать как с украинским бизнесом, так и выходим на новые рынки Европы и США. Тем ребятам, которые приняли решение защищать Украину на фронте и присоединились к ТРО или ВСУ, мы официально сохранили рабочие места и зарплаты.

О новом фокусе бизнеса

Мы продолжаем развивать агентский бизнес: ведем украинских клиентов и предпринимаем много усилий по выходу на новые западные рынки: страны ЕС, США и другие целевые регионы.

О поддержке сотрудников

Проведено более 16 групповых встреч с сотрудниками и их близкими на тему психологической поддержки (присутствовало от 15 до 200 человек), часть встреч проходит на ежедневной основе (уже состоялось 23 встречи), часть – на общем собрании компании.

Мы организовали "роту психологической поддержки" в составе 5 человек (люди с психологическим образованием), они распространяют информацию о возможностях психологической поддержки, проводят небольшие встречи, направляют психологическую помощь.

Создана база с десятками контактов психологов и открытых линий с постоянной и бесплатной психологической помощью.

О волонтерах и активистах в команде

Многие сотрудники также занимаются волонтерством. Наши волонтеры закупили и доставили около 100 тонн продовольствия, вывезли 28 детей из онкодиспансера, обеспечили 7 госпиталей, родильные дома и волонтерские центры необходимыми медикаментами, обеспечили ВСУ и ТРО тремя грузовиками продуктов, 2500 литрами воды, 2 дизельными машинами, снабдили амуницией.

Продолжаем постоянно снабжать продовольствием и товарами медицинские учреждения и ТРО в Киеве и Одессе. Также отдельно помогли приютам для животных и пристроили уже более 35 брошенных животных. Раздали владельцам животных 31 мешок корма для собак, 20 мешков корма для кошек, 14 мешков с наполнителем. 13 марта получили фуру с 20 тоннами еды для животных, которую перенаправим в приюты Николаева.

А наш болгарский офис в Софии создал ситуационный центр Open Doors в помещении нашего образовательного партнера Software University (3000 кв. м). В центре ежедневно работает около 30 волонтеров, собирается гуманитарная помощь и предоставляются услуги по эвакуации, размещению украинских граждан, административной, правовой и психологической помощи. На сегодняшний день уже оказана помощь для 6000 украинцев. Кроме того, в Одессе мы предоставили свой офис как склад (500 кв. м) активному благотворительному фонду «Корпорация монстров» – для хранения лекарств и гуманитарной помощи.

В первые недели войны волонтерством занималось почти 90% сотрудников, сейчас это количество сократилось до 40% – мы просим уделять больше времени бизнесу. Сейчас мы просим сотрудников уделять больше времени работе, чтобы зарабатывать деньги и иметь возможность платить зарплаты, налоги и помогать стране.

Hromadske 

О первых шагах

Согласно разным сценариям развития событий, у нас было несколько планов действий, над которыми работали командой весь февраль. Мы заранее арендовали офисное помещение для редакции в Виннице и доставили часть техники туда. Единственным непреодолимым обстоятельством стал забронированный автобус — к сожалению, ни один водитель, с которыми мы договорились, не смог добраться до Киева, чтобы эвакуировать коллег. Вначале из города выезжали на собственном транспорте, на запад Украины и к родственникам за границу. Приблизительно половина коллег смогла выехать из Киева в первые дни полномасштабного вторжения, еще треть — в первую неделю. Остальные остаются в Киеве и сейчас — это журналисты, которые активно освещают события и другие коллеги (в том числе директор), которые приняли для себя решение остаться.

Об организационных моментах

Приблизительно треть команды работала удаленно до войны, сейчас – около 80%. Остальные 20% - это журналисты, выполняющие редакционные задания в разных городах Украины (Киев, Львов, Харьков, Одесса, Винница, Ирпень и т.д.).

Мы осознавали, что такая потребность наступит, так что заранее договорились с донорами и получили дополнительные средства на релокейт. Также уже после начала войны к нам обратились партнеры, предложив свою поддержку – мы получили возможность подаваться на индивидуальные мини-гранты для покрытия расходов. Сейчас у нас есть специальный бюджет для компенсации аренды жилья своим коллегам, возмещение расходов на бензин для релокейта и т.д.

В первые сутки войны мы бросили львиную долю усилий на то, чтобы редакция (особенно новостной отдел) смогли работать круглосуточно. Мы привлекли фрилансеров, коллег из других отделов, волонтеров, чтобы каждый день и каждую ночь украинцы могли получать оперативные новости на сайте и в социальных сетях hromadske. Маркетинг, коммерческий отдел, административный, отдел персонала – все сейчас взяли на себя часть работы редакции. Также мы реорганизовали коммерческий отдел, который к началу апреля полностью работает на нужды редакции и фандрейзинга.

Сейчас у нас есть посменный график для коллег, чтобы противостоять выгоранию и заботиться о соразмерном разделении труда.

О новом фокусе бизнеса

Для реагирования на постоянно меняющуюся ситуацию мы с первого дня войны ведем на сайте текстовый онлайн, который обновляем круглосуточно. Каждый вечер и каждое утро готовим для читателей подборки "главное за день" и "главное за ночь", — с просьбой о таком формате к нам обратилось сообщество донейторов и донейторок "Друзья hromadske".

С начала войны мы ведем также Twitter на английском и немецком языках, а также VK на русском.

Как только настроили студию в Виннице, мы начали выходить с прямыми эфирами каждый вечер в 18:30. Что касается других видеоформатов, сейчас мы предпочитаем оперативные спецрепортажи и истории, которые не требуют длительного продакшна, но полностью соответствуют концепции Youtube канала hromadske и ожиданиям наших целевых аудиторий.

О поддержке сотрудников

Принимая во внимание то, что люди довольно сильно удалены друг от друга, централизованную психологическую поддержку оказывать крайне тяжело. Единственное, что мы сейчас практикуем – в случае сильного стресса или нервного срыва коллеги обращаются в HR-отдел за консультацией.

Раз в неделю проводим совещание руководителей подразделений, раз в месяц собираем всю команду. Также еженедельно присылаем краткий апдейт – основные новости, которые знает каждый и каждая в команде.

Мы активно пользуемся общим чатом, в котором есть все коллеги — обмениваемся информацией, поддерживаем друг друга, шутим.

Кроме того, перед эвакуацией мы объединили коллег в группы (тогда руководствовались географическим расположением в Киеве). Сейчас координаторы групп каждое утро уточняют в своих группах, все ли в безопасности, которые имеют актуальные потребности и не изменилось ли, за сутки, место дислокации коллег. Всю эту информацию мы аккумулируем в специальном чате координаторов.

Используем систему PeopleForce как справочник по контактам, базу документов и процедур для новых коллег и один из каналов коммуникации.

О волонтерах и активистах в команде

Думаю, почти каждый и каждая в команде hromadske занимаются волонтерством, кто-то в специальных центрах на западе и за границей, кто-то из дома, параллельно выполняя свою работу. Наш аналитик ушел в территориальную оборону, около 12-15 коллег находятся за границей в статусе беженца. Другие – временно перемещены в Украине.

BMW

О первых шагах

В первый день войны мы срочно создали внутренний канал коммуникации в Telegram, чтобы обеспечить доступ всем сотрудникам группы компаний АВТ к получению текущих задач, наших управленческих решений и пониманию дальнейших действий. Были спланированы ежедневные онлайн митинги с высшим руководством, где было принято решение, что все сотрудники могут работать дистанционно, с того места, где они в безопасности, поскольку это было для нас самым высоким приоритетом! Мы активно поддерживали тех, кто хотел уехать из Украины, организовав проживание ресурсами нашей сети в Европе и по желанию – удобное место работы.

Для нас было важно продолжать выплачивать заработную плату по трудовым контрактам наших работников. Мы даже выплатили заработную плату за февраль раньше. Каждое подразделение нашей компании разделило свою деятельность на критические и некритические задачи, чтобы обеспечить сотрудников способностью участвовать в мероприятиях по поддержке Украины и ее Вооруженных сил.

Об организационных моментах

С начала пандемии группой компаний АВТ был внедрен гибридный режим работы, позволявший всем сотрудникам офиса работать три дня в неделю из дома, поэтому все наши ключевые процессы уже были пересмотрены и адаптированы для удаленной работы. Однако большинство наших сотрудников сети работают на позициях, предусматривающих только непосредственное пребывание в салонах, поэтому они и сейчас не имеют возможности работать удаленно.

О новом фокусе бизнеса

Для нас было очень важно максимально поддержать Украину действиями: 1 марта 2022 BMW Automotive Group была первым немецким производителем автомобилей, который прекратил экспорт автомобилей в Россию и прекратил местное производство. После того, как все бренды группы компаний АВТ вышли из российского рынка, АВТ Бавария продолжила свою активность и обратилась еще в несколько международных брендов, чтобы также бойкотировать российский рынок.

На данный момент мы сосредоточены на недвижимости и транспортных средствах, поскольку наибольшей угрозой дальнейшего функционирования бизнеса является потеря наших активов. Кроме того, мы, безусловно, сосредотачиваемся на постоянном создании достаточно уверенного денежного потока для продолжения выплаты заработной платы и соблюдения других финансовых обязательств как перед нашими сотрудниками, так и перед партнерами. Что касается наших клиентов, то нашим главным заданием остается обеспечение наилучшего клиентского опыта и сопровождения, поэтому мы обеспечили круглосуточную доступность для клиентов в эти трудные времена. Для дилеров нашей сети мы поддерживаем проведение бизнес-операций по всей стране, для этого мы создали новые логистические структуры, адаптировали документооборот и настроили процессы оплаты товаров и услуг.

О поддержке сотрудников

С первого дня войны руководители группы компаний АВТ ввели ежедневные телефонные звонки со своими командами, обеспечивающие поддержку всех сотрудников в режиме реального времени. Уже сейчас мы начали активно готовить наших внутренних тренеров, чтобы они были оснащены необходимыми навыками психологической поддержки для обеспечения их плавной интеграции. Мы также работаем над тренингами по лидерству, чтобы подготовить наших менеджеров к возможным психологическим последствиям и состояниям работников, таким как посттравматический стрессовый синдром, депрессия, эмоциональное опустошение и дать понимание того, как их воспринимать, как с ними бороться самому и как помочь преодолеть их членам. своей команды.

О волонтерах и активистах в команде

АВТ Бавария передала 100 тыс. евро вооруженным силам Украины через Национальный банк Украины. Были привлечены демонстрационные автомобили и мотоциклы к защите города войсками территориальной обороны и волонтерских организаций по эвакуации населения Киева.

Среди сотрудников АВТ есть, конечно, те, кто на фронте, и те, кто добровольно вступил в войска территориальной обороны. Также многие сотрудники осуществляют волонтерскую поддержку, обеспечивая продуктами и лекарствами нуждающихся в помощи, именно поэтому АВТ предоставила свои демонстрационные автомобили и мотоциклы войскам территориальной обороны, волонтерским организациям по эвакуации населения Киева и Киевской области.

Совет HR-специалистам других компаний

Предоставьте прозрачную и понятную информацию о вашей внутренней деятельности, чтобы ваши сотрудники видели, что вы преданы им, что люди – главная ценность. Достойно выполняйте свои обязательства перед сотрудниками. Необходимо соблюдать договоренности и обещания. Важно продолжить выплату заработной платы.

Заявляйте о своей позиции вслух! Оказывайте соответствующее давление на головные офисы и штаб-квартиры вашего бренда, вашего сегмента бизнеса, чтобы общими усилиями достичь максимальной, столь необходимой поддержки для Украины. И если это по каким-либо причинам еще не произошло, всеми возможными усилиями заставьте свою материнскую компанию покинуть российский рынок.

Admixer

О первых шагах

Предварительно мы провели коммуникацию о том, как компания будет продолжать работать, если ситуация станет критической. Коммуникация содержала как коллективные советы, например: как будет организован рабочий процесс, если не будет электроснабжения, какие виды укрытия бывают, и как вести себя, если услышали сигнал тревоги, если он застал вас дома, или на работе. Так и индивидуальные советы, например, как собрать тревожный чемодан, или как объединиться семье, если отсутствует мобильная связь.

Утром 24 февраля мы сообщили людям, что каждый, кто требует время на релокейт или присоединится к защите государства, может не переживать за работу, и взять себе столько времени, сколько нужно с сохранением заработной платы.

Об организационных моментах

Еще до пандемии у Admixer была практика дистанционной работы, и каждый имел возможность любой день в неделю сделать себе дистанционным. Это помогло нам очень быстро перенастроиться на полную дистанцию, когда началась пандемия. За этот период мы смогли усовершенствовать все процессы, поэтому сейчас, в военное время, для нас это не стало еще одним испытанием. Наши люди находятся в безопасности и продолжают работать, насколько позволяют внешние факторы.

У нас не было планов переносить предварительно офис на запад Украины или за границу, однако компания сообщила, что не зависимо от того, сколько времени понадобится сотруднику на переезд и обустройство нового места жительства, все эти дни будут полностью оплачены, без необходимости использовать дни отпуска.

Также компания арендовала офис-коворкинг во Львове, где можно было бы работать или остановиться. Компания договорилась с гостиницей во Львове, чтобы по промокоду в первую очередь могли заселяться наши сотрудники. Компания также компенсировала проживание сотрудников с семьей в отеле.

Некоторые инвестиционные проекты мы вынуждены были приостановить. Людей мы реорганизовали в новые роли в компании с высшим приоритетом. К сожалению, в новых условиях мы были вынуждены некоторые роли сократить, однако компания этих людей максимально поддерживает финансово и активно помогает в поиске новой работы, чтобы временной разрыв между сменами работы был минимален. Так сказать, пытаемся передать из рук в руки. В большинстве команд рабочий процесс не изменился.

Если вы ищете себе в команду Account Manager, Product Owner & Product Manager, Marketing Project Manager, Content Manager, Ad Operations Specialist, Videomaker, пожалуйста, напишите мне vpavlichenko@admixer.net.

Хочу выразить благодарность команде PeopleForce за то, что не дает забывать о днях рождения! Такие вещи как никогда ценятся в военное время.

Мы провели опрос в системе PeopleForce о том, кто где находится. Собрали также информацию о планах людей оставаться/возвращаться в Украину при разных сценариях, и какие страны человек рассматривает для постоянного проживания и труда в дальнейшем. К примеру, на сегодняшний день в случае, если ситуация с войной завершится хорошо (а мы верим, что так и будет), 21% все же намерено переезжать жить и работать в другую страну. 55% планируется оставаться в Украине, 24% пока не определились.

О поддержке сотрудников

В день, когда началась война, компания изложила позицию поддержки каждому сотруднику, в т.ч. финансово. Организовали отдельные чаты, объединив все наши офисы, чтобы поделиться полезной информацией. HR команда была 24/7 в связи с каждым человеком. Очень радует, что люди нашли моральную поддержку не только от компании, но и друг от друга. Теперь уже привычка смотреть с утра новые записанные видео от коллеги по типу "Доброе утро, мы из Украины", и желать друг другу тихой ночью.

О волонтерах и активистах в команде

Наш коллектив проявил себя максимально сплоченно в плане поддержки нашей армии, добровольцев, территориальной обороны и волонтеров. Финансово поддерживали максимально. Каждый в компании проявлял себя воином информационного пространства. Также большинство девелоперов поступило в IT Army of Ukraine.

Кроме онлайн активностей мы много делали оффлайн по месту своего пребывания: рыли траншеи, устанавливали противотанковые ежи, носили мешки с песком, перевозили помощь, искали и доставляли лекарства военным и гражданским, покупали военную амуницию, разносили пищу пожилым людям, караулили на блок постах, друг другу на местах, если кто-то успел устроиться, помогали и спасали животных. И даже при такой нагрузке находили время на работу! Могу уверенно сказать, что наши сотрудники вели себя героически, выдержанно и максимально скоординированно.

Медиа Группа Украины

О первых шагах

Через два часа после начала войны дирекция по управлению персоналом МГУ распространила сообщение о формате работы. Большинство осталось дома, а все те, от кого зависит наша речь и техническое обеспечение трансляции, вышли в офис.

В этот же день мы приступили к релокации новостной группы для непрерывного обеспечения эфира. Для нас перевозка ее в более безопасное место – не впервые. К сожалению, это уже происходит во второй раз после событий в Донецке в 2014 году. Мы входим в состав бизнеса группы SCM, поэтому мы заранее имели наработанные порядки действий: варианты бесперебойного технического обеспечения передачи сигнала, а также непрерывной работы ньюзрума и эфирных студий.

Об организационных моментах

Дистанционный режим в компании сохранялся с момента введения карантина. Мы не возвращали в обязательном порядке сотрудников в офис, кроме тех, кому нужно присутствовать на рабочем месте для выполнения служебных обязанностей.

В течение 20 дней осуществлялась эвакуация сотрудников централизованно в партнерстве с «Укрзалізниця» во Львовскую область. Отбросили вариант эвакуации автобусами, потому что это было опасно.

Для материальной поддержки наших сотрудников мы досрочно выплатили зарплату за февраль и март этого года. Постоянно общаемся со всеми, чтобы каждый сотрудник понимал, какая ситуация и чего ждать. Фокусируемся на том, чтобы уберечь и сохранить каждого.

Наша главная цель сейчас донести правду нашим западным партнерам о том, что происходит в нашей стране и просить помощи украинцам. Каждый из руководителей определил оптимальный формат работы, когда каждый из сотрудников задействован и его работа будет приносить пользу. Те, кто раньше занимался исключительно развлекательным контентом, быстро включились в режим информирования, подготовки новостей и аналитических материалов.

Платформа PeopleForce для нас, в первую очередь, является основным источником корпоративной информации. Все важные новости мы публикуем на главной странице. Обязательно отслеживаем настроение коллег с помощью портала и одноименной функции – вопросы для пользователей при авторизации, затем работаем с этими данными.

О новом фокусе бизнеса

Основной фокус «Медиа Группы Украина» – это истинное освещение событий в нашей стране.

«Медиа Группа Украина» участвует в круглосуточном общеукраинском информационном телемарафоне «Единые новости #UA вместе» вместе с другими медиагруппами страны.

Наши корреспонденты работают во всех горячих точках. Военкоры Андрей Кузаков, Евгений Назаренко рассказывают о зверствах оккупантов и единении украинцев, собкор в Сумах Олеся Боровик отказалась покидать родное место и рассказывает новости, помогает волонтерам. Собственная корреспондентка канала Украина 24 Ирина Антонюк снимает сюжеты под звуки артиллерии и часто готовит материал, когда в небе - эхо вражеской авиации. Всех сотрудников не перечесть, но каждый из них – герой.

Мы проводим собственный YouTube-марафон «Украина вместе», уже собравший 75 млн просмотров.

Все украинские медиагруппы вместе запустили общий телепроект FREEДОМ для русскоязычной аудитории в военный период. Трансляция идет на государственном телеканале UATV, программное наполнение канала состоит из оригинальных программ производства медиагрупп. Спутниковая речь доступна зрителям всей Европы и части Российской Федерации.

Наша OTT-платформа OLL.TV пережила кибератаку орков. Предпринят ряд дополнительных мер безопасности для противодействия хакерам в будущем. Мы работаем без сбоев.

Недавно запустили английский с видеоуроками EnglishDom в свободном доступе на любом устройстве OLL.TV.

Бизнес-модель у нас сейчас – сохранить команду, противодействовать врагу на информационном фронте и делать все ради нашей победы.

О поддержке сотрудников

В нашей компании мы уделяем большое внимание психологической поддержке. Еще до военных действий мы ввели проект, в рамках которого кто-либо из сотрудников мог получить услуги психолога.

Сейчас при поддержке наших партнеров провели две инициативы. Первая – это обучение для руководителей по теме «Поддерживающее лидерство». Ведь именно руководитель ежедневно общается с подчиненными, поддерживает их и отвечает на все вопросы. Провел обучение тренер Антон Савочка. Вторым шагом стало обучение уже для всех коллег по теме «Практики самозаботы: как удержать здравый смысл и продолжать работать» от тренера Натальи Павловой. На этом не останавливаемся и будем организовывать меры по поддержке в дальнейшем.

Важную роль здесь играет и живая (хоть и онлайн) коммуникация, точно влияющая положительно.

О волонтерах и активистах в команде

Первый фронт – информационный. Мы работаем 24/7, чтобы все знали важную и проверенную информацию. Кроме того, ведущие и корреспонденты активно транслируют информацию на своих страницах в социальных сетях. Также мы вдохновляемся примерами многих сотрудников, защищающих нашу страну и являющихся участниками боевых действий или волонтерами, поддерживаем их.

Среди нас есть мобилизованные сотрудники. Также есть те, кто вступил в ряды территориальной обороны. В частности, и одна женщина - Луиза Дорнер, ассистентка режиссера проекта "Утро с Украиной".

Так, наша ведущая новостей «Сегодня» на телеканале Украина Юлия Галушка администрирует телеграмм-канал «Поиск пропавших». Это один из самых больших ресурсов для поиска людей, разведенных войной. В настоящее время там уже около 95 тысяч подписчиков. Чтобы воспользоваться сервисом, нужно отправить запрос в чат-бот, который предлагает найти в базе данных информацию о пропавшем человеке. В случае, если данные отсутствуют – будет создана анкету и опубликована в группе.

Для повышения эффективности администраторы сотрудничают с силами территориальной обороны, которые также принимают запросы об утерянных. Кроме того, в телеграмм-канале публикуют списки эвакуированных со всей Украины. Пользователям можно легко ориентироваться с помощью хэштегов с названиями городов.

• Присоединиться к телеграмм-каналу «Поиск пропавших» можно по ссылке: https://t.me/poshuk_znyklyh

Совет HR-специалистам других компаний

У нашей компании есть очень хорошая традиция – это письма от СЕО раз в неделю – в пятницу. В них он делится всеми новостями и мероприятиями, которые прошли через неделю, информацией о целях компании и наших приоритетах.

Есть, о чем рассказать о работе вашего бизнеса?

Вы представитель одной из украинских компаний и хотели бы поделиться своим опытом или советами? Пишите нам на почту, а мы обязательно свяжемся с вами и расспросим подробнее. Страна должна знать, как сейчас построена работа в компаниях!

Желаем нашим клиентам и всему украинскому бизнесу развиваться, несмотря ни на что. Слава Украине!