Что такое ATS, и как оптимизировать рекрутинг процессы?

Более 90% компаний из списка Fortune 500 в настоящее время используют системы отслеживания кандидатов. И хотя обычно они помогают считывать и хранить информацию о кандидатах, лучшие системы могут также отслеживать и хранить всю коммуникацию с соискателями. Это облегчает поиск и фильтрацию информации о кандидатах, сокращает время заполнения вакансий и гарантирует, что компании получат лучших кандидатов на должность.

Поэтому пробовать автоматизацию рекрутинга с помощью ATS - выгодный шаг для компаний, которые хотят сократить время до найма и сэкономить время своих рекрутеров. Давайте ближе познакомимся с такими системами как одним из инструментов HRM.

Что такое Applicant Tracking System?

Система отслеживания кандидатов (ATS) помогает компаниям подбирать кандидатов в соответствии с целями рекрутинга и найма персонала. Эти системы позволяют компаниям собирать информацию, организовывать кандидатов на основе опыта и набора навыков, а также фильтровать кандидатов.

Как это работает? Система отслеживания кандидатов упрощает процесс подбора персонала за счет использования автоматизированной системы, нацеленной на поиск наиболее квалифицированных и подходящих под запрос специалистов. Поскольку многие открытые вакансии могут привлечь сотни или даже тысячи кандидатов, не обладающих необходимой квалификацией, это экономит время компаний и рекрутеров, которое в противном случае пришлось бы тратить на ручной отбор и вычитку резюме.

Многие системы отслеживания кандидатов также интегрируются с сайтами поиска работы и социальными сетями, что упрощает процесс размещения вакансий.

Почему выбирают ATS Software?

Существует несколько основных причин, почему рекрутерам в 2022 году желательно использовать систему отслеживания кандидатов в работе. Вот некоторые из них:

• Ведение базы данных кандидатов. Информация о соискателях и кандидатах, которые могут быть перспективными для будущих вакансий, сохраняется в системе.

• Размещение и управление объявлениями о вакансиях на внутренних и внешних карьерных сайтах организации из одной панели управления, на различных сайтах по трудоустройству и в профессиональных социальных сетях.

• Аналитика и отчетность. Отчеты помогают рекрутерам эффективно подбирать персонал и анализировать проведенный найм.

• Скрининг-тесты кандидатов. Помощь в сортировке и ранжировании кандидатов, например, проведения первичного сканирования кандидатов, чтобы отобрать тех, кто лучше всего соответствует требования компании.

• Автоматизация ответов, рассылки напоминаний о собеседовании и оповещение людей в базе данных о новых вакансиях. С этой точки зрения, ATS действует как форма управления взаимоотношениями с клиентами.

• Экономия времени.  Процесс подбора персонала ускоряется за счет функции сканирования резюме.

• Объективность. Снижается вероятность предвзятости и дискриминации в процессе найма.

Стоит понимать, что главное в использовании ATS – это экономия времени не только рекрутеров, но и команд найма, которым предстоит столкнуться с возможной оценкой десятков кандидатов. Представьте, что каждый второй – некомпетентен или не совпадает с ценностями компании? Это может обернуться не только тратой времени, но и конфликтом с рекрутером, которому, по сути, просто не хватило ресурса уделить внимание каждому из соискателей в должной мере. Именно поэтому ATS – отличный пример, как автоматизация процессов рекрутинга помогает сместить фокус на людей, а не на рутину.

Что следует учитывать при выборе ATS?

Все это звучит очень хорошо – но как же выбрать ATS и понять, нужна ли она вам вообще? Сперва ответьте для себя на несколько вопросов.

1. Как вы планируете найм сотрудников и составляете ли бюджет расходов?

2. Как и кем составляются ваши объявления об открытых вакансиях?

3. Как и где вы размещаете свои вакансии?

4. Как вы собираете отклики кандидатов?

5. Как вы продвигаете кандидатов по воронке найма от заявки до приема на работу?

6. Используете ли вы вопросы для предварительного скрининга или тесты, связанные с квалификацией?

7. Работаете ли вы с внешними рекрутерами?

8. Кто входит в вашу команду по подбору персонала и команды найма (отличаются в зависимости от вакансии)?

9. Сколько этапов проходит кандидат до финального собеседования?

10. Какие данные и отчетность вы используете?

Эти вопросы могут показаться вам слишком фундаментальными, но все же мы советуем вам сперва ознакомиться с понятиями воронки найма, команд найма, скрининг-тестов и др., если на некоторые вопросы, приведенные выше, вы затрудняетесь ответить, или вообще не знаете, есть ли у вас подобная практика в компании. Помните, что ATS может частично облегчить процессы, но не построит их за вас.

Более того, вопрос подбирать ATS в компанию, или нет, зависит также и от размера штата этой компании, а также от количества рекрутеров и HR-специалистов, которые в ней заняты. Если ваша компания оперирует более чем 2000 сотрудников, а рекрутеров при этом меньше 5, вспомогательные инструменты просто жизненно необходимы. Но если у вас всего 20 человек в штате, и при этом процессы рекрутинга и найма построены и развиваются органически, возможно, инвестировать в серьезную ATS пока что рано.

Топ-7 вопросов, на которые нужно ответить перед приобретением ATS

Ниже приводим список конкретных вопросов, которые нужно задать себе и компании-предоставителю программного обеспечения вашей будущей ATS. Ориентируйтесь на то, что чем больше кейсов может покрыть система, тем гибче можно настроить ее под ваши запросы.

1. Соответствует ли ваша выбранная ATS профилю вашей компании? Три основные категории это: малые и средние компании, крупные компании и рекрутинговые агентства. Для каждой из этих категорий есть хорошие решения, но рассматривать их нужно отдельно.

2. Обеспечивает ли ATS простоту использования? Нет смысла вкладывать деньги в программное обеспечение, которое никто не сможет или не захочет использовать, или которое напичкано функциями, которые вам не нужны. Ищите интуитивно понятный дизайн, который понравится вашей команде по подбору персонала.

3. Обращайте внимание на поддержку этой системы и проверьте, можно ли к ней обратиться по всем насущным вопросам. Уточните время ответа и доступность в вашем часовом поясе. Проверьте, насколько хорошо организован и подробен раздел поддержки на сайте ATS.

4. Позволяет ли ATS привлекать сотрудников по реферальной системе или предлагать свои кандидатуры?

5. Какой опыт работы с кандидатами предлагает ATS? Ваша команда – не единственный пользователь системы отслеживания кандидатов, нужно учитывать и сторону кандидата. Вы потеряете ценные кадры, если процесс подачи заявки будет неудобным и неинтересным.

6. Проверьте рекомендации о системе отслеживания кандидатов. В Интернете есть масса отзывов о системах отслеживания кандидатов, примите их во внимание. От Trustpilot до Capterra – проверьте, что говорят другие пользователи на независимых сайтах отзывов.

7. Лучшие варианты ATS имеют полезные интеграции. Проверьте наличие интеграции с ведущими и нишевыми сайтами по трудоустройству, а также с инструментами поиска, которые помогут вам найти и привлечь пассивных кандидатов. Настройте интеграции, чтобы проще связываться с кандидатами.

Почему PeopleRecruit от PeopleForce – удобная ATS? 

Система ATS в PeopleForce интегрирована в модуле PeopleRecruit. Давайте разберемся, почему это удобное решение для большинства типов компаний, от малого до крупного бизнеса.

Простота использования. Система нативно понятна и проста в использовании, имеет лаконичный дизайн – вам не нужно будет долго разбираться, где и что находится. Также обратите внимание, что PeopleForce локализирован на 5 языках – английском, украинском, русском, польском и испанском. Даже если ваша команда мультиязычна, каждый сможет найти удобную языковую версию.

Сильная поддержка. Наш отдел Customer Success работает на постоянное усовершенствование предоставления поддержки клиентам в разных часовых поясах и с разными запросами. В системе реализован удобный гайд с анимацией и понятными скринами для удобства использования.

Наличие расширения для парсинга. Система имеет Google расширение PeopleProspector, которое может сосканировать нужную информацию из профиля и резюме кандидата по ключевым словам и полям. Полученные данные можно сохранить в базе данных кандидатов.

База кандидатов. База помогает сохранять всю информацию по ранее добавленным и новым кандидатам, которая хранится в индивидуальных карточках. Вы можете сортировать кандидатов по фильтрам и искать информацию по тэгам в профилях. Это удобно при повторном поиске или повторном найме, чтобы не тратить время на поиск новых соискателей – попробуйте сперва проверить всех незанятых специалистов, которые уже есть в базе и подходят по квалификации.

Размещение вакансий сразу на нескольких сайтах. Тут слова излишни – система заботится о том, чтобы у вас была возможность быстро разослать вакансию и ждать откликов.

Возможность создания различных воронок вакансий. Если у вас открыто несколько вакансий с разными этапами прохождения рекрутинга, вы можете запланировать эту разницу изначально, создав индивидуальные воронки.

Добавление карьерного сайта компании для дополнительного размещения вакансий. Возможность использования личного карьерного сайта, где размещены все вакансии и информация о компании и команде с контактами - это отличный проект, который не только позволит кандидату отправить резюме, но сразу познакомит его с частной корпоративной культурой.

Аналитика и отчетность. У вас под рукой всегда будут отчеты в режиме реального времени, чтобы в любую минуту можно было посмотреть важные цифры - от отчетов по воронке вакансий до времени, затраченного на найм.

Если вас заинтересует продукт PeopleRecruit, запрашивайте демо для своей компании у наших специалистов. Мы в целом желаем вам подобрать такую ATS, которая справится с ежедневными задачами вашей организации, будет удобна для команды и поможет достигать новых целей в рекрутинге и найме.