Performance management system

Firma, która chce się rozwijać, stawia przed sobą ambitne cele do zrealizowania. Performance Management System pozwala skutecznie nadzorować realizację tych celów.

Czym jest Performance Management System?

Performance Management System, czyli system zarządzania efektywnością, to różne działania organizacyjne (lub inaczej – metody i narzędzia), mające pomóc firmie osiągnąć wysoką wydajność pracy. Działania te obejmują wyznaczanie celów, nadzorowanie ich realizacji, motywowanie pracowników oraz ocenę osiągniętych wyników – zarówno indywidualnych, jak i firmowych. System zarządzania efektywnością możemy również określić jako proces, dzięki któremu firma priorytetyzuje swoje działania – określa cele i dopasowuje zadania do dostępnych zasobów (m.in. do zasobów ludzkich).

Kluczowe elementy systemu zarządzania efektywnością

System zarządzania efektywnością wspomaga realizację strategii biznesowej firmy, dzięki kilku kluczowym elementom.

• Cele. Aby system sprawnie działał, wszyscy członkowie zespołu powinni współtworzyć efektywną kulturę organizacyjną, czyli znać i rozumieć cele firmowe oraz dążyć do ich osiągania. Indywidualne cele pracowników powinny być ściśle powiązane z ich kompetencjami i umiejętnościami, bo zwiększy to skuteczność działań.
• Elastyczność. System zarządzania efektywnością musi być elastyczny – mieć dynamiczny charakter, aby dopasować się do modelu biznesowego firmy oraz do etapu rozwoju, na jakim aktualnie znajduje się firma.
• Ocenianie. O efektywnych działaniach mówimy, gdy osiągamy cele, a uzyskane wyniki przewyższają wartością poniesione nakłady. Ocena uzyskanych wyników w stosunku do potrzeb i planowanie zmian w działaniach, pomagają doskonalić procesy realizacji i tym samym zwiększać efektywność.

• Systematyczność. Aby efektywność działań rosła, pewne fazy procesu zarządzania muszą się cyklicznie powtarzać, tj.:

  • faza planowania i ustalania celów – wyznaczenie celów, dobranie wskaźników KPI, ustalanie czasu na realizację celów;

  • faza realizacji celów – przedstawienie zespołowi celów oraz metodologii pomiarów;

  • faza monitorowania aktualnego stanu realizacji – okresowe pomiary KPI;

  • faza oceniania i raportowania – raportowanie wg ustalonego schematu oraz cykliczne spotkania oceniające stan realizacji;

  • faza udzielania informacji zwrotnej – motywowanie pracowników do osiągania coraz lepszych wyników, nagradzanie osiągnięć;

  • faza wdrożenia działań naprawczych – skorygowanie działań, które nie przynosiły efektów.

Po wdrożeniu poprawek ponownie następuje faza planowania i ustalania celów. Nowe plany powinny uwzględniać nauki wyniesione z poprzedniego cyklu.

Korzyści z wdrożenia systemu zarządzania efektywnością

Wdrożenie w firmie systemu zarządzania efektywnością to m.in.:

• lepsze zrozumienie procesów, a co za tym idzie – szybsze wdrażanie działań naprawczych, skuteczniejsze szukanie nowych możliwości rozwoju, czyli większa wydajność i efektywność działań, co przekłada się na lepszy wynik finansowy;
• poprawa jakości działań dzięki wykorzystaniu wskaźników KPI oraz regularnemu monitorowaniu postępów;
• wzrost motywacji pracowników, ponieważ utwierdzają się oni w przekonaniu, że ich praca jest ważna i ma realny wpływ na rozwój firmy;
• lepsza komunikacja wewnętrzna dzięki cyklicznym spotkaniom oceniającym i umożliwieniu pracownikom wyrażania swoich pomysłów i opinii;
• lepsze usystematyzowanie danych wsparte raportowaniem, ułatwiające zrozumienie mocnych i słabych stron firmy oraz umożliwiające podejmowanie strategicznych decyzji,
• skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem dzięki ustaleniu odpowiednich mierników i monitorowaniu ich na bieżąco.

Jakie są wspólne cechy oprogramowania do zarządzania efektywnością

Oprogramowanie do zarządzania efektywnością może być osobnym narzędziem lub częścią systemu HRM. Oba rozwiązania mają pewne wspólne cechy.

• Automatyzacja działań. Wykorzystując oprogramowanie możemy sprawnie zaplanować cykle ocen pracowniczych, schemat komunikacji z wykorzystaniem szablonów i terminy wysyłki korespondencji (powiadomienia, prośby o informacje zwrotne, ankiety itp.).
• Regularna informacja zwrotna. Oprogramowanie umożliwia tworzenie szablonów spotkań 1:1, różnego rodzaju ankiet i rozplanowanie cyklu ocen. Wszystko to, by na bieżąco zarządzać informacjami zwrotnymi – udzielać ich i je otrzymywać.
• Informacja zwrotna 360 stopni. Coraz więcej narzędzi dysponuje tą funkcjonalnością, umożliwiającą uzyskanie pełnego obrazu wydajności pracownika.
• Cele i OKR. Zarządzanie przez cele z wykorzystaniem kaskadowania celów, map/drzew celów oraz dzięki mierzeniu poszczególnych wskaźników KPI, pozwala na skuteczne monitorowanie działań każdego pracownika, w odniesieniu do strategicznych celów całej firmy.
• Narzędzia rankingowe. Zarządzanie efektywnością jest skuteczniejsze dzięki wykorzystaniu różnych narzędzi oceny, m.in. matryc n-box, ram śledzenia umiejętności, siatek kompetencji lub wzorców ocen opartych na rolach.
• Planowanie kariery. Ciekawą funkcjonalnością oprogramowania do zarządzania efektywnością jest możliwość planowania przebiegu kariery. Świadomość, że w firmie istnieją ścieżki rozwoju, zwiększa zaangażowania i motywuje pracowników do efektywniejszej pracy.

Na co zwrócić uwagę, wybierając system do zarządzania efektywnością

Zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, dobrze określ potrzeby firmy. W czym ma wyręczyć Cię oprogramowanie? Może masz już jakiś system HR, który ma wszystko, oprócz funkcji umożliwiających monitorowanie wyników i ocenę pracowników? Możesz sięgnąć po niezależne narzędzie, ale z doświadczenia wiemy, że lepszy efekt przynosi wymiana systemu HR na nowy, z bogatszą ofertą modułów. Mnogość wykorzystywanych narzędzi obniża wydajność pracy, a zwiększa koszty użytkowania.

Wybierając swój system do zarządzania efektywnością upewnij się, że:

• jest dostosowany do potrzeb Twojej firmy pod kątem rodzaju jej działalności, ilości zatrudnionych osób i struktury zatrudnienia;

• jest łatwy w obsłudze i nie sprawi problemów ani kadrze zarządzającej, ani szeregowym pracownikom;

• umożliwia sprawną komunikację i przekazywanie informacji zwrotnych;

• umożliwia zdalny dostęp z różnych urządzeń końcowych;

• posiada odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, np. stopniowanie uprawnień użytkowników, uwierzytelnianie dwuskładnikowe itp.;

• posiada funkcje, które umożliwią Ci zarządzanie przez cele, oceny pracownicze, raportowanie itp.;

• zbiera i przedstawia dane w czytelny sposób, wizualizując je w formie wykresów i grafów lub podsumowując w formie tabeli;

• można go elastycznie integrować z innymi aplikacjami, np. do zarządzania projektami i dostosowywać do zmieniających się potrzeb firmy;

• jego zakup szybko się zwróci lub nawet przyniesie wymierne oszczędności;

• dostawca systemu zapewnia wsparcie techniczne i cykliczne aktualizacje.

Performance Management System: podsumowanie

Jeśli firma chce, by jej wyniki były coraz lepsze, musi cyklicznie zwiększyć wydajność pracy i utrzymywać wysoki poziom motywacji zespołu. Branże ewoluują coraz szybciej, środowisko biznesowe zmienia się. Ocenianie wydajności raz w roku, to recepta na katastrofę. Dlatego wiele firm decyduje się wdrożyć systemy ciągłego zarządzania wydajnością. Gwarantują one, że informacja zwrotna o pojawiających się problemach szybko dotrze do odpowiednich osób i umożliwi im podjęcie działań naprawczych. Odpowiedni system pozwala wyznaczyć cele i monitorować ich realizację na bieżąco oraz zadbać o zaangażowanie każdego pracownika.