Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI)

Jak upewnić się, że jesteśmy na dobrej drodze do zrealizowania celu? Sprawdzając wartości KPI – kluczowych wskaźników efektywności.

Czym są kluczowe wskaźniki efektywności (KPI)?

KPI, z ang. Key Performance Indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, to wszystkie finansowe i niefinansowe mierniki, które pomagają ocenić skuteczność prowadzonych działań. Ich wartość zmierzona w danym okresie czasu i wyrażona liczbowo, jest informacją zwrotną, czy udało się zrealizować wyznaczony cel. KPI mają zastosowanie w wielu obszarach działalności biznesowej, m.in. w marketingu, sprzedaży, zarządzaniu zasobami ludzkimi, czy w procesach produkcyjnych.

Dlaczego KPI są ważne

Samo wyznaczenie celów, to zaledwie połowa sukcesu. Nie mniej ważne jest skutecznie monitorowanie postępów w ich osiąganiu. Wskaźniki KPI to konkretne dane liczbowe, wyłowione z szumu pozostałych danych. Pozwalają szybko poznać i ocenić aktualny stan realizacji danego celu, ułatwiają priorytetyzację działań i podejmowanie decyzji.

Rodzaje KPI

KPI są odmienne dla każdej branży i służą do mierzenia efektywności różnorodnych działań. Możemy je np. podzielić na strategiczne (są to najczęściej wskaźniki mierzące długofalowe cele, np. przychód firmy w okresie roku) i operacyjne (wskaźniki koncentrujące się na wydajności i procesach, mierzące je w krótszych okresach, np. miesięczny wynik sprzedaży danego działu). Innym podziałem jest rozróżnienie na KPI finansowe i niefinansowe. Sposoby definiowania i wykorzystywania KPI określa norma ISO 22400.

W ramach jednego zespołu pracownicy mogą posługiwać się różnymi KPI, by określić, czy ich cele personalne są realizowane. Są jednak pewne cechy wspólne, którymi odznaczają się wszystkie rodzaje KPI.

• KPI zawsze powinny odnosić się do postawionych wcześniej celów.

• KPI muszą być jednoznacznie i konkretnie sformułowane, by z ich użyciem szybko można było dokonać oceny procesu realizacji celu.

• Wartość KPI musi dać się wyrazić liczbowo, tzn. muszą być mierzalne.

• KPI muszą być ograniczone w czasie, tzn. że realizację celu mierzymy w konkretnym przedziale czasowym.

• Nie można mierzyć realizacji celu, używając wykluczających się KPI.

Jak ustalić KPI dla Twojego zespołu i firmy

Nie ma jednego słusznego zestawu wskaźników KPI, który znajdzie zastosowanie w każdej firmie i w każdym zespole. Ustalenie KPI wynika ściśle z celów, które mają zostać zrealizowane.

Zebraliśmy poniżej kilka dobrych praktyk, które ułatwiają dobór KPI do potrzeb zespołu i firmy.

• Wyznacz cele strategiczne dla całej firmy, cele dla zespołów oraz cele osobiste poszczególnych pracowników. Pomniejsze cele powinny prowadzić do zrealizowania głównych celów firmy.

• Do mierzenia każdego celu dobierz wskaźnik KPI zgodnie z zasadą, że ma on być mierzalny, obiektywny, nie kolidujący z innymi wskaźnikami, przejrzysty (łatwy do obliczenia i wytłumaczenia).

• Liczba wskaźników mierzących cel nie może być zbyt duża, jak nazwa wskazuje – mają być kluczowe.

• Wskaźniki KPI powinny być dostosowane do etapu rozwoju firmy i branży, w której firma działa.

• Wskaźniki muszą mieć określone normy na dany okres, tzn. dążymy do wyniku X w ciągu Y czasu. Normy muszą być precyzyjne, aby uniknąć sytuacji manipulowania wynikiem.

• Normy wskaźników powinny być uaktualniane co pewien czas, aby motywować zespół do osiągania lepszych wyników. Normy zawsze powinny odnosić się do etapu rozwoju firmy.

• Dobieramy takie wskaźniki, na których wynik mamy faktycznie wpływ, tzn. takie, które odzwierciedlą efekty naszych starań.

• Wszyscy członkowie zespołu powinni zostać zaznajomieni z metodologią KPI, znać swoje metryki i umieć je śledzić.

Jakie są korzyści z używania oprogramowania KPI

KPI to metodologia, która świetnie wspiera strategiczne zarządzanie firmą. Kiedy już dobierzesz odpowiednie wskaźniki do swoich celów, warto się zastanowić, jak je wszystkie skutecznie śledzić. I tu z pomocą przychodzi odpowiednie oprogramowanie. Może być to osobna aplikacja, stworzona tylko na potrzeby mierzenia KPI albo moduł w systemie HRM, gdzie możesz sprawdzać dane, filtrować je i analizować.

Oprogramowanie do monitorowania KPI:

• pozwala szybko uzyskać dostęp do wyników z różnych okresów;

• pozwala filtrować KPI całej firmy, według właścicieli (członków zespołu) lub według typów KPI;

• pozwala sprawnie prześledzić proces realizacji celu;

• pomaga lepiej zrozumieć przebieg procesów, identyfikować problemy, by wdrażać działania naprawcze;

• pozwala działowi HR lepiej zarządzać wydajnością pracowników oraz szybciej reagować na spadki wydajności.

Ponadto, zbieranie danych w jednym systemie czy narzędziu, ułatwia planowanie strategii na kolejne okresy, umożliwia przeprowadzenie szerokich analiz i – co najważniejsze – usprawnia pracę działu HR, dzięki zautomatyzowaniu powtarzalnych czynności.

KPI: podsumowanie

Kiedy cele są ustalone, a wskaźniki KPI odpowiednio dobrane – pozostaje tylko wydajnie działać i… mierzyć, mierzyć, mierzyć. Regularnie monitorowane KPI zapewnią Ci dostęp do zawsze aktualnych strategicznych danych, ułatwią Ci podejmowanie decyzji, zwiększą efektywność i motywację zespołu. Dział HR będzie mógł dzięki nim lepiej zarządzać wydajnością poszczególnych pracowników i odpowiednio reagować, jeśli uzna, że realizacja celów jest zagrożona.