Outsourcing zasobów ludzkich

Czym jest outsourcing zasobów ludzkich?

Outsourcing zasobów ludzkich (ang. Human Resources Outsourcing, HRO) odnosi się do procesu zatrudniania zewnętrznego dostawcy usług do zarządzania niektórymi lub wszystkimi funkcjami zasobów ludzkich organizacji. Zewnętrzny dostawca może przejąć m.in. zarządzanie listą płac, szkoleniami i rozwojem, administrację świadczeniami, prowadzenie procesu rekrutacji i wiele innych zadań. Outsourcing HR służy redukcji kosztów firmy, poprawie efektywności i wydajności oraz jest sposobem na uzyskanie dostępu do specjalistycznej wiedzy, niemożliwej do zdobycia w inny sposób.

Outsourcing HR może być kompleksowym lub selektywnym procesem i można go stosować lokalnie lub poza granicami kraju. Niektóre firmy dokonują outsourcingu całego działu HR, inne – zlecają na zewnątrz wybrane zadania lub procesy. Wszystko zależy od konkretnych wymagań organizacji, jej zasobów finansowych i zdolności prawnej do zlecania działań zewnętrznych.

Jakie są korzyści z outsourcingu zasobów ludzkich?

Istnieje wiele korzyści, które outsourcing HR zapewnia firmom – niezależnie od ich wielkości i branży, w której działają. Oto pięć najważniejszych dowodów na to, że zlecenie usług zewnętrznym specjalistom może się opłacić właśnie Twojej firmie.

1. Oszczędność kosztów. Outsourcing funkcji HR może zmniejszyć koszty związane z zatrudnieniem i utrzymaniem wewnętrznego zespołu HR.
2. Dostęp do specjalistycznej wiedzy. Outsourcing HR może zapewnić firmie dostęp do specjalistycznej wiedzy i zasobów, które mogą nie być możliwe do pozyskania w żaden inny sposób.
3. Zwiększona efektywność. Outsourcing HR może pomóc organizacjom usprawnić procesy HR i poprawić efektywność.
4. Zarządzanie ryzykiem. Zewnętrzni dostawcy usług HR są zazwyczaj dobrze zorientowani w przepisach prawa pracy i mogą pomóc firmie w zachowaniu zgodności z prawnymi wymogami.
5. Skalowalność. Outsourcing funkcji HR może zapewnić firmom elastyczność w skalowaniu swoich operacji HR w zależności od potrzeb.

Które firmy najwięcej zyskują dzięki outsourcingowi zasobów ludzkich?

Outsourcing HR można wdrożyć w sposób, który opłacalny dla większości firm, ale nie da się ukryć, że część z nich skorzysta z tej koncepcji bardziej niż inne. Przejdźmy do szczegółów.

Małe firmy

Małe firmy mogą nie mieć zasobów lub wiedzy specjalistycznej do obsługi wszystkich aspektów zasobów ludzkich, takich jak płace, administracja świadczeniami, zgodność itp. Outsourcing tych zadań do zewnętrznego dostawcy może okazać się bardziej efektywny.

Firmy rozwijające się

Wraz z rozwojem firmy wymagania dotyczące zasobów ludzkich stają się bardziej złożone, a nadążanie za zmieniającymi się przepisami i regulacjami może być czasochłonne. Outsourcing HR może zapewnić dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, co pomoże rozwijającym się firmom w bardziej efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Organizacje o dużej rotacji pracowników

Duża rotacja pracowników jest dla firm kosztowna i czasochłonna. Outsourcing HR może pomóc organizacjom w bardziej efektywnym zarządzaniu rekrutacją, procesem onboardingu i utrzymaniem pracowników, co w dłuższej perspektywie prowadzi do finansowych oszczędności.

Organizacje działające w ograniczonych branżach

Niektóre branże, na przykład opieka zdrowotna, podlegają ścisłym wymogom regulacyjnym. Dostawcy outsourcingu personalnego mogą pomóc firmom z tych branż zachować zgodność z przepisami.

Jakie są wady korzystania z outsourcingu zasobów ludzkich?

Chociaż outsourcing zasobów ludzkich (HRO) może przynieść organizacjom znaczące korzyści, istnieją również pewne potencjalne wady, które należy wziąć pod uwagę. Należą do nich:

• Utrata kontroli – oddelegowanie zewnętrznej firmie funkcji HR może skutkować utratą kontroli nad krytycznymi procesami HR, w tym rekrutacją, zaangażowaniem pracowników i zarządzaniem wydajnością.

• Wyzwania związane z komunikacją i koordynacją – outsourcing funkcji HR może powodować trudności związane z komunikacją i koordynacją między wewnętrznym zespołem a zewnętrznym dostawcą.

• Ryzyko związane z bezpieczeństwem i poufnością danych – outsourcing HR wiąże się z udostępnianiem wrażliwych danych pracowników osobom trzecim, co może stwarzać zagrożenia dla bezpieczeństwa danych.

• Nieprzewidywalność kosztów – chociaż outsourcing funkcji HR może przynieść oszczędności, trzeba liczyć się również z wystąpieniem nieprzewidywalnych, dodatkowych kosztów takiej usługi, np. opłat za rozwiązanie umowy lub dodatkowych opłat za obsługę.

• Negatywny wpływ na morale pracowników – outsourcing funkcji HR może mieć negatywny wpływ na morale i zaufanie pracowników.

Jak wdrożyć w firmie outsourcing zasobów ludzkich?

Przede wszystkim musisz określić, które funkcje HR chcesz zlecić na zewnątrz oraz czy chcesz je wszystkie od razu zlecić dostawcy. Następnie, kiedy już zidentyfikujesz swoje specyficzne potrzeby, możesz zweryfikować oferty dostawców usług outsourcingowych, którzy specjalizują się w tych obszarach. Istotne jest, aby opracować jasną umowę o poziomie usług, która nakreśla zakres pracy, odpowiedzialności i ustaleń pomiędzy firmą a dostawcą outsourcingu – musisz więc jasno i precyzyjnie określić swoje oczekiwania.

Kluczowym elementem wdrożenia outsourcingu HR jest komunikacja z pracownikami, ponieważ będzie przekładać się bezpośrednio na pracę zespołu. Upewnij się, że wszystkie informacje dotyczące inicjatywy outsourcingu są czytelne i łatwo dostępne. Przemyśl, co zyska firma na wdrożeniu outsourcingu HR i wyjaśnij szczegółowo te korzyści swoim pracownikom, aby rozwiać ich wszelkie wątpliwości. Wreszcie – na bieżąco monitoruj i oceniaj realizację umowy outsourcingowej z dostawcą, aby mieć pewność, że – po pierwsze – jej zapisy są właściwie stosowane w praktyce, a po drugie – odpowiada ona zmieniającym się potrzebom firmy.

Chcesz dowiedzieć się więcej, o tym jak zlecać funkcje HR zewnętrznym dostawcom? A może interesuje Cię zakup systemu HRM, który uprości wszystkie aspekty procesów związanych z zasobami ludzkimi? Skontaktuj się z nami – z przyjemnością Ci pomożemy, dostarczając wiedzy o możliwych rozwiązaniach.